組織成功變革所需投入的時間和努力
世界各地的組織面臨的變革量比以往都來的更多，突顯出建立企業永續變革能力的需求。這是為什麼呢？不管所進行的是規模小但複雜性高的變革還是規模大且破壞性大的變革。能掌握實現變革所需投入的時間和努力，並以更快的速度承接更多複雜變革在這個不確定的市場具特別的競爭優勢。
所需投入的時間和努力
讓我們考慮組織進行的這兩項變革：
- 變革 #1 ― 推出線上會議協作工具，具一定程度的破壞性。將需要員工以全新的方式完成他們的日常工作。所有員工都可以通過手機裝置上的應用程序使用該工具。
- 變革 #2 ― 新的費用管理系統需要一些人員以新的方式工作。其破壞性較 #1小。費用結算報告自動化，簡化審批和報銷流程。組織中的大多數人員只需要進行較小規模和影響不大的變革。所有員工都可以通過手機裝置上的應用程序使用此新系統。
現在有兩個不同變革同時在相同組織進行。要成功地導入這些變革會要求您（身為變革管理從業人員），將特定變革管理活動規劃進交付計劃中。
對於變革 #1，您將：
- 透過交付挑戰、任務、競賽性質的活動，同時讓變革贊助人使用該協作工具來安排會議，進而提高員工參與和新工具的使用。
對於變革 #2：
- 讓輔導團隊成員製作介紹影片，向受變革影響的人員展示新系統的易操作性、節省時間的優點。同時，透過手機上應用程序將影片發佈到公司內部。
這些為基本範例。完成 Prosci 影響範圍評估和分析後，你將會對項目所需進行的變革管理活動有更清晰的輪廓。
準備就緒、願意並且有能力採用變革
為了幫助您的組織 “準備就緒，願意和有能力” 採用變革，您的部門主管和管理者必須在變革期間履行其獨特而特定的角色。包含領導、輔導和支持員工通過變革的過渡期。當然，扮演這些角色的個人必須先讓自己準備好接受變革。
這些面對員工的角色(變革贊助人和部門主管) 與那些促成變革的角色（變革管理從業人員和專案經理）所需投入的工作一樣多。
進一步說明，請考慮所有員工裡受變革 #1 影響的部門主管。由於此變革本質上更具破壞性，因此他們所需投入的時間將更多，並且涉及到 CLARC 的五個關鍵角色：
- 溝通者 (Communicator)– 通過新協作工具進行溝通。例如，安排團隊會議、上線後使用手機新應用程序進行一對一會議、利用聊天室功能進行討論。開啟訊息推送功能、上傳操作檔案和製作系統操作功能影片，展示它具備錄製功能。
- 聯絡者 (Liaison) – 將人員使用工具的體驗感想和利用率反饋給專案團隊和變革團隊參考。
- 倡導者 (Advocate) – 用言語和行動展示對使用該工具的支持。
- 阻力管理 (Resistance Manager) – 藉由聆聽、問他們問題、提供建議、安排額外培訓以及指派團隊和個人任務來協助對採用新工具猶豫的人員。
- 輔導者 (Coach) – 透過在過程中不斷提供人員鼓勵、認可和指引支持，確保人員可以成功過渡到未來期望的狀態。
這發生在專案經理與變革從業者合作實施協作工具時，確保人員都會參與和得到必要的支持（由變革管理支持）和知情（由專案管理支持）。
同時間，部門主管必須在破壞性較小的變革 #2 履行 CLARC 的五的角色：
- 溝通者 (Communicator) – 讓您的團隊或員工理解為何需要使用新的費用管理系統。
- 聯絡者 (Liaison) – 向變革團隊和專案團隊反饋有關新系統的合規性和人員採用新系統的情形。
- 倡導者 (Advocate) – 用言語和行動展示對該工具的支持。
- 阻力管理者 (Resistance Manager) – 向那些對新統操作仍不熟悉的人員提供協助，確保有正確使用新系統完成報銷和採購程序。
- 輔導者 (Coach) – 持續地提供鼓勵、人員在遵守後給予認同、以及在操作系統時的準確性指導，以做到支持人員過渡到未來期望狀態。
同時，變革管理從業人員也會支持面對人的變革贊助人和部門主管，確保被辨別為受變革影響的群體 (使用新費用管理系統的人員) 都有實質的參與。
值得注意的是，隨著變革的進行，變革從業者還將與變革贊助人合作，讓他們履行其獨特的職責。我們稱這些獨特職責為 ABC 的贊助，分別代表：積極地 (Actively) 並且引人注目地參與整個專案、與同事和管理者建立 (Build) 贊助聯盟，與員工直接溝通 (Communicate)。
請記得，變革從業者是促成變革的推動者，他們在幕後組織變革。在管理變革階段，變革從業者的角色是讓部門主管和變革贊助人能夠執行他們在變革的角色和職責，領導一線人員通過變革。
就投入的時間和努力而言，這意味著什麼？面對人員的角色 (變革贊助者和部門主管) 在執行他們各自職責的變革能力越好，變革管理從業人員就能撥出更多時間發揮他們專業技能在推動變革事務上。相反地，面對人員的角色變革能力越差，變革管理從業人員就必須在這變革過程努力提升他們的變革技能，同時間履行其他職責。
結論是組織整體變革能力越差，變革從業者和專案團隊就會需要花費更多的時間和努力才能完成變革。
建立變革能力的投資
運用一個整體的方法建立永續的變革能力，包括讓整個組織使用相同結構化方法和工具集，並且讓高階主管、領導者和一線員工中建立變革能力。這項投資是值得的。我們的研究顯示，具有出色變革管理能力的項目實現或超過目標的可能性要高出93％。
其它效益包含：
- 員工說共同的變革語言
- 領導者更有效地擁抱和領導人員變革
- 員工提高採用變革的速度
- 變革管理從業者提早且在整個項目過程將阻力最小化
- 解決方案實現最佳財務績效
- 專案和改善計畫都能按時按預算完成
- 組織競爭優勢: 提高回應變革的速度和敏捷性
讓變革成為組織競爭優勢
如果您的組織投資變革能力建設，員工將會更快速地接受變革-無論變革有多複雜、數量有多少、或破壞力有多大。從交付的角度來說，面向人員角色在領導變革技能和能力越好，那他們所需付出的努力就會比較少。隨時間的推移，您的組織可以降低成本，因為您逐漸減少了對外部培訓師和顧問的依賴。最終，您可以讓變革成為組織的競爭優勢。
作者: Joanne Rinaldi
Joanne Rinaldi 是 Prosci 澳大利亞-紐西蘭團隊的高級講師兼服務交付總監。她是一位經驗豐富講師，同時為企業建立組織變革能力的顧問和領導力教練。Joanne 具有 20 多年輔導 IT、保險、醫療保健、零售和政府等多個行業的組織中在人員端的變革經驗。
