Preaload Image

整合变革管理和项目管理的时机

项目管理和变革管理是互补专业并具有共同目标:项目或计划的成功。但是,为了最有效地工作,项目团队必须在项目生命周期的早期,甚至在启动阶段之前便整合这些方法。

将变革管理应用于项目中

变革管理可以应用于多种类型的业务改进计划—从业务流程重新设计和组织合并等激进式变革到六标准差和精益(Lean)等渐进式变革。变革管理(有时被项目经理称为组织变革管理( OCM ) )是一个结构化流程和工具的应用,用于处理人员方面的变革,这些流程和工具包括沟通、倡议、辅导、培训和阻力管理。

当您刚开始时,必须了解变革管理不是一个事件,而是一个在整个项目生命周期内帮助个人理解、内化和支持变革的过程。项目团队面临的挑战是将变革管理与项目管理活动有效的整合在一起—在适当的时机开始对项目的成功至关重要。

整合变革管理的时机

要了解整合的方式,让我们考虑业务改进流程和变革管理流程。在高层,大多数业务改进变革( 全面品质管理 – TQM、企业流程再造 – BPR、六个标准差、组织重组等)包含五个阶段:

  • 项目启动
  • 项目定义和规划
  • 项目实施
  • 项目衡量和控制
  • 项目结案

虽然变革管理流程将根据您选择的方法而有所不同,但上述相同的五个领域代表:

Prosci 三阶段流程

 

将变革管理与您的项目管理方法整合在一起时,您的起点会影响您首先要做的事情。如果您在项目起始时便开始变革管理,则可以将变革管理步骤整合到项目步骤中;如果变革管理在项目的晚些时候出现,您将得用不同的方式实施变革管理。

在变革开始时启动变革管理

研究表明,变革管理在项目或计划中开始的越早,项目就越有可能达到或超过目标。

在这种情况下,您或您的团队成员在项目启动时介绍了变革管理和人员方面变革的重要性;或者,您的组织已经承诺建立变革能力,并将变革管理作为每个项目的标准实践。在任何一种情况下,当变革管理在项目开始时启动,活动都可以完全地被整合。

您的第一步是根据您特定变革的特点和正在变革的组织属性制定变革管理策略。变革准备情况评估将帮助您决定您的策略以及如何定制您将要形成的变革管理计划

在项目实施期间启动变革管理

不幸的是,变革管理有时会在项目进行中才被添加到项目中。此时启动变革管理的诱因通常是来自员工、主管和经理的对变革的抗拒

在这种情况下,您的项目已经开始遇到困难,包括生产力下降、阻力和可能失去有价值的员工(当您在项目规划阶段便整合变革管理,这些都可以被防止或最小化)。

Prosci研究参与者确定了几个项目晚期才启动变革管理的后果。

但在任何时候启动变革管理都将帮助您使项目走上正轨。您要做的第一件事是了解已经发生了什么,您必须了解组织,识别阻力的来源,为什么它已经出现,并有效和快速地管理它。当您控制了已经造成的损害后,您将进入变革管理过程,并为项目的其余部分制定策略。

对整合变革管理和业务流程的研究

经常在组织实践变革管理的项目团队一致认为,应尽早实施变革管理。Prosci变革管理最佳实践研究中,我们询问参与者何时开始对其项目进行变革管理,以及下次将何时开始对项目进行变革管理:

整合变革管理的价值

尽管整合变革管理可以在项目的几乎任何阶段增加价值,但要最大化潜在效益则需要尽早开始。如果你从项目启动便开始,你可以提高项目的投资回报率,同时避免对组织产生长期影响的许多成本和风险,包括错过里程碑、预算超支、员工阻力等等。

来源:When to integrate change management with project management (Prosci)