如何診斷、應對和監測專案的健康狀況 - Prosci變革管理

如何診斷、應對和監測專案的健康狀況

您如何知道變革是否進展順利?您都使用哪些工具來診斷問題和識別關鍵風險?僅根據直覺、主觀想法、或組織領導者的反饋,來評估專案健康狀況,可能會不知不覺引導您走上錯誤的道路。

Prosci Change Triangle (PCT) 模型是一個簡單但強大的框架,它顯示了任何成功變革工作投入的四個關鍵方面,以及它們之間的關係。和 PCT 評估一起應用,使得PCT 模型提供一個專注於評估、追蹤和預估:成功、領導/發起、專案管理和變革管理 健康狀況的方法。 

 

PROSCI CHANGE TRIANGLE (PCT) 模型和 PCT 評估 

美國第30任總統卡爾文·柯立芝(Calvin Coolidge)說過:「冒險行事的人,必須服從冒險後的結果。」使用 PCT 模型讓您推動變革不再只是靠運氣,因為無論是您遺漏什麼重要的層面,或是想知道後續如何處理,它都能幫助你了解成功變革的需求。 

Prosci Change Triangle (PCT) 模型監控專案健康狀況Prosci Change Triangle (PCT) 模型 

  

 

 

應用 PCT 模型和 PCT 評估 

您可以透過以下七種方式,應用 PCT 模型和 PCT 評估來有效診斷、應對和監控您的專案和計劃的健康狀況: 

1. 進行評估

使用 PCT 工具評估專案,讓您對 PCT 模型三個角(領導/發起、專案管理、變革管理)的健康狀況有更清晰的見解,同時了解各個領域對專案成功的支持程度。回答 PCT 評估表單內的 40 題診斷問題,幫助您對計劃的整體方向有全面性的了解。 

 

2.評估專案健康度

讓評估出來的結果有意義的內容,又稱為 PCT 概況(PCT Profile),它幫助您總結出洞見和結論,了解專案還欠缺什麼。我們可以從整體的角度說,哪些專案進展順利,哪些專案沒那麼順利。進行 PCT 評估,是清楚專案健康狀況的方法,同時準確告訴您應該將注意力集中在哪些地方。 

   

 PCT 概況 

 

 

3.識別風險因素

評估完整體的專案健康狀況,您就可以開始查看需要改進的區域。PCT 評定簡化到1分-2分-3分,讓您能夠專注麻煩領域,快速識別需要留意的高風險要素。 

PCT 概況 

 

4.驅動後續步驟

掌握計劃的風險因素,就可以用這些見解來驅動您的後續行動。審查完以1分-2分-3分所作的評定,可以完整識別低分的因素,並制定行動步驟來解決每個問題。例如,您認為已經定義好採用和使用的目標,但如果您在這些因素中的任何一個上的評定為 1分,代表目標沒有被充分定義。這時你打算怎麼做?你需找誰來商討?你又要問哪些問題才能讓目標定義更加完善? 

 

5.隨時間的推移追蹤進度

PCT 模型和 PCT 評估對追蹤整個專案生命週期健康狀況非常有幫助。舉例來說,您可以在啟動、設計階段、發展階段、部署階段和規劃結束時,獲得專案健康狀況的簡要情況。 

當我們和客戶在進行諮詢業務輔導,我們會向他們展示如何設置專案,識別何時進行 PCT 診斷才有意義,因為評定的分數會隨時間變化。專案的健康狀況隨時間的推移發生變化,產生的 PCT 概況也會跟著變 — 達成目標、交付結果和成果、按時和按預算完成專案的機率也是。 

 

 

 

 

6.檢視變革組合

客戶會比較不同專案的 PCT 評定分數。假設您的組織中有個專案組合由七個專案所組成。您將這七個專案的 PCT 概況標示在風險 – 投資座標上,並和高級管理者團隊分享這個資訊,屆時您什麼都不用做,他們就會自已開始討論。從圖可清晰看到洞察和影響,管理者很快識別出組織的優勢和短板。同時綜觀多個專案,對組合的健康狀況有更全盤的了解。 

 

 

7.創建共同的願景

這是 PCT 模型中最具影響力和具價值的層面之一。假設您坐在一張桌子前,身旁坐著您與專案團隊、一個發起人、你的專案經理、幾個解決方案的主題專家、以及一些業務代表。讓每個人從相同出發點了解您需要什麼來驅動計劃發展,是您可以採取的重要步驟之一。PCT 模型為清晰性和一致性提供重要基礎,讓您們能夠共同努力實現三角形中心識別出的成功目標。 

沒有什麼比讓人們站在相同利基點來的強大,沒有什麼比讓兩個人在持不同的意見上更讓團隊分心,沒有什麼比以為有共識得兩人但實則不然來得更具破壞性。PCT 模型幫助您創建共同的願景,以在實現變革舉措成功成果所需達成的共識。 

「在一致性相對較低的情況下賦予個人權力只會加劇混亂,使得管理團隊變得寸步難行。」

—Peter M. Senge

 

使用 PROSCI CHANGE TRIANGLE (PCT) 模型維持專案的健康 

管理大師彼得 · 聖吉 (Peter Senge)發現,在沒有一致性的情況下,賦能只會更混亂。如果我們不朝同一個目標前進,就很難作為一個團隊成功地協作。Prosci Change Triangle (PCT) 模型將成功置於模型的中心,因為它是您需要解決的問題、是您需要改善或想搶得先機的機會。一旦您定義並闡明了變革的成功,您就可以應用 PCT 模型來明確診斷和處理專案的健康狀況,攜手朝成功邁進。 

 


Tim Creasey

Tim Creasey is Prosci’s Chief Innovation Officer and a globally recognized leader in change management. His work forms the foundation of the largest body of knowledge in the world on managing the people side of change to deliver organizational results.