流程改進方法和變革管理
業務發展迅速，組織必須不斷變革和發展，以滿足新的需求並實現增長。但是，促進這種變革並不總是那麼容易，這通常意味著重新思考員工多年來嘗試和測試的運營方法。 擁有一種結構化的方法來審查複雜的流程並找到需要改進的領域，是朝著創造有意義的變革邁出的授權步驟。
流程改進方法使組織能夠識別效率低下或差距，以便進行調整以簡化運營。
請繼續閱讀，瞭解一些最常見的流程改進方法、它們的優勢和實際應用示例。
什麼是流程改進方法？
流程改進涉及識別、分析和優化業務流程。組織使用流程改進來系統地評估工作流程和運營，以發現流程瓶頸、冗餘任務或效率低下。從那裡，他們可以進行變革以獲得更好的結果。
您可以遵循既定的流程改進方法，而不是創建自己的方法，該方法提供了一個結構化、系統化且經過測試的框架和方法。
您獲得的結果可能會因您的獨特組織而異。但為了給您一個想法，我們將向您介紹流程改進方法的一些常見優勢。
為什麼要使用流程改進技術？
流程改進方法通常內置可作的策略和技術來支持您的工作。它們旨在説明您改進組織運營，但您可以期待的改進採用不同的形式。
組織使用流程改進技術的主要原因包括：
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- 實現更高的效率 – 成功使用後，流程改進方法可以簡化工作流程並優化資源。這意味著受影響的個人可以取得更多成就，從而使組織能夠更快地創造變革。
- 降低運營成本 – 通過減少低效率和提高員工工作效率，您的組織可以事半功倍，從而提高企業的經濟效益。
- 提高員工敬業度 – 調查顯示，近五分之一的員工因缺乏明確的角色以及與公司使命脫節而氣餒。通過優化流程，組織可以消除這種脫節，降低挫敗感，並提高員工士氣。
因此，組織追求流程改進是完全合理的。問題是：你怎麼去做？有幾種方法可用於此。讓我們來看看最常見的。
流程改進方法有哪些不同類型？
您可以通過各種方法改進流程，每種方法都旨在提供有意義的結果。選擇適合您組織的目標和勞動力需求的 A 非常重要。讓我們來探討一下 6 種最常見的方法。
1.精益
精益方法是一種流程改進方法（包括許多技術），專注於在最大化價值的同時最大限度地減少浪費。許多組織將精益方法稱為“精益製造”方法，但它最終超越了製造業。
該參考是對日本汽車製造商豐田的歷史致敬，豐田以其著名的精益製造方法作為其豐田生產系統 （TPS） 的一部分而聞名。
但是，無論您是希望加快裝配線速度的製造公司，還是需要更改管理流程以滿足新監管準則的金融貸方，這都無關緊要。
無論哪種方式，精益方法的共同目標是通過提高效率、降低成本和提高品質，以更少的資源創造更多的價值。
精益流程改進方法圍繞五個簡單的步驟構建：
- 確定價值 – 首先確定每個流程提供的價值。這使您能夠專注於使當前流程有價值的因素，並消除浪費。
- 價值流映射 – 接下來，繪製整個流程或工作流，以便您可以視覺化每個步驟。這提供了流程當前狀態的清晰視圖。
- 創建流程 – 確定破壞工作流程的障礙，然後創建一個新的工作流程，以最大限度地減少這些障礙，以更少的摩擦實現預期的結果。
- 建立拉動 – 精益是使用由實際需求驅動的“拉動系統”設計的。設置新工作流程後，使用該新流程完成您的可交付成果，而不會過度生產或浪費任何人的時間或資源。
- 持續改進 – 精益方法不是一次性的方法。受影響的個人應該不斷努力確定價值，執行流程映射，並建立更好的工作流程。
這種方法可以説明您的組織以敏捷的方式創造變革，從而最大限度地減少浪費、降低成本並提供高價值。
2.六西格瑪
六西格碼是一種資料驅動的方法。其主要目標是通過識別和消除所有流程缺陷或低效率來改進業務流程。
組織採用六西格瑪方法，因為它專注于客戶滿意度和持續的流程改進，而不僅僅是一次性修復。
