兩家 HR 技術領導者合併成立 UKG，推動 12000 名員工的戰略性 ERP 整合。利用 Prosci 方法，他們統一了系統和文化，實現了運營轉型。結果：簡化流程、提升客戶體驗並加速增長 – 成功實現大規模變革的藍圖。

挑戰

UKG 的大規模系統整合專案將影響其 12000 名員工中的大多數，以及數千名客戶和合作夥伴。變革實踐者的任務是整合受影響的個人及其日常流程。

解決方案

• 協調專案管理和變革管理
• 將 Prosci 方法整合到系統整合專案計畫中
• 將 Prosci ADKAR 模型廣泛應用於整個 UKG項目
• 在每個受影響的業務領域中單獨應用 ADKAR
• 利用數百個培訓元件，包括基於角色的即時指導、自定進度培訓和支援材料

今天，當我們支援組織中的各種業務職能時，Prosci 方法論是我們團隊敬業度模型結構的重要組成部分。這就是我們開展業務的方式。

— Vanessa Nedvins，戰略業務運營總監

實現業務運營轉型

UKG 是世界領先的人力資本管理 （HCM） 雲公司之一。其 AI 驅動的 HR、薪資、勞動力管理和文化解決方案為全球和各行各業的 80,000 家組織提供了成為最佳工作場所的機會。

UKG 成立於 2020 年，當時人力資源和薪資領域的領導者 Ultimate Software 與勞動力管理領域的領導者 Kronos 合併。雖然兩種屢獲殊榮的文化融合在一起，但無數的系統獨立運行，從銷售和客戶服務系統到計費和財務應用程式，所有系統都有兩個實例。

為了滿足客戶需求、高效運營並降低成本，UKG 啟動了一個為期多年的系統整合專案“UKG”。該專案涉及 1000 多人，其中包括許多 IT 人員，需要統一系統、重新設計流程、管理 TB 級數據，並帶領數千名員工進行變革。

將 Prosci 方法整合到專案計畫中

在 UKG 的 Prosci 認證變革實踐者開展這項大規模的數位化轉型計畫時，該公司在北美、拉丁美洲、歐洲、中東和非洲以及亞太地區擁有 12,000 名員工，其中大多數員工將受到 UKG的影響。除了簡單地使用 UKG 解決方案之外，系統整合還將在不同程度上影響 UKG 客戶和合作夥伴中與 UKG 互動的無數人。

UKG 變革實踐者與專案管理團隊密切合作，著手幫助實現公司業務運營轉型。“UKG 不僅僅是一個系統和技術整合專案，”UKG 戰略業務運營總監 Vanessa Nedvins 說。“它還涉及整合人員及其推動的日常業務流程。”

評估專案影響

變革從業者首先需要瞭解合併公司的應用程式環境的當前狀態，以瞭解影響。他們評估了整個公司的業務流程，例如潛在客戶到訂單、計費和發票以及銷售薪酬。

這些流程由數十個獨立應用程式支援，其中許多應用程式由於兩家公司的合併而重複。UKG 將用一個以 Salesforce Revenue Cloud 為核心的整合系統來取代這些系統。變革實踐者影響評估還揭示了在這些各個功能領域運行的系統對上游和下游的廣泛影響。

應用變革管理

使用 Prosci 方法指導他們的課程，變革實踐者在 UKG專案中廣泛應用了變革管理，並在每個業務領域單獨應用了變革管理，以幫助這些人準備和採用新的整合系統。他們聘請了發起人，進行了 ADKAR 評估和風險評估等等。有趣的是，Nedvins 和她的團隊通過構建變革能力並在雷達下有機地應用它，最大限度地減少了向組織引入另一個框架的潛在負面影響。“這種有機的方法使整個變革過程更易於管理和有效，”她補充道。^®

