作为一名沟通专业人士，驾驭变革管理需要的远不止出色的沟通技巧。你已经善于制作能引起听众共鸣的信息。但是，当你的公司要求你担任变革经理的全部角色时，会发生什么？你是如何开始的？这篇文章将帮助您驾驭这一转变并推动成功的变革计划。

了解如何使用有效的方法开始变革管理

变革管理远不止于沟通。这是一个结构化的过程和一套工具，用于领导变革的人员方面实现组织的预期结果。该方法涉及支持您的员工从今天的方式转变为组织想要达到的未来状态。

例如，如果您的公司正在实施新的企业资源规划 （ERP） 系统或人工智能 （AI） 工具，您需要确保人们采用和使用该系统，以及相关的流程、角色、行为、态度、组织结构等。只有当人们采用和使用它时，变革才能带来组织利益。

应用有效的变革管理方法可以让人们参与到您的变革中，推动更多的采用，并增加您的项目或计划成功的可能性。Prosci 的研究一致表明，具有出色变革管理的项目更有可能成功。

资料来源：Prosci Research Hub ©2023

将沟通技巧与 Prosci 方法联系起来

即使是有成就的专业沟通者也没有足够的能力在变革管理中取得成功，因为高风险的变革需要一种结构化的方法来交付结果。

我领导组织变革的经验反映了国际商业传播者协会（International Association of Business Communicators）成员在我在全球会议上发表演讲时所分享的经验。以下是常见情况：

沟通专业人员必须事半功倍

与当今组织中的许多关键职能一样，支持职能正在迅速萎缩，员工被要求事半功倍。不幸的是，沟通部门也无法幸免于这一趋势。高管们经常要求沟通专业人员既要承担沟通责任，又要承担变革管理职责，这些职责都归为一项工作。

因此，沟通人员需要“在办公桌旁”进行变革管理。没有足够的时间和人力资源来完成变革管理工作，会导致次优结果和未实现的业务成果。

沟通专业人员缺乏变革管理培训

沟通专业的人总是愿意接受新的和令人兴奋的工作。因此，当被要求领导核心变革管理工作时，他们会欣然接受挑战。然而，尽管他们愿意做更多的事情并渴望学习，但他们没有得到必要的工具和必要的知识来有效地履行变革管理者的角色。

热情不能替代变革管理技能。没有他们，您的团队、专业声誉和项目将遭受阻力、返工、错过最后期限、预算超支和项目失败等挫折。

沟通专业人员不知道如何启动变革管理项目

在引领变革方面，沟通专业人员面临着能力和能力上的差距。尽管有些人从参加有关变革管理的课程或网络研讨会中受益，但许多人根本不知道从哪里或如何开始变革管理项目。

实施变革管理需要一种结构化的方法，其中包括如何开始以及在整个项目生命周期中要采取的步骤。访问具有内置方法的变革管理规划工具，如Proxima，引导您完成整个过程，链接到重要的研究和信息，并让您保持正轨。

如何有效地开始变革管理

成功的变革管理始于了解变革中的人的一面并使用结构化的方法。有了这两个基本要素，其他一切——从吸引发起人到建立变革文化——都开始落实到位。

当从沟通角色转变为包含变革管理职责的角色时，您需要建立一套新的技能来弥合两个学科之间的差距。无论您处于学习过程的哪个阶段，或者您在变革中面临哪些限制，解决这些领域都可以改进您的变革管理方法：

1.了解变革中以人为本的一面

领导者可能会忘记组织变革会影响人们以及他们的工作方式，往往过度关注技术方面。理解项目的成功取决于人们采用新流程、系统、行为、角色等的能力，这一点至关重要。

为了取得成功，变革经理与项目经理和解决方案开发人员合作，将变革的技术方面和人员方面整合在一起。

Prosci 统一价值主张

变革的不确定性和挑战也会使人们不知所措。变革会引起各种情绪，从兴奋和期待到恐惧和愤怒。如果你不解决这些反应，人们就会表现出抵制行为，这可能会破坏项目的成功并增加人员流失。

像 Prosci ADKAR^® 模型这样的个人变革模型使您能够在整个变革过程中为个人提供支持。它可以帮助您识别并解决阻碍他们前进的障碍。

基于组织变革只有在个人发生变化时才会发生的基本理念，我们的 ADKAR 模型使您能够：

• 以人为本，引领变革
• 专注于取得成果
• 衡量有效性
• 根据需要进行有意义的调整

Prosci ADKAR模型

2.使用结构化的变革管理方法

结构化的变革管理方法建立了系统的方法、通用语言、质量标准和其他旨在实现成功变革的活动。超过 25 年的 Prosci 研究表明，有效的变革管理与显着更高的成功水平相关。

变革管理有效性与结果的相关性

Prosci 方法由 Prosci 变革三角（PCT） 模型、Prosci ADKAR 模型和 Prosci 三阶段流程组成。下面是一个快速概述：

我们的PCT模型建立了一个框架，用于理解项目健康状况的关键方面以及它们如何相互关联。PCT模型在项目的整个生命周期内使用，通过评估可能对项目构成最大风险的变量，提供了清晰度。

我们的 ADKAR 模型创建了一种每个人都能理解的通用语言。ADKAR 模型使您能够指导个人完成变革，并解决可能阻止或延迟项目成功的障碍点。您还可以将 ADKAR 模型用作评估工具和易于遵循的路线图。

