要获得对变革管理的承诺和支持,需要问 5 个问题
“优先级是上下文的功能,”Stephen Covey 说。那么,如何在正确的环境中定位变革管理的价值,使其获得所需的优先级呢?
当您提出变革管理案例时,请考虑您所描述的内容。您的项目负责人如何看待变革管理?它是否被视为可选的附加组件,而不是项目成功的重要贡献者?您是否在谈话中谈论变革管理活动,例如沟通和培训,或者您是否关注变革管理对整体项目结果和成果的贡献?
在组织中构建对变革管理的支持的问题
您可能会惊讶地发现,讨论变革管理价值的关键有时意味着根本不谈论变革管理,至少一开始不是。要将变革管理作为优先事项,您必须首先从高级领导者和项目领导者关心的事情开始:实现组织利益和项目目标。通过这五个问题,您将把对话从“我们需要哪些资源进行变革管理”转变为“我们需要什么资源来实现 50%、80% 或 100% 的项目目标,这些目标取决于人?
问题 1:该项目试图实现什么?
这是一个双重问题,而且令人惊讶的是,这个问题没有被问到。它不仅有助于概述变革管理的价值。对于项目团队和领导者来说,了解一般情况也很重要。毕竟,如果您不知道自己要实现的目标,您将如何衡量项目的有效性?
您可以通过提出接下来的两个问题来获得问题 1 的更具体答案。
问题 2:这个项目对组织有什么好处?
组织利益是首先实施该计划的更高层次的原因。这些好处可能包括增加收入、遵守法规或提高客户满意度。
问题 3:这个项目的具体目标是什么?
具体目标是该项目将产生的结果。这些通常是具体且可衡量的结果,最终导致实现组织利益。项目目标的示例是“所有用户都在新的 CRM 系统中跟踪他们的销售线索”或“客户响应时间从 3 天缩短到 2 天”。
接下来 — 这一点很重要 — 您必须连接人员依赖项。一旦你定义了项目的好处和目标,你就可以继续将这些目标与人联系起来。实现您在上述问题中定义的每个项目目标和组织效益有两个要素。实现好处的一部分是技术解决方案:构建软件、安装新系统等。实现收益的另一部分是人员方面:受项目影响的个人改变了他们的工作方式。需要将这些要素(技术方面和人员方面)结合起来,以实现项目目标和组织效益。
那么,您如何确定这些福利和目标对人的依赖程度呢?查看每个好处和目标,并提出接下来的两个问题。
问题 4:此权益的哪一部分取决于采用和使用情况?
一些项目对人员采用和使用以实现其目标的依赖性非常低,因为这种变革主要是技术性的,例如增加您的组织对数字文件的基于云的存储量。另一方面,许多项目和解决方案高度依赖于人们采用和使用它们。例如,“简化的沟通”将在很大程度上取决于需要采用新沟通实践的人实际上以不同的方式进行工作。
问题 5:如果没有人改变他们的工作方式,我们将获得多少百分比的福利?
这个问题就是我们所说的“零假设”,它使我们能够充分理解项目目标对人的依赖程度。根据项目的依赖程度,如果没有人采用和使用解决方案,您可能不会从该项目中获得任何好处或受益非常少。这个问题的答案通常在 0% 到 20% 之间。对于严格的技术优势和目标,这个数字可能非常高,在 80% 到 100% 之间。但是,对于您的大部分福利和目标,如果没有人改变他们的工作方式,您可能只会获得非常小的一部分(在 0% 到 20% 之间)。
实际上,不太可能根本没有人会改变他们的行为。然而,通过提出“如果没有人改变怎么办”这个问题,你可以巩固推动变革的人方面对项目的重要性。它还为您提供了一个基线,说明如何通过变革管理提高采用率和使用率来提高您将获得的好处的百分比。
那么现在怎么办?
您描绘了实现项目收益在多大程度上取决于人们改变他们的工作方式。请注意,我们甚至没有提到变革管理!我们只是改变了对话方式,帮助人们意识到,要实现预期的好处,您必须推动采用和使用。 后续问题通常是:“采用和使用对我的项目意味着什么?”以及“我们如何提高采用和使用?