什麼是 PRINCE2 變革管理？
® PRINCE2 是世界上最值得信賴的項目管理方法之一，因為它結構化、可擴展且專為交付而構建。它定義角色，指導每個階段，並確保團隊從啟動到結束保持控制。但事實是：交付專案與交付結果不同。
為了實現任何變革的全部價值，組織必須超越實施，並使用組織變革管理 （OCM） 來專注於採用和使用。
PRINCE2 7 通過將專案交付與以人為本的變革方法保持一致來認識到這一需求。當與 Prosci 的 ADKAR® 模型等結構化 OCM 方法配合使用時，PRINCE2 通過使人們能夠在新的工作方式中茁壯成長，説明組織嵌入解決方案。
什麼是 PRINCE2 變革管理？
在PRINCE2中，“變革管理”是指通過五個步驟的問題和變革控制流程來管理技術變革：捕獲、檢查、提議、決定和實施。此過程通常從發現偏差或增強時提交的正式變革請求開始。這是一種評估變革、管理風險和與專案目標保持一致的規範方法，但它不是組織變革管理。
PRINCE2 管理解決方案的交付，而組織變革管理則側重於需要採用該解決方案的人員。OCM 是一種結構化的方法，用於準備、裝備和支持個人在日常工作中接受變革。
因此，將 PRINCE2 與 OCM 整合至關重要。Prosci 的統一價值主張清楚地說明了這一點：專案管理和變革管理是截然不同但互補的學科，專注於實現結果和提供持久價值。技術方面提供解決方案，而人員方面確保它得到使用。
Prosci 的統一價值主張
當這兩種方法從一開始就協同工作時，組織可以協調活動、減少阻力、改善資訊流，並最終增加項目成功的可能性。事實上，Prosci 研究表明，將變革管理和專案管理整合在一起的組織實現或超過其目標的可能性要高 17%。
PRINCE2 7 中新的“變革管理方法”是什麼？
在 PRINCE2 7 中，變革管理方法已在專案啟動文檔中正式確定。它旨在幫助專案團隊處理技術交付中不可避免的曲折。
無論是功能請求、不合規格還是意外情況，此方法都說明了團隊將如何識別、評估、授權和實施變革控制程式。它為流程帶來了一致性、透明度和問責制，因此團隊可以在不失去控制的情況下快速適應。
PRINCE2 7 採用結構化的靈活性。它使團隊能夠在需要時進行調整，同時保持治理並與業務目標保持一致，以便您可以有意識地管理流程。
PRINCE2 變革管理中的關鍵流程
PRINCE2 遵循循序漸進的方法，以支援專案的總體目標，最大限度地降低風險，並與業務案例保持一致。以下是構成此變革管理週期的核心流程：
認識到變革的必要性 – Change 可能來自許多來源，第一步是正式認識到何時某些事情與原始計畫不一致。
分析潛在影響 – 一旦識別出問題，它就會被歸類為變革請求、不合格或一般關注。然後，專案團隊記錄它，確定其嚴重性，並決定它必須遵循正式還是非正式的解決路徑。
進行風險評估 – 必須根據核心專案變數（包括時間、成本、範圍、品質、風險和收益）評估每項變革。
與業務案例目標保持一致 – 此變革是否會引入新的漏洞？增加項目複雜性？延遲交貨？風險評估可幫助決策者瞭解潛在的權衡並規劃緩解策略。
批准和授權 – PRINCE2 的基石是它強調持續的業務合理性。必須根據專案的初衷和收益來衡量變革。如果變革損害了業務案例或不支持預期價值，則不應繼續進行。這些決策通常涉及專案委員會和指定的變革機構。
變革和結果的實施和審查 – 以受控的方式應用變革，並確認結果實現了預期價值，而不會對項目的其他領域產生負面影響。任何後續行動或未解決的專案都應在問題登記簿中進行跟蹤，以便進行問責。
將有效的組織變革管理與 PRINCE2 專案管理整合的好處
將 PRINCE2 的結構化專案交付 OCM 配對是改善結果的行之有效的方法。PRINCE2 確保正確構建和交付技術解決方案，而 OCM 則確保人們採用和使用該解決方案。它們結合起來提供：