虽然 ADKAR 支持个人变革，但我们灵活的 3 阶段流程使您能够在组织级别进行扩展并与组织目标保持一致。这些阶段涉及变革管理专业人员与项目团队一起执行的活动，以确定成功并实施全面的方法。因此，每个人都知道他们试图实现的目标，变革会影响谁，以及实现成功变革所需的活动类型。

Prosci 三阶段流程

3.让发起人和高层领导参与进来

作为变革经理，您的主要任务之一是为发起人和高级领导者做好准备，以应对他们面向员工的角色。我们的结果变革管理的最佳实践 – 12版研究将积极和可见的faq列为变革管理成功的最大贡献者。

您可以通过帮助他们应用发起的基础知识来为发起人的角色做好准备和装备。

发起基础知识

A – 在整个项目中积极和可见的参与	支持变革，为变革活动分配必要的资金，并为团队提供支持。
B – 建立发起联盟	动员其他关键业务领导者和利益相关者，以便他们能够倡导变革，并在组织中使其合法化。
C – 与受影响的群体沟通、支持和促进变革	从领导力的角度传达变革的重要性。直接让受影响的员工参与进来。

4.建立有效的沟通

您的职业生涯是围绕着发展有效的沟通而建立的。为了提供有效的变革管理沟通，您必须将您的专业知识与变革管理最佳实践保持一致。

请务必使用首选发件人将您的消息转发给适当的受众。我们的研究表明，员工更喜欢从执行领导及其主管那里接收信息。

变革管理通信的首选发件人

变革管理沟通中的常见陷阱 – 沟通不足、不一致的消息传递或忽视反馈 – 会迅速破坏您的努力。确保在正确的时间通过正确的渠道进行清晰、一致的沟通，并根据需要进行调整。

如果您在变革期间不回答员工的问题，他们将提供自己的答案，从而导致错误信息和谣言。在更改开始时，您的工作是确保消息应答：

• 我们为什么要改变？
• 不改变的风险是什么？
• 这一变化对我和我的团队有何影响？
• 这一变化将如何影响我的日常职责？
• 它对我的团队或工作组有什么好处？

5.指导职能经理了解他们的 CLARC 角色

鉴于职能经理与员工的密切工作关系，他们对团队如何看待变革的影响最大。这就是为什么成功的变革经理帮助职能经理履行 CLARC 角色的原因：

CLARC 角色概述

沟通者	职能经理分享有关变革的个人影响消息	与团队一起建立对变革需求的认识。回答：“我们为什么要这样做？“这个变革对我有什么影响？”以及“我为什么要支持这个变革？”。
联络者	职能经理与项目团队互动并提供支持	通过向项目团队提供员工的反馈，加强维持变革的努力。例如，对设计、可用性和功能性的担忧。
倡导者	职能经理表现出对变革的支持	影响员工参与和支持变革的渴望。
阻力管理者	职能经理识别并减轻阻力行为	积极识别变革的障碍，发现阻力的根本原因，并支持人们消除障碍。
教练	职能经理帮助员工完成变革过程	培养有关如何改变的知识以及实施所需技能和行为的能力。确保员工获得必要的培训和支持。

 

根据我作为变革领导者的经验，我发现大多数职能经理都在努力有效地管理员工的阻力。当他们面对阻力行为时，你需要帮助他们理解阻力是正常的。在大多数情况下，对成功的不确定性和对未知的恐惧会激起最高水平的阻力。

为了减轻阻力，您可以应用包括阻力管理最佳实践的结构化方法：

•  帮助职能经理有意识地应对阻力
•  解决变革对日常工作的影响
•  确保就变革进行可信的沟通
•  显示变革如何与值保持一致

6.监控和衡量绩效

Prosci 对变革管理指标的研究表明，衡量合规性与实现和超越项目目标之间的整体绩效之间存在直接联系。

您的沟通专业知识在创建调查和促进焦点小组以衡量您的变革管理方法的有效性时发挥了重要作用。从那里，您可以使用发现和反馈来修改您的方法。

如果您遵循结构化的变革方法，您将从与关键利益相关者接触开始，以创建对成功的共同定义。有了这个未来状态目标，你就可以跟踪参与水平、反馈分数、熟练程度、采用率和其他因素，以衡量进度和有效性。

7.培养变革文化

培养变革文化首先要在整个组织中建立对变革管理需求的认识，从领导力开始。这包括鼓励公开沟通，欢迎提供反馈。让受影响的人参与创建解决方案有助于他们感到被倾听，并将提高他们参与变革的愿望。

您可以通过帮助员工更多地了解变革来建立变革文化。我们量身定制的变革管理培训计划旨在帮助组织各级人员了解变革中人员方面的重要性以及他们个人如何为成功做出贡献。

了解如何作为沟通专业人员开始变革管理

作为一名沟通专业人员并成为变革管理者的角色可能看起来令人生畏，但您的沟通专业知识让您在弥合技能差距方面处于领先地位。即使您已经应用了变革管理，了解基于研究的基础知识也将帮助您在组织中推动更成功的变革。通过利用正确的变革管理方法和工具，并磨练变革管理技能，您可以自信地有效地驾驭组织变革。