六西格碼方法有五個階段：定義、測量、分析、改進和控制 （DCAIM）。以下是它們的工作原理：
- 定義 – 首先，確定改進機會，定義您的專案目標，並制定專案計畫。
- 測量 – 接下來，確定關鍵績效指標以瞭解過程績效、收集資料並驗證您的測量系統以確保資料準確性。
- Analyze （分析） – 收集資料後，對其進行檢查以確定問題的根本原因。
- 改進 – 從那裡開始，是時候開發和實施解決方案來解決問題的根本原因了。通過試點計畫測試變革並優化這些流程。
- 控制 – 最後一步是確保您的變革是可持續的。創建控制計畫、監控系統和責任鏈，以監督新的作程式。
值得關注通用電氣 （GE） 的這種資料驅動方法的最佳實踐經驗教訓。
在 1990 年代中期，首席執行官傑克·韋爾奇 （Jack Welch） 在 GE 實施了著名的六西格瑪以提高品質和運營效率。這一流程改進計畫為整個公司節省了大量成本並進行了調整。它減少了產品缺陷並創造了更好的客戶體驗。
通過宣導流程改進專案以減少不必要的步驟，使用六西格碼的團隊可以從減少的可變性和更可持續地擴大運營規模的能力中受益。
3.全面品質管制
全面品質管制 （TQM） 是一種全面的、組織範圍的方法，用於提高流程品質。其目標是使用整體方法創建一種持續改進的組織文化，從而在整個企業（而不僅僅是一個團隊或部門）中創造和維持變革。
TQM 的核心功能包括：
- 合作 – TQM 涉及培訓、授權和培養一種讓每位員工都為品質改進做出貢獻的文化。這有助於所有受影響的員工承諾這些變革。
- 流程重點 – 使用 TQM 時，組織將每項活動都視為減少錯誤和消除浪費的機會。這可確保所有計劃都有助於實現組織的總體目標。
- 整合 – TQM 致力於使所有部門、職能和團隊能夠保持一致以支援品質改進目標。
這就是福特汽車公司在 1990 年代與油漆供應商 ChemFil 成立合資企業後部署 TQM 的原因。這兩個組織都使用 TQM 方法來改進從準備到應用的塗裝流程，避免了以前的摩擦點，並決定性地提高了產品品質。
4.改善
Kaizen 是一種強調流程、產品和服務隨著時間的推移持續、漸進地改進的方法。
Kaizen 方法的核心功能包括：
- 持續改進 – Kaizen 是日語中“持續改進”的意思。Kaizen 專注於進行微小的、漸進的改進，這些改進會累積起來創造顯著的流程改進。
- 標準化 – Kaizen 將最佳實踐標準化為流程，以確保一致的服務品質和性能。
- 員工敬業度 – Kaizen 方法認識到一線員工最適合識別流程效率低下的情況。因此，這種結構化方法可確保所有受影響的人都參與流程改進。
豐田是 Kaizen 方法的一個著名例子。在 1990 年代中期，該公司在其生產設施中實施了 Kaizen，以簡化運營並培養更高效的文化。
例如，管理層直接與裝配線團隊合作，以確定豐田卡羅拉生產過程中的低效率問題。通過根據員工回饋重新組織工具和工作區，他們縮短了裝配時間，最大限度地減少了工人的疲勞，並交付了更高品質的汽車。
5.計畫、執行、檢查、行動 （PDCA）
計畫、執行、檢查、行動 （PDCA） 是一種用於流程改進的四步反覆運算方法。這種方法的主要目的是在業務流程、產品開發和品質管制方面實現持續改進。
為了説明您入門，讓我們快速完成 PDCA 流程的每個步驟：
- 計畫 – 首先定義需要改進的問題或領域，並確定效率低下的根本原因。然後，制定詳細的行動計畫來解決這些根本原因。
- 執行 – 接下來，實施您的行動計畫。在整個實施過程中，請確保您正在收集資料以監控性能。
- Check （檢查） – 實施計畫後，將結果與您的主要目標進行比較。從那裡，您可以確定流程改進是否有效。
