變革管理對於轉型計畫的成功至關重要。由於 89% 的大型企業正在進行數字和 AI 轉型，以增強運營並保持競爭力，因此戰略方法至關重要。

人員、流程、技術 （PPT） 框架是一種流行的方法，通過優化其三個組成部分（人員、流程和技術）的整合和對齊來促進這些轉型，從而提高組織的績效和效率。

但是，組織內人員成功採用和使用變革取決於有效的變革管理。本文探討了 PPT 框架，詳細介紹了其優勢和局限性，並將其與 Prosci ADKAR^® 模型等結構化變革管理模型進行了比較。我們的目標是指導您選擇最有效的方法來管理成功的組織轉型。

什麼是人員、流程、技術框架？

人員、流程、技術 （PPT） 框架是一種主要用於業務和 IT 管理的模型，用於在組織層面執行流程和技術變革。它包括三個組成部分：人員、流程和技術，企業必須評估這些組成部分，以確保其變革戰略得到充分平衡。

該框架基於戴蒙德模型，這是哈樂德·萊維特 （Harold Leavitt） 在 1960 年代提出的組織變革理論。它最初有四個決定因素：結構、人員、技術和任務。

幾十年來，結構和任務被組合成流程，導致了現在的三足模型或“金三角”。

電腦安全專家 Bruce Schneier 通過強調 PPT 框架在 IT 行業中的重要性，使 PPT 框架在 1990 年代流行起來。儘管此後技術進步迅速，但 PPT 仍然是當前數位化轉型的重要變革方法。

該模型的核心是平衡。當一個元件發生變化時，其他兩個元件也會受到影響。因此，組織必須整合這三個組成部分，以防止以犧牲其他領域為代價來改變一個領域。

在規劃變革時，組織和變革實踐者必須考慮變革將如何影響這三個組成部分。通過應用 PPT，專案管理團隊為變革管理團隊提供了更清晰的資訊，以解決採用和使用情況（變革的人員方面）。

人員、流程和技術框架的 3 個核心組成部分

PPT 框架突出了使組織成功的三個核心組成部分之間的相互作用。讓我們仔細看看它們中的每一個：

1.人員

PPT 框架的 People 元件是指組織中的人力資源或個人，包括他們的技能、態度、動機和行為。此元件涵蓋做出決策以指導變革的領導者和管理者、完成任務的一線員工以及影響變革成功的其他利益相關者。

該元件側重于有效地管理員工，以最大限度地為他們成功做出貢獻。它包括招聘合適的員工、適當的培訓和發展、溝通和領導策略，以提高員工的敬業度和績效。

實施提示

要組建高效的專案團隊並為他們的成功做好準備，您可以：

• 評估技能和培訓需求 – 確定組織不同級別所需的技能，包括領導者和關鍵利益相關者。評估您的員工以確定技能差距。實施培訓計畫和其他員工發展策略。
• 建立積極的工作文化 – 創造一個鼓勵開放式溝通和協作的包容性工作環境。為此，請考慮員工的動機，設定切合實際的變革目標，並明確定義角色和職責。
• 實施有效的變革管理方法 – 使用結構化的變革管理計畫和方法，説明員工採用和使用新的工作方式。這包括有效溝通、培訓、發起和人員領導的計畫。
• 採用持續改進 – 鼓勵一種持續學習和適應的文化，在這種文化中，員工的回饋受到重視並用於改進工作流程和團隊動力。個人的貢獻也必須得到認可和獎勵。

2.流程

流程元件涵蓋在變革期間指導個人執行任務的工作流、過程和常式。標準作程式 （SOP） 中記錄的清晰有效的流程可實現運營效率和品質的一致性。

此要素涉及業務流程的設計、文檔、執行和監控，以確保它們與變革目標保持一致。由於這些工作流程會定期發展，因此從業者使用業務流程再造 （BPR） 來保持效率。

實施提示

為了有效地進行流程部署，您可以：

• 映射和分析現有流程 – 記錄和分析當前流程，以識別障礙或冗餘。此步驟構成了流程改進工作的基礎。
• 標準化流程 – 制定和實施標準化程式，以確保一致性並簡化溝通、培訓和績效管理。定期評估和更新您的 SOP 以反映當前的最佳實踐。
• 靈活且可擴展 – 設計能夠適應未來變革且可擴展的流程，以便它們可以隨著不斷變化的業務需求而發展，而無需頻繁進行大規模檢修。

3.技術

PPT 框架中的技術由人們使用的工具、系統和軟體組成。這包括從 IT 基礎設施到通信、資料分析和自動化應用程式的所有內容。有效的技術管理可確保這些工具與組織的需求正確保持一致。

此要素涉及構建變革實施計畫，該計畫涵蓋集成新技術所需的時間表、流程和資源。提供使用者體驗、產品導覽、指南和自助支援機制有助於縮短學習時間並提高採用率。

實施提示

通過以下方式確保該技術有用且有益：

• 使其與業務目標保持一致 – 您的技術投資必須與戰略組織目標直接相關。技術應該解決特定問題或增強特定能力。
• 實施自動化 – 識別並自動執行重複的手動任務，以節省時間、減少錯誤，並在變革期間釋放人力資源用於更具戰略性的活動。
• 評估整合和可訪問性 – 選擇與現有系統集成的技術解決方案，以實現順暢的資料流程和更好的可訪問性。這減少了運營孤島，提高了整體生產力。

