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經理/主管在變革管理中的作用

經理和主管是變革計劃成功與否的關鍵。在變革期間,帶領受變革影響的人,對變革領導者來說,管理者們可以是偉大的盟友,也可能成為變革障礙點。

管理者是最接近必須採用專案計劃內新流程和新行為的員工。在許多情况下,同樣的專案也會影響到他們自己的工作。但重要的是,要讓經理和主管跟上腳步,並準備好支持他們團隊成員通過變革。

| 管理者在變革中的重要性

2018年版《變革管理最佳實踐》中,變革從業者將中階主管參與變革和支持人員通過變革確立為變革管理成功的首要貢獻。在一項針對575名變革領導者的單獨研究中,84%的變革管理從業者認為經理和主管參與變革計劃對專案的成功是 “極其重要” 或 “非常重要” 的。

经理/主管在变革管理中的作用

經理和主管之所以在變革扮演重要角色,是因為他們與員工有著最密切連結。在變革的定位應該是藉由輔導來領導團隊成員經歷每個成員的個人的變革歷程。

但這些主管真正需要做些什麽才能推動成功的變革呢?除了繼續履行日常營運職責外,2018年版《變革管理最佳實踐》更確立了經理和主管在變革期間應該發揮的五個關鍵作用。

| 經理和主管在變革的五個角色

Prosci基準研究的參與者確立了經理和主管在變革時期必須扮演的五個角色:

  • 溝通者:與下屬直接溝通變革
  • 倡導者:展示對變革的支持行動
  • 輔導者:透過輔導團隊成員來通過變革
  • 聯絡者:與專案團隊接觸並向其提供支持
  • 阻力管理者:識別和管理阻力

1. 變革中的溝通者

員工希望從直屬主管聽到關於他們工作和團隊將如何受變革影響的訊息。員工的主管是有關組織、已完成工作以及因專案計劃引起的對該工作變動的訊息的關鍵渠道。以下問題的答案最好由員工的直屬主管傳達:

  • 這一變革對我意味著什麽?
  • 對我有什麼影響?
  • 我為什麽要參與變革?
  • 我們為什麽要這樣做?

變革管理團隊需要提供談話要點和相關訊息,但這些訊息最終應由其主管傳達給員工。

2. 變革中的倡導者

員工不僅是向他們的主管尋求有關變革的直接溝通,他們同時也會評估他們對這項變革的支持程度。如果一個經理只是被動地支持甚至抵制一個變革,那麽你可以從他直接下屬那得到同樣的回應。經理和主管都需要以積極(active)可見的(observable)方式展示他們對變革的支持。關鍵是:經理和主管在支持員工之前,必須先參與變革計劃。變革管理團隊應制定具目標性、客製化的戰術,讓經理和主管為組織內第一個接觸和管理變革的人,然後才領導下屬繼續變革計劃。

3. 員工的輔導者

當變革計劃或倡議影響到員工日常工作時,可以藉由教練角色,並依據人員經歷的變革經驗來輔導員工。Prosci ADKAR模型描述了個人變革過程的五個組成部分:

  • 認知(Awareness)到變革的必要性
  • 渴望(Desire)支持變革
  • 具備如何變革的知識(Knowledge)
  • 具備實施新技能和行為能力(Ability)
  • 鞏固(Reinforcement)以維持變革成果

由於他們之間的連結,經理和主管可以指導個別員工通過變革過程,並幫助他們解決阻礙變革成功的障礙點。

4. 與專案團隊的聯絡者

經理和主管在他們的員工和專案團隊之間進行聯絡,並向他們的直接下屬傳達訊息。但也許更重要的是,他們從下屬那裡向專案團隊回報有關專案的訊息。管理者最有資格向專案團隊提供建議、可用性結果和關於解決方案特定方面的員工反饋。在專案的實施階段,他們還可以辨別並提出功能需求和疑慮。

5. 阻力管理者

沒有人比他的上司更接近產生抗拒的員工。在管理阻力方面,經理和主管最能確定阻力是什麽樣的、阻力來自何處以及阻力的來源。他們也最適合(在提供培訓和工具的情况下)在遇到阻力時積極應對。他們可以使用ADKAR模型來研究變革過程的哪一個元素是驅動阻力的因素,並相應地解決它。

經理和主管的成效如何?

《變革管理最佳實踐-2018年版》的研究參與者根據他們在履行上述五項職責方面的表現對他們的經理和主管進行了排名。對於每個角色,研究參與者按照從“完全無效”到“非常有效”的等級對經理和主管進行排名。下圖顯示了參與者將其經理和主管排名為“無效”或“完全無效”的百分比。從數據很容易看出,管理者在履行教練和阻力管理者角色方面最為艱難。

经理/主管在变革管理中的作用

讓經理和主管做好領導變革的準備

輔導和阻力管理者的角色是許多管理者與他們平時在組織中角色有著很大的不同。通過變革有效地指導員工,識別和管理變革阻力需要一套新的技能。很多時候,優秀的管理者在被賦予成為優秀的變革管理者的任務時會遇到困難,因為他們還沒有做好充分的準備。

在2016年版的《變革管理最佳實踐》中,只有37% 的研究參與者培訓了這一變革關鍵群體。這一發現應該給許多變革管理者和企業領袖敲響警鐘。儘管經理和主管被認為是變革時期的一個關鍵成功因素,但他們並沒有做好充分的準備來履行研究中確立的角色。

問自己以下問題:

  • 我們是否已告知經理和主管在變革時期我們對他們的期望?
  • 他們是否充分理解我們需要他們採取的具體行動和行為,以支持變革?
  • 我們是否向他們提供了能夠成功領導直屬人員通過變革的技能和工具?

如果您的回答為“否”,那麽您就有可能失去在變革管理系統中重要齒輪所帶來的支持和益處。考慮如何讓管理者認識到在變革時期發揮重要作用的必要性,以及如何讓他們參與相關學習技能和框架,幫助自己和員工成功度過轉型期。

翻譯自: Manager/Supervisor’s Role In Change Management