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專案等級的變革管理

實施變革管理的目的很明確:通過有效管理人員方面(人員思維),確保變革交付預期的結果 (results)和成果 (outcomes)。 員工是否採納變革和使用新工作方式關係著專案總結出來的解決方案的執行以及期待的結果。 實際上,在任何組織內部可以發展出不同規模的變革管理:

  •  企業等級:組織能力
  •  專案等級:適用於特定專案計劃,實現預期收益並創造價值
  •  個人等級:使個體能夠成功變革的方法

 

專案等級的變革管理

專案等級的變革管理旨在提供個體通過變革計劃(過渡期)所欠缺的支持或能力,來確保實現專案預期成果。當您的專案內容為導入新技術時,人員必須採用這項新技術並使用它來創造價值。當實施新流程時,員工必須採用並使用它來創造價值。專案等級的變革管理提供了具體的策略、計劃、活動計畫和步驟,專注於受變革影響的受眾並與專案目標相契合。專案等級上的變革管理可以應用於任何型態的專案或計畫,目的是為了改變人員工作的方式。

有些變革只會影響數百名人員,而有一些則會影響數千人。變革的起因可以是外部因素、內部因素或兩個組合共同驅動的。變革可以影響流程、系統、工具、組織結構或工作角色(或以上複合式組合)。如果這項變革將是要求員工以不同的方式來完成工作(表現出新的行為、遵循新的流程、使用新的工具),那麼組織採用專案等級的變革管理將發揮作用。

從專案管理的角度來看,變革管理是應用於特定專案或計劃,以讓人員採用和使用的一系列活動(流程和工具)。但是,這會是你告訴專案團隊「什麼是變革管理」的理由嗎?

 

什麼是專案等級的變革管理?

身為變革管理從業人員,重要的是我們自己需要了解什麼是變革管理。同時,我們如何與合作的專案團隊介紹「什麼是變革管理」。

我們可以從技術面來提供定義:

“Change management is the application of a structured process and set of tools to manage the people side of change from a current state to a new future state such that the desired results of the change (and expected return on investment) are achieved.”

“變革管理是應用結構化流程和工具集來管理,人員方面從「當前狀態」到「未來狀態」,以實現變革的預期結果(和預期的投資回報)。”

-Prosci變革管理的正式定義

 

儘管這個定義很精準地定義了變革管理,但若我們的目標是為了說服人員認同並採用變革管理,這可能不是描述「什麼是變革管理」最有效的方法。試著用上面的定義跟接下來這些來列出的做比較:

變革管理是…

  • 實現收益的工具
  • 確保達到預期成果的方式
  • 提高投資回報率 (ROI) 的方法
  • 優化採用率的工具
  • 避免專案超過預算的工具
  • 減輕專案風險的方法

 

儘管上述陳述並不能準確地告訴您什麼是變革管理,但這些都是專案負責人和高階主管關心的:實現收益、結果 (results)、成果 (outcomes)、投資回報率 (ROI)、採用率、使用率、成本和風險。

因此,在回答 “專案等級的變革管理是什麼?”這個問題之前,我們需要知道我們正和誰對話。對於專案負責人和高階主管者而言,變革管理是他們所遇到問題(專案未能在時間內、預算內實現預期成果)的解決方案。如果對話對象是變革管理從業人員,變革管理是結構化的方法,用來驅動人員採用和使用的策略,進而使專案獲得預期的結果。

應用專案等級的變革管理

變革管理的最佳定義可能會因對象而差異甚大。根據基準研究提出在專案等級應用變革管理的簡單步驟。以下是應用變革管理的四個技巧:

1. 應用結構化的方法

變革管理學科在過去十年發展成熟。變革管理從過去“模糊地帶”已演變成嚴謹的、結構化、流程化和發展出工具集完備的解決方案。使用 結構化的方法,可以幫助您更有方向地往目標前進,同時避免遺漏需要注意的地方。

2. 定義規模和確立範圍

在變革管理中,一種方法無法適用在所類型的變革規模。50名員工的變革計劃跟 5,000名員工的轉型計劃的變革管理策略會完全不同。這兩種情況您都可以遵循類似的變革管理流程,但是必需根據變革的內容和受影響人員客製和調整最後的產出。

3. 投入(或尋求)資源

如果沒有人被指派負責實施變革管理,很可能出現的結果就是無法達成變革任務。Prosci 過去研究明確指出,擁有專用資源與變革管理有效性之間存在直接關聯性。專用資源提供了團隊額外的關注與單一聯繫窗口。這個資源可以是專案團隊中的某一個人或其他能夠支持專案團隊的人,但最終就是需要有專人負責並投入變革管理。

4. 與專案團隊合作

沒有專案團隊的參與,變革管理就無法在專案等級上被應用。清楚地闡明專案團隊與變革管理資源之間的關係、明確定義角色和工作職責、建立共同目標並有共識地一同工作,以實現專案預期的結果。在專案等級,變革管理是應用於特定計劃的收益實現和創建價值的舉措。它是一種結構化的方法,用於創建自定義計畫的和制定不同變革規模策略,驅動員工的採用和使用。這可以確保專案獲得預期收益和成果、實現投資回報率、降低成本及風險並創造價值的一種方式。這是確保專案和計劃更加成功的一種方式。

 

翻譯自: Change Management at the Project Level