現在我們已經將 PPT 框架分解為各個組成部分，讓我們看看為什麼這仍然是一個廣泛使用的模型。

人員、流程和技術 （PPT） 框架的優勢

使用 People， Process， Technology 框架有八個主要優勢：

1. 1. 提高品質 – 清晰的流程指導員工以最少的中斷和瓶頸提供一致的結果。這可以提高產品和服務的品質。
   2. 更好的可擴展性 – 高效的流程可增強當前運營並適應增長。通過實施靈活的流程和技術解決方案，組織可以在不犧牲性能或品質的情況下進行擴展。
   3. 提高生產力 – 定義明確的流程消除了不必要的步驟並優化了資源使用，減少了浪費，最大限度地減少了錯誤並提高了生產力。PPT 框架還促進了可以提高性能的資料驅動決策過程。
   4. 良好的客戶體驗 – 正確的數位工具可以通過更快的回應時間和個性化的服務產品來提高客戶服務品質，從而提高客戶滿意度和忠誠度。
   5. 提高工作滿意度和保留率 – 員工保留率是 90% 的組織關心的問題。提供學習機會是最重要的保留策略，因為它可以提高工作滿意度和保留率，同時降低招聘成本。
   6. 提高適應性和彈性 – 訓練有素且敬業的員工更有可能適應新的挑戰和變化，從而使組織在不斷發展的市場中具有競爭優勢。變革管理專業人員還可以預防和管理阻力，以説明建立更具彈性的員工隊伍。
   7. 降低成本 – 技術可以自動執行日常任務並消除冗餘流程，降低成本和人為錯誤，同時允許員工專注于高優先順序活動。
   8. 加強協作和溝通 – 投資于人才有助於通過開放式溝通建立有凝聚力和協作性的組織文化。這可以減少孤島，提高問題解決能力並實現創新。

PPT框架有很多優點，但也有一些限制。

人員、流程、技術 （PPT） 框架的缺點和局限性

PPT 框架在用作變革管理工具時很有價值，但當用作唯一或主要的變革管理方法時，它會帶來重大挑戰。

1.抵制變革

PPT 框架通常涉及組織結構和工作流程的重大變化。這可能會導致員工的巨大阻力。人們抵制變革通常是由於缺乏對變革背後原因的認識或對新角色和責任的不適。

未能防止阻力可能會延遲或破壞新流程和技術的實施。這降低了框架的整體有效性，同時給受影響的人帶來了困難和壓力。

2.複雜的整合工作

在組織內整合人員、流程和技術需要複雜的規劃以及大量的時間和資源投資。每個元件都必須完美對齊才能有效工作。

在某些情況下，技術實施的推進速度可能比人員培訓或流程調整更快，從而導致組織效率出現差距。另一方面，成熟的流程可能不容易適應新的技術解決方案，需要昂貴或耗時的重新設計工作。

3.過度簡化

PPT 框架可以過度簡化現實世界業務運營的複雜性。它提出了一個理想化的觀點，其中每個元件都被賦予了同等的權重和考慮。

在人員、流程和技術之間找到完美的平衡可能是不可能的。例如，該框架可能無法完全考慮來自不同部門的人員之間的複雜互動或影響技術採用的外部因素。

4.資料測量和調整的複雜性

People， Process， Technology 框架不包括具體的績效跟蹤指標，因此衡量變革的成功和影響可能很複雜。

不同的元件可能具有相互衝突的成功指標，因此難以評估整體性能。這也使從業者在轉型過程中更難跟蹤關鍵績效指標 （KPI），從而阻止他們通過進行調整來快速應對任何挑戰。

PPT 框架的商業用例

PPT 框架非常靈活，可以在變革期間進行修改以匹配多個場景。讓我們看兩個示例用例：

1.新工具採用率低

假設您的組織正在嘗試使用新軟體，例如客戶關係管理 （CRM） 工具，但採用率很差。在這種情況下，PPT 框架可以幫助您瞭解人們的擔憂或解決員工抵制和培訓不足等問題。

與變革管理團隊合作，分析培訓材料以確定學習曲線是否太陡峭。然後，評估新技術是否真的在改善工作流程和生產力，還是阻礙了它們。

通過儘早確定一些關鍵指標來添加人員、流程、技術資料收集，以改進框架並設計有針對性的解決方案。例如，如果培訓不佳是問題所在，您可以創建個性化的實踐培訓計畫，以便更好地學習和採用。

2.孤立或延遲的工作流程

組織可以實施變革以提高效率，但誤導性的變革方法可能會擾亂日常運營。要解決此問題，請通過收集有關員工對新工具和工作流程的熟練程度、導致流程延遲或中斷的最大因素以及變革如何影響不同部門和工作角色的資訊來評估 PPT 框架的元素。