- 行動 – 如果您的改進工作無效，請創建一個新計畫並重複 PDCA 迴圈。如果它們是有效的，那麼是時候在更大範圍內實施成功的改進了。
NASA 的太空梭計畫提供了一個教科書式的例子，說明如何有效地執行 PDCA 方法。
2003 年哥倫比亞災難後，NASA 應用 PDCA 調查故障的根本原因並制定解決方案。然後，他們對替代方案進行了嚴格的測試。NASA 團隊評估了重新設計的有效性，更新了檢查協議，並為未來的任務調整了太空梭的飛行剖面。
這種系統的方法使科學家能夠創建新的、改進的流程，從而降低類似災難再次發生的風險。
6.流程映射
流程映射是特定流程中涉及的步驟、活動和工作流的視覺化表示。目標是説明團隊視覺化和識別流程效率低下、瓶頸和浪費來源。
這是 Amazon 選擇優化供應鏈和大幅降低庫存成本的方法。通過利用流程映射，Amazon 的團隊能夠視覺化和增強供應鏈運營，從而縮短週期時間並消除過剩庫存。
流程映射的核心功能包括：
- 視覺化 – 流程映射的主要吸引力在於它創建了現有流程的視覺化表示，並將它們重新映射到新的視覺化中。
- 持續改進 – 業務流程圖可以隨著工作流程的改進而發展。這意味著組織可以不斷發現改進機會。
- 識別效率低下的情況 – 這些視覺化使您能夠更好地發現和糾正潛在的效率低下。
您的組織可以使用一系列不同的視覺化效果類型。一些最受歡迎的是流程圖、泳道圖、價值流圖和 SIPOC（供應商、輸入、流程、輸出、客戶）圖。
變革管理如何促進您的流程改進？
流程改進方法是簡化業務運營並在組織內引入積極變革的理想方式。但是，為了確保您的組織持續進行流程改進，您需要幫助人們採用和使用它們。您的員工避免或無法使用的流程有什麼用？
這就是變革管理的用武之地。
通過使用變革管理方法（如Prosci ADKAR型®，無論您選擇何種流程改進策略，您的組織都可以利用其他優勢來培養持續改進的文化。
變革管理防止對變革的抵制
組織在實施流程改進時面臨的最大障礙之一是對變革的抵制。許多流程深深植根于公司文化中，因此鼓勵人們改變他們的工作方式具有挑戰性。
有效的變革管理側重於防止阻力。通過確保就流程改進的好處進行清晰的溝通，及早解決員工的問題，並通過參與和培訓培養承諾，組織可以在新流程中建立主人翁意識。
這種積極主動的方法最大限度地減少了阻力，並提高了整體採用率和成功率。
變革管理確保流程改進是可持續的
使用變革管理來指導流程改進，有助於員工在持續支持、跟蹤和回饋的説明下採用新流程。它還使改進與業務目標保持一致，並將其嵌入到核心價值觀和指標中。
例如，科羅拉多州交通部使用結構化變革管理方法來提高安全性和流程效率，從而顯著減少員工受傷並節省成本。
變革管理指導人們瞭解變革的心理影響
流程變革主要集中在運營上，但組織還必須考慮對負責這些運營的人員的影響。最近的一項調查發現，53% 的員工對變革感到不知所措，這凸顯了迫切需要有效的變革管理策略，優先考慮變革中人性的一面。
當組織在沒有充分支援員工的情況下實施流程變革時，他們可能會面臨阻力增加、生產力下降和潛在人員流動的風險。通過解決受變革影響的人的擔憂，並通過清晰的溝通和培訓促進早期參與，組織可以創造一種彈性文化。
這種積極主動的方法最大限度地減少了阻力，使員工能夠接受新的工作方式，最終實現更平穩的過渡和更好的整體結果。
變革管理將流程改進轉化為個人和組織發展的機會。
是時候開始改進您的流程了
確定組織內部需要改進的領域並非易事，它需要專注、清晰和願意檢查每一個細節。流程改進方法提供了一種結構化的方法來發現效率低下的問題並突出運營中最緊迫的品質問題。
然而，認識到需要變革什麼只是成功的一半。真正的挑戰在於將這些見解轉化為有意義的行動。通過解決變革的所有影響，包括情感和心理方面，Prosci 變革管理方法可幫助員工感到受到支持、參與並準備好有效地採用新流程。
