作為一名溝通專業人士，駕馭變革管理需要的遠不止出色的溝通技巧。你已經善於製作能引起聽眾共鳴的資訊。但是，當你的公司要求你擔任變革經理的全部角色時，會發生什麼？你是如何開始的？這篇文章將幫助您駕馭這一轉變並推動成功的變革計畫。

瞭解如何使用有效的方法開始變革管理

變革管理遠不止於溝通。這是一個結構化的過程和一套工具，用於領導變革的人員方面實現組織的預期結果。該方法涉及支援您的員工從今天的方式轉變為組織想要達到的未來狀態。

例如，如果您的公司正在實施新的企業資源規劃 （ERP） 系統或人工智慧 （AI） 工具，您需要確保人們採用和使用該系統，以及相關的流程、角色、行為、態度、組織結構等。只有當人們採用和使用它時，變革才能帶來組織利益。

應用有效的變革管理方法可以讓人們參與到您的變革中，推動更多的採用，並增加您的項目或計畫成功的可能性。Prosci 的研究一致表明，具有出色變革管理的項目更有可能成功。

資料來源：Prosci Research Hub ©2023

將溝通技巧與 Prosci 方法聯繫起來

即使是有成就的專業溝通者也沒有足夠的能力在變革管理中取得成功，因為高風險的變革需要一種結構化的方法來交付結果。

我領導組織變革的經驗反映了國際商業傳播者協會（International Association of Business Communicators）成員在我在全球會議上發表演講時所分享的經驗。以下是常見情況：

溝通專業人員必須事半功倍

與當今組織中的許多關鍵職能一樣，支持職能正在迅速萎縮，員工被要求事半功倍。不幸的是，溝通部門也無法倖免於這一趨勢。高管們經常要求溝通專業人員既要承擔溝通責任，又要承擔變革管理職責，這些職責都歸為一項工作。

因此，溝通人員需要“在辦公桌旁”進行變革管理。沒有足夠的時間和人力資源來完成變革管理工作，會導致次優結果和未實現的業務成果。

溝通專業人員缺乏變革管理培訓

溝通專業的人總是願意接受新的和令人興奮的工作。因此，當被要求領導核心變革管理工作時，他們會欣然接受挑戰。然而，儘管他們願意做更多的事情並渴望學習，但他們沒有得到必要的工具和必要的知識來有效地履行變革管理者的角色。

熱情不能替代變革管理技能。沒有他們，您的團隊、專業聲譽和項目將遭受阻力、返工、錯過最後期限、預算超支和專案失敗等挫折。

溝通專業人員不知道如何啟動變革管理專案

在引領變革方面，溝通專業人員面臨著能力和能力上的差距。儘管有些人從參加有關變革管理的課程或網路研討會中受益，但許多人根本不知道從哪裡或如何開始變革管理專案。

實施變革管理需要一種結構化的方法，其中包括如何開始以及在整個專案生命週期中要採取的步驟。訪問具有內置方法的變革管理規劃工具，如Proxima，引導您完成整個過程，連結到重要的研究和資訊，並讓您保持正軌。

如何有效地開始變革管理

成功的變革管理始於瞭解變革中的人的一面並使用結構化的方法。有了這兩個基本要素，其他一切——從吸引發起人到建立變革文化——都開始落實到位。

當從溝通角色轉變為包含變革管理職責的角色時，您需要建立一套新的技能來彌合兩個學科之間的差距。無論您處於學習過程的哪個階段，或者您在變革中面臨哪些限制，解決這些領域都可以改進您的變革管理方法：

1.瞭解變革中以人為本的一面

領導者可能會忘記組織變革會影響人們以及他們的工作方式，往往過度關注技術方面。理解專案的成功取決於人們採用新流程、系統、行為、角色等的能力，這一點至關重要。

為了取得成功，變革經理與專案經理和解決方案開發人員合作，將變革的技術方面和人員方面整合在一起。

Prosci 統一價值主張

變革的不確定性和挑戰也會使人們不知所措。變革會引起各種情緒，從興奮和期待到恐懼和憤怒。如果你不解決這些反應，人們就會表現出抵制行為，這可能會破壞項目的成功並增加人員流失。

像 Prosci ADKAR^® 模型這樣的個人變革模型使您能夠在整個變革過程中為個人提供支援。它可以幫助您識別並解決阻礙他們前進的障礙。

基於組織變革只有在個人發生變化時才會發生的基本理念，我們的 ADKAR 模型使您能夠：

• 以人為本，引領變革
• 專注于取得成果
• 衡量有效性
• 根據需要進行有意義的調整

Prosci ADKAR模型

2.使用結構化的變革管理方法

結構化的變革管理方法建立了系統的方法、通用語言、品質標準和其他旨在實現成功變革的活動。超過 25 年的 Prosci 研究表明，有效的變革管理與顯著更高的成功水準相關。

變革管理有效性與結果的相關性

Prosci 方法由 Prosci 變革三角（PCT） 模型、Prosci ADKAR 模型和 Prosci 三階段流程組成。下面是一個快速概述：

我們的PCT模型建立了一個框架，用於理解項目健康狀況的關鍵方面以及它們如何相互關聯。PCT模型在專案的整個生命週期內使用，通過評估可能對專案構成最大風險的變數，提供了清晰度。

我們的 ADKAR 模型創建了一種每個人都能理解的通用語言。ADKAR 模型使您能夠指導個人完成變革，並解決可能阻止或延遲項目成功的障礙點。您還可以將 ADKAR 模型用作評估工具和易於遵循的路線圖。

