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如何有效地建立變革角色定位名冊

變革期間誰負責什麼工作 ? 身為變革從業人員,你該如何支持和驅動人員履行各自職責以確保變革成功 ?  這些將是每次著手建立一個新變革專案時你需要回答的。透過建立變革角色定位名冊,清楚地確立特定專案人員負責某個關鍵變革角色,能夠幫助你釐清上述問題。精心設計的角色定位名冊將專注在每個角色針對變革成果的採用與使用,以提高變革從業人員的效能和效率。

瞭解各變革角色之間的差異

在變革管理理論上,我們以面向員工的角色和賦能角色來區分,以及他們如何協調無間的在一起工作以支持人員通過變革。賦能角色包括變革從業者以及將變革結構內容應用於設計和開發解決方案、開展建立面向員工的角色得以實現成功變革活動的專案經理。這些面向員工的角色則是利用 ABC 和 CLARC 來推動變革專案的贊助人和部門主管。

了解這些角色差異是組合出最佳團隊的第一步。當您查看上面的示意圖時,就很容易看出為什麼變革管理不只是在進行溝通和培訓!

建立角色定位名冊的步驟

當我們幫助個人履行其面向員工的角色時,我們所有人都可以驅動更多變革最終成果的採用與使用、改善變革專案成功率、以及促使投資回報率大幅提高。您可以遵循下方直覺的系統化步驟著手進行。

1.  創建角色定義

為了識別合適的人並把他們擺在合適的角色,我們必須釐清他們貢獻的獨特性。您可以藉由以員工為中心的角色定義或利用 Prosci 的 “ I-by ” 語句來做到這一點:

“I, __________, contribute to successful change outcomes (through adoption and usage) by __________.”

我,________,透過__________為成功的變革成果做出了貢獻(實現變革最終成果的採用與使用)。

 

這是變革贊助人 “ I-by ” 的聲明示例,在其中我們利用贊助人 ABC 理論 (Actively, Build, Community) 進行釐清:

“我,變革主發起贊助人,透過積極和可見地參與、建立聯盟和直接溝通實現變革最終成果的採納與使用,為成功的變革成果做出貢獻。”

您可以為變革中的每一個角色創建特定 “ I-by ” 語句。這包括管理者角色(使用 CLARC)、變革從業人員、專案經理、解決方案開發人員、各目標領域專家 – 每個在變革中起作用的人。這在為直接受變革影響的人員澄清角色時特別有用,這些人員必須完全參與在變革最終成果的採用與使用中。

為涉及變革的每個角色編寫 “ I-by ” 聲明,並根據每個角色與受影響員工的關係為角色提供了整個變革的每個個體間的相互關係。它還可以作為釐清每一個角色間可能讓其他人誤解的用字遣詞習慣、目的、結果,以及它們在變革中如何協同工作的任何可能混淆的地方。當組織內部使用一種術語,但對外部人員而言則可能意味著其他含義。也許您會說 “ 變革代理人(change agent)”,而他們則會用 “ 變革頂尖夥伴(change champions)”。當您創建 “ I-by ” 語句時,它可以幫助每個人以相同的語言討論變革最終成果的採用與使用行為。

2. 使用 ADKAR 模型評估變革障礙

一旦確定出這項變革所需要的角色,以及由誰擔任各個角色後,便可以開始建立角色定位名冊。對於角色的需求和時間將取決於您的專案特性。另外請注意,您可能會發現由一個人扮演多個角色,或者多個人扮演相同關鍵角色。

定位名冊的建立也取決於您在專案各階段所需要的時間。在專案規劃和啟動期間,專案管理角色或 “ 技術方面 ” 的角色將很活耀,但隨著您在實施變革、上線、鞏固維持變革結果的階段,他們的活動可能會劇減。

在確定每個角色職責和理解時間承諾之後,您必須利用 ADKAR 模型來理解每個人員的變革障礙為何。需要特別說明的是,ADKAR 不是應用在專案或變革,而是用來讓變革角色活化―用於您角色定位名冊中指定的變革角色。這可能與您平時應用 ADKAR 的實務很不同,但這其實只是個體從當前狀態行為過渡到未來狀態行為的變革過程中的另一種應用。

變革障礙點會出現在個人實踐 ADKAR 過程中的不同位置。通常,與你共事的人並不完全了解如何成功地履行他們的職責,因此我們必須藉由提供一對一引導、教育訓練、反饋和時間來建構他們的技能以克服障礙落實他們的變革角色。

為了方便說明,我們先以贊助者角色為例。當您對履行主發起贊助人角色的個人進行 ADKAR 評估,可能會遇到障礙會是在知識 K (Knowledge)。記得,這裡的知識是指如何履行主發起贊助人角色的知識。可能存在這個障礙點的理由是因為過去這個個人沒有接受過關於有效贊助人 ABC 的輔導。

您可以安排贊助人簡報會,補救人員欠缺變革知識 K (Knowledge) 的障礙。也許整個高階領導團隊可以一同參加,因為其中可能有人也有相同變革障礙。我們還可以提供有關發起贊助者角色重要性的數據。例如,我們從變革管理最佳實踐研究中得知,成功專案的首要貢獻是發起贊助者的積極有效參與。從我們的研究我們還知道,發起贊助者和高階領導者是組織訊息的首選發送者,在在凸顯出他們作為溝通角色的重要性。

3. 活化你在變革中的角色

您作為變革從業者的角色是幫助面向員工的個人成功落實其變革角色。對於贊助人,您可以制定贊助人路線圖或贊助人計劃。向他們說明哪個變革環節以及在變革過程中的哪個時間點需要他們。匡列出他們與特定群體的談話要點,並確保他們與受變革影響的受眾保持積極可見的互動。所以必須向贊助人們展示整個計劃,以便他們可以落實有效贊助的角色。

值得注意的是,你用來活化每個角色所做的一切取決於角色本身。因此,ABC 原則並非特定於變革,而是取決於贊助人的角色。CLARC 原則並非特定於變革,而是取決於部門主管的角色。

有效地活化各變革角色

變革從業人員在舞台上的角色是站在簾幕後面邊緣的導演,而變革角色則是面對群眾有效履行各自角色的主要演員。在確定出合適的人選,並將他們置於合適的角色發揮他們各自獨特貢獻後,就可以讓任何類型的變革舉措產生預期結果。更好的是,今天你有效地活化變革角色後,將有助於您組織中的人員在未來日子中面對每項變革,更好地發揮其關鍵作用。這會是讓您精力以最經濟有效方式投入的好方法。


          作者:  Karen Ball

Karen Ball 是一位充滿朝氣的領導者,擁有 30 多年與組織合作,成為值得信賴的合作夥伴和顧問的經驗。她的熱情幫助組織管理變革對人員的影響,提高採用率並實現收益。她透過她獨特的能力在復雜情況下提出清晰見解以優化組織成果。

 


 

翻譯自:HOW TO EFFECTIVELY BUILD OUT A ROLE ROSTER FOR CHANGE