根據回饋，您可以創建支援員工並增強他們工作效率的解決方案。

將 PPT 框架與 Prosci 方法進行比較

人員、流程、技術 （PPT） 框架和 Prosci 方法是對業務轉型有影響力的變革管理模型。他們有著提高組織績效的共同目標，但從不同的角度處理它，並專注於變革的不同方面。

Prosci 方法側重於管理變革的人員方面，以實現預期的業務成果。PPT 框架強調協調人員、流程和技術以優化業務績效。

這兩個變革管理框架有六個關鍵區別：

關注變革的人才方面

PPT 框架平衡了變化的技術和人文方面。它旨在同時優化和整合所有三個組成部分，主要解決內部運營效率問題，而不是變革管理。

但是，即使是最全面的框架和精心設計的變革系統，也要求人們在個人層面上接受變革。

Prosci 方法側重於指導受影響的個人完成變革。這種對個人變革旅程的關注更有益，因為每個變革對人們的影響都不同。通過瞭解不同的變革影響，從業者可以制定結構化策略來應對不同的受影響個體群體。

成功的變革管理還有助於實現投資回報率 （ROI） 中依賴於人的部分，這是專案因員工採用和使用而創造的附加價值。

Prosci ADKAR^® 模型是 Prosci 方法的基礎模型。它由五個要素（認知、渴望、知識、能力和鞏固）組成，以通過變革來準備、裝備和支持個人。

可作性和可重複性

人員、流程、技術框架不是一個循序漸進的變革管理流程，而是一種調整關鍵組織要素的結構性方法。

相比之下，Prosci 提供了一個結構化、可重複的流程，組織可以遵循該流程來確保成功實施變革。 Prosci 三階段流程不是一個模糊的框架，而是由特定階段組成，其中包含計畫和實施變革的活動，涵蓋所有關鍵領域。

積極主動地進行阻力規劃

PPT 框架沒有提供防止阻力的具體指南，因此變革團隊必須制定策略來應對實施過程中的阻力。這可能既昂貴又耗時，並導致項目時間表的延遲。

在阻力開始之前預測並解決阻力可以緩解阻力。主動抵制計畫需要更少的努力，更具成本效益，並且可以為整個組織帶來更好的結果。

Prosci 方法論在識別和規劃方面採取積極主動的立場，以避免對變革的阻力。通過抵抗預防，從業者可以提高個人變革的準備程度，預測潛在的障礙，並制定策略來先發制人地解決這些障礙。

用於測量的指標的具體性

PPT 框架不提供特定的指標來跟蹤數位化轉型或更改的績效。相反，它允許組織為每個專案定義指標。對於沒有大量變革管理經驗的專案團隊來說，這可能是一個挑戰，因為他們很難弄清楚要衡量什麼以及如何衡量。

相比之下，Prosci 方法為從業者提供了一個詳細的流程來衡量任何變化的進度。它通過將測量劃分為三個相互關聯的性能級別來簡化測量：

• 組織績效衡量變革計畫是否實現了預期的結果。
• 個人績效使用指標來跟蹤員工接受變革的速度、使用新系統的人數以及他們使用它的效率。
• 變革管理績效指標從完成、實施和有效性方面衡量 Prosci 方法學應用程式。

這種整體方法提供了結構，但也允許變革實踐者和項目團隊為每個計畫定義具體指標，以便他們能夠確保與整體組織目標保持一致。

變革專業人士還使用 Prosci 變革三角 （PCT） 評估來衡量專案在整個生命週期中的健康狀況。

鞏固

PPT 框架對於管理變革的實施很有用，但沒有維持變革的指導方針。

人們在完成初始變革專案後恢復舊的工作習慣是很自然的。但是，這不會提供變革計畫的全部預期好處。它還可能導致返工，這既耗時又耗費資源。這就是為什麼鞏固是我們 ADKAR 模型的重要組成部分。

鞏固可確保變革持續並提供預期的長期結果。它還創造了一種持續改進的文化。鞏固的策略包括收集回饋、應用糾正措施、使用績效記分牌以及提供可見的獎勵和認可。

靈活性和可擴展性

PPT 框架和 Prosci 都是靈活的，但 Prosci 方法可以放大或縮小以適應大型或小型變革計畫。

Prosci 方法也適用於不同類型的變革，包括文化變革、戰略變革和治理變革，而 PPT 更適用於運營流程和 IT 基礎設施變化。

雖然 Prosci 專注於人物方面，但它可以與其他框架無縫整合，包括 PPT。這種整合使變革專業人員能夠解決轉型的人為因素以及運營或技術方面的問題。

使用 Prosci 有效實施變革

幾十年來，人員、流程、技術框架一直被用於創建和實施平衡的變革方法。然而，我們今天知道，只有當人們發生變革時，組織變革才會發生。當您將以人為本的 Prosci 方法與 PPT 框架相結合時，您可以準備、支持和裝備人們並實現更成功的變革。這就是正確的變革。