雖然 ADKAR 支援個人變革，但我們靈活的 3 階段流程使您能夠在組織級別進行擴展並與組織目標保持一致。這些階段涉及變革管理專業人員與專案團隊一起執行的活動，以確定成功並實施全面的方法。因此，每個人都知道他們試圖實現的目標，變革會影響誰，以及實現成功變革所需的活動類型。

Prosci 三階段流程

3.讓發起人和高層領導參與進來

作為變革經理，您的主要任務之一是為發起人和高級領導者做好準備，以應對他們面向員工的角色。我們的結果變革管理的最佳實踐 – 12版研究將積極和可見的faq列為變革管理成功的最大貢獻者。

您可以通過幫助他們應用發起的基礎知識來為發起人的角色做好準備和裝備。

發起基礎知識

A – 在整個專案中積極和可見的參與	支援變革，為變革活動分配必要的資金，並為團隊提供支援。
B – 建立發起聯盟	動員其他關鍵業務領導者和利益相關者，以便他們能夠宣導變革，並在組織中使其合法化。
C – 與受影響的群體溝通、支持和促進變革	從領導力的角度傳達變革的重要性。直接讓受影響的員工參與進來。

4.建立有效的溝通

您的職業生涯是圍繞著發展有效的溝通而建立的。為了提供有效的變革管理溝通，您必須將您的專業知識與變革管理最佳實踐保持一致。

請務必使用首選寄件者將您的消息轉發給適當的受眾。我們的研究表明，員工更喜歡從執行領導及其主管那裡接收資訊。

變革管理通信的首選寄件者

變革管理溝通中的常見陷阱 – 溝通不足、不一致的消息傳遞或忽視回饋 – 會迅速破壞您的努力。確保在正確的時間通過正確的管道進行清晰、一致的溝通，並根據需要進行調整。

如果您在變革期間不回答員工的問題，他們將提供自己的答案，從而導致錯誤資訊和謠言。在更改開始時，您的工作是確保消息應答：

• 我們為什麼要改變？
• 不改變的風險是什麼？
• 這一變化對我和我的團隊有何影響？
• 這一變化將如何影響我的日常職責？
• 它對我的團隊或工作組有什麼好處？

5.指導職能經理瞭解他們的 CLARC 角色

鑒於職能經理與員工的密切工作關係，他們對團隊如何看待變革的影響最大。這就是為什麼成功的變革經理幫助職能經理履行 CLARC 角色的原因：

CLARC 角色概述

溝通者	職能經理分享有關變革的個人影響消息	與團隊一起建立對變革需求的認識。回答：“我們為什麼要這樣做？“這個變革對我有什麼影響？”以及“我為什麼要支持這個變革？”。
聯絡者	職能經理與項目團隊互動並提供支援	通過向專案團隊提供員工的回饋，加強維持變革的努力。例如，對設計、可用性和功能性的擔憂。
宣導者	職能經理表現出對變革的支持	影響員工參與和支持變革的渴望。
阻力管理者	職能經理識別並減輕阻力行為	積極識別變革的障礙，發現阻力的根本原因，並支持人們消除障礙。
教練	職能經理幫助員工完成變革過程	培養有關如何改變的知識以及實施所需技能和行為的能力。確保員工獲得必要的培訓和支持。

 

根據我作為變革領導者的經驗，我發現大多數職能經理都在努力有效地管理員工的阻力。當他們面對阻力行為時，你需要幫助他們理解阻力是正常的。在大多數情況下，對成功的不確定性和對未知的恐懼會激起最高水準的阻力。

為了減輕阻力，您可以應用包括阻力管理最佳實踐的結構化方法：

•  幫助職能經理有意識地應對阻力
•  解決變革對日常工作的影響
•  確保就變革進行可信的溝通
•  顯示變革如何與值保持一致

6.監控和衡量績效

Prosci 對變革管理指標的研究表明，衡量合規性與實現和超越專案目標之間的整體績效之間存在直接聯繫。

您的溝通專業知識在創建調查和促進焦點小組以衡量您的變革管理方法的有效性時發揮了重要作用。從那裡，您可以使用發現和回饋來修改您的方法。

如果您遵循結構化的變革方法，您將從與關鍵利益相關者接觸開始，以創建對成功的共同定義。有了這個未來狀態目標，你就可以跟蹤參與水準、回饋分數、熟練程度、採用率和其他因素，以衡量進度和有效性。

7.培養變革文化

培養變革文化首先要在整個組織中建立對變革管理需求的認識，從領導力開始。這包括鼓勵公開溝通，歡迎提供回饋。讓受影響的人參與創建解決方案有助於他們感到被傾聽，並將提高他們參與變革的願望。

您可以通過幫助員工更多地瞭解變革來建立變革文化。我們量身定制的變革管理培訓計畫旨在説明組織各級人員瞭解變革中人員方面的重要性以及他們個人如何為成功做出貢獻。

瞭解如何作為溝通專業人員開始變革管理

作為一名溝通專業人員並成為變革管理者的角色可能看起來令人生畏，但您的溝通專業知識讓您在彌合技能差距方面處於領先地位。即使您已經應用了變革管理，瞭解基於研究的基礎知識也將説明您在組織中推動更成功的變革。通過利用正確的變革管理方法和工具，並磨練變革管理技能，您可以自信地有效地駕馭組織變革。