全面獲得更好的結果 – 將 OCM 與 PRINCE2 整合的最令人信服的理由是什麼？它改善了結果。Prosci 研究表明，通過出色的變革管理，專案可以：
- 實現目標的可能性提高 7 倍
- 按計劃或提前完成計畫的可能性高出近 5 倍
- 保持在預算內或低於預算的可能性高出 1.5 倍
這些收益源于更高的採用率和使用率、更快的啟動時間以及更少的因混淆或阻力而導致的代價高昂的延遲。
結構化治理 – 將 OCM 與 PRINCE2 整合，將變革領導層、專案團隊和受影響的員工統一在一個共同目標下，並得到明確定義的角色和里程碑的支持。
問責制和透明度 – 通過一致的工作流程，專案經理和變革領導者都可以通過跟蹤交付的內容、採用方式以及需要支援的地方來更好地支持每個利益相關者。
降低風險 – 管理不善的變革會導致延誤、返工甚至失敗。有效的 OCM 可以在阻力成為阻礙因素之前識別阻力，並制定策略來主動管理阻力。
主動中斷管理 – 變革本質上是破壞性的，OCM 使組織能夠深思熟慮地規劃變革：吸引發起人，讓管理者做好準備，並支援員工在角色、常式或工具發生變化時也能保持勢頭。
更高的員工敬業度 – 當變革是針對人（而不是他們）時，參與度會提高，從而推動更快的採用和更持久的結果。
使用 PRINCE2 進行組織變革管理
PRINCE2 提供了提供解決方案的結構。組織變革管理 （OCM） 幫助人們採用和使用它。這種以人為本的方法的核心是 Prosci ADKAR® 模型，這是一種實用工具，用於實現個人變革，以適應任何規模或複雜程度的專案。
ADKAR 模型由 Prosci 創始人 Jeff Hiatt 開發，定義了每個人要想成功變革必須達到的五個結果：認知、渴望、知識、能力和鞏固。這些結果與人們在面對變革時所經歷的情感和認知旅程相對應。
PRINCE2 管理專案的技術交付，而 ADKAR 則指導個人如何理解、接受和維持新的工作方式。而且，由於組織變革僅在個人發生變革時發生，因此將這兩種方法結合起來可以創建一個完整的成功戰略。
Prosci ADKAR 模型
在傳統的順序 （Waterfall） 項目環境中，您可以將 ADKAR 里程碑直接映射到關鍵項目階段。例如：
- 認知和渴望應在專案啟動和規劃的早期解決
- 知識和能力與培訓和上線里程碑保持一致
- 部署後的維護工作中內置了鞏固
對於反覆運算或敏捷環境，ADKAR 模型按週期應用：
- 必須在計畫級別建立認知和渴望，並在每個衝刺或發佈時重新審視
- 知識和能力與每個版本的培訓和支持活動保持一致
- 鞏固在每次發佈後持續發生，幫助團隊隨著時間的推移保持勢頭
大多數組織使用混合方法，混合順序和反覆運算元素。ADKAR 模型很容易適應這兩種情況。它足夠靈活，可以跟上創新的步伐，同時仍然提供指導人們完成變革所需的結構。
擴展 ADKAR 以實現組織變革
ADKAR 側重於個人結果，而 Prosci 的 3 階段流程將這些結果擴展到團隊、部門和整個企業。它為在組織層面應用 ADKAR 提供了一個可重複的框架：
- 第 1 階段：準備方法 –定義成功、評估變革特徵並制定戰略
- 第 2 階段：管理變革 – 制定和執行溝通、發起、培訓、輔導和阻力管理計畫
- 第 3 階段：維持結果 – 衡量採用率、鞏固變革並慶祝成功
PRINCE2 和 OCM 一起使用，形成了一個完整的方法，即為實現目標的人員提供交付和支援的結構。
3 階段流程
實現持久的變革
PRINCE2構建路徑，Prosci 的 ADKAR 模型説明人們走路。當您將兩者結合起來時，您不僅可以啟動項目，還可以嵌入變革。無論您的團隊是部署新技術、重新設計流程還是領導文化轉型，技術精度和以人為本的規劃相結合都是解鎖真正成功的關鍵。
對於剛接觸這種整合方法的團隊，投資於包括組織變革管理在內的專案管理培訓有助於為長期成功奠定基礎。