重要的是，他們將 ADKAR 模型整合到他們的活動中，重點關注個人需要實現的五個結果才能使變革成功：認知、渴望、知識、能力和鞏固。除了與 IT 項目管理團隊密切合作外，他們還與溝通和培訓工作合作，以基於 ADKAR 與業務互動。他們利用了數百個培訓元件，其中包括企業範圍和基於角色的即時指導、自定進度培訓和支援材料。

他們還賦予了職能經理權力，Prosci 研究表明，他們對於項目的成功至關重要。從業者為他們的變革角色做好準備，並為他們提供“Meetings in a Box”等材料，以便管理者可以在正確的時間為他們的團隊提供正確的資訊，以度過變革。職能準備負責人網路在實施支援 UKG計畫的變革管理實踐方面也發揮了重要作用，此外，他們還讓戰略業務運營團隊瞭解預期的變革。UKG冠軍計畫認可並獎勵了“U Krewers”為幫助實現變革而付出的額外努力，並提供獨一無二的藝術品等獎勵。

“通過遵循 ADKAR 模型，我們看到了各個方面的變革。人們正在思考他們需要做什麼來採用這些系統整合變革。

— Vanessa Nedvins，戰略業務運營總監

結果

提升組織

自合併以來，UKG 已發展到擁有 15,000 多名員工，以支援客戶增長。UKG 最近被 Fast Company 評為 2024 年全球最具創新力的公司之一，該獎項旨在表彰引領各自領域並正在改變世界的組織。

總體上，變革繼續對公司產生積極影響，部分原因是 UKG 專門的業務準備團隊。“當我們支援組織中的各種業務職能時，今天的 Prosci 方法論是我們團隊參與模型結構的重要組成部分，”Nedvins 說。“這就是我們做生意的方式。”

UKG履行其使命

系統整合的第一階段已經完成，UKG項目有望在明年某個時候完成。但是，完全整合的端到端解決方案的優勢正在顯現。在上線 45 天后，項目跟蹤揭示了一些引人注目的採用指標：56,301 名使用者為客戶登錄了 UKG Community 平臺。這代表了重大的積極變革。

通過統一 UKG 的運營方式，員工能夠高效、一致地吸引、服務和支援 UKG 客戶，同時提供卓越的客戶體驗。該公司能夠通過訪問準確、可衡量、可預測的資料等方式加速收入增長。

UKG之後的變革管理

除了在 UKG專案上的工作外，Nedvins 和她的團隊（他們都獲得了 Prosci 認證）在組織內實施了其他戰略計畫，將 Prosci 方法納入專案計畫。“任何影響一半以上業務且本質上具有變革性的大型專案都包括通過我們的 Operational Readiness 方法進行變革管理，”Nedvins 說。“它已經融入其中。由於 Prosci，我們知道要問什麼問題，我們知道會有什麼影響，我們知道它們的障礙點在哪裡。它使我們能夠對我們所做的一些工作進行重大轉變，從而為我們的關鍵計畫帶來更好的結果。

該團隊與各個業務領域的業務和技術領導者以及最終用戶密切合作，利用在 UKG專案中建立的相同變革管理策略，在每個專案的過程中進行改進。例如，戰略業務運營團隊的變革實踐者將在明年與 Human Resources 合作，在 UKG 產品套件中實施其他解決方案。

展望未來

在全球大流行期間管理了合併的複雜性並承擔了大規模的系統整合專案後，這家以“我們的目標是人”為口號的公司正在通過其重要的變革計畫向前發展，以實現其更大的業務目標。“我們正在簡化開展業務的方式，盡可能實現最佳的客戶和員工體驗，並確保我們的產品套件能夠為客戶提供他們所需要的東西，”Nedvins 說。

從文化上講，向更適應變革的組織過渡繼續推進。“我們目睹了許多人從低聲抵抗變革，到特立獨行的人擁抱甚至引領變革，”Nedvins 說。“思維過程和思維方式正在發生變化，這總是一件好事。”