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變革管理不只是溝通計畫

對於實施變革管理最普遍的反對意見之一,就是大多數人認為溝通計畫就是管理變革唯一需要的。這是變革管理從業人員皆知道的迷思,但是您組織中的其他人可能不會如此認為。釐清這點將有助於導入變革管理到組織中以應用在專案和建立組織的變革能力。

 

| 只有溝通計畫不夠嗎?

  1. 研究表明,溝通是成功的第五大因素

Prosci變革管理最佳實踐研究確定了高階主管在贊助人角色是變革專案成功的第一大貢獻者。專用的變革管理資源是第二大貢獻。使用結構化的變革管理流程和工具是第三,而員工的參與是第四。頻繁且開放式的溝通對於變革管理很重要,但是排名第五。其他因素在很好地實施變革和實現目標方面也起著很大的作用。要成功挑戰 “溝通就是變革管理的全部” 的迷思,請使用組織中的基準測試數據和示例來揭示溝通之外的成功因素。變革管理最佳實踐報告包括了成功的最大貢獻者以及對每個不同變革管理工具的洞察。

  1. 人們不了解變革管理的真正含義

人們無法改變他們所不知道的事物。您的工作就是向組織闡明變革管理不僅僅只是溝通。這是在組織中成功實施變革的一個整體過程。它能使人員能加快採用和提升整體參與變革的一系列工具集。變革管理是一個過程,需要了解變革的所有達到的要素,並逐步準備變革、管理變革和鞏固變革。您同時還須要制定所有五個完整計劃以支持組織級別的變革。其中包括 「贊助人路線圖」、「輔導計畫」、「培訓計畫」、「阻力管理計畫」以及「溝通計畫」。從個人的角度來看(ADKAR模型),變革管理旨在幫助員工建立對變革的認知 (Awareness)、渴望 (Desire)、知識 (Knowledge)、能力 (Ability) 和鞏固 (Reinforcement) 能力。 而這個過程比簡單地溝通要來的復雜得多。

 


 Practitioner eToolkit 提供一步一步施實全面變革管理的過程,包括實用的模板來幫助您開發的五個計畫。                                Prosci 變革管理工具協助建立贊助人路線圖、輔導計畫、培訓計畫、阻力管理計畫以及溝通計畫


  1. 溝通計畫不能反映出個人是如何理解變革的

儘管專案團隊可能有在進行溝通計畫,但他們可能沒有發送正確的訊息。教導這些人ADKAR模型很重要,因為它描述了成功變革的基礎,以及幫助個人進行成功「個人變革」的溝通內容。了解所有這些,制定溝通計畫的人就能更專注在透過達成關鍵成果來實現變革。使用ADKAR模型進行變革,不僅提供了交流機會,還可以建立員工個人對變革認知 (Awareness) 和渴望 (Desire),使個人專注於您想要實現的成果並增強組織內部交流狀況。為每一個ADKAR模型中的元素選擇正確的工具也很重要。就像您無法透過培訓,建立個人對變革的認知 (Awareness),也無法透過溝通建立一個人使用新工作方式的能力(Ability)。您的任務是確保溝通計畫能夠輔助建構ADKAR每一個基塊。

 

  1. 溝通計畫忽略了首選發送人的關鍵研究發現

最佳實踐研究揭示了與變革時兩個溝通發送者的人選。當涉及到的變革是商業原因時,員工希望從高層領導聽到對變革的授權和資助。他們想了解為什麼要進行變革、不進行變革的風險、競爭對手資訊以及客戶問題。當溝通計畫訊息涉及變革對個人的影響或 “對我有什麼影響(WIIFM)” 時,員工則會希望從其直屬主管聽到變革的訊息。沒有納入這些考量的溝通計畫將減少溝通的有效性。

您需要讓高階領導人來傳遞商務訊息。您同時還需要讓直屬主管,傳達有關變革將如何影響員工的相關訊息。有效的溝通計畫會在正確的時間,正確的發送人向正確的受眾發送正確的變革訊息。

溝通計畫最佳發送者人選研究_變革管理最佳實踐

来源: Prosci 變革管理最佳實踐研究報告(下載 Prosci 2018 變革管理最佳實踐研究總結報告)

  1. 溝通計畫的重點是告知員工變革的未來狀態

專案團隊可能陷入只專注在變革的「未來狀態」,而忽略關於「當前狀態」的溝通計畫陷阱。專案團隊專注在專案的解決方案是可以被理解的。您通常期待您的專案團隊能夠抓住機遇並解決問題。但由於專案團隊邏輯思維,會關注在「未來狀態」,因此會間接影響制定溝通計畫內容及方向。(延伸閱讀: 變革是個過程, 當前狀態-過渡狀態-未來狀態)

確保您的溝通計畫能夠回答員工想要得到的問題答案。在現今被賦能的員工會詢問變革背後的原因,而不僅僅只是變革的「未來的狀態」。著重在變革未來狀態的溝通計劃將忽略變革真正的重點。實際上,研究表明,員工抵制變革的首要原因是不了解為什麼要進行變革。而普遍被大眾使用的溝通計畫,因為忽略了變革管理原則和最佳實踐精髓,因而無法解決抵制變革的根本原因。以使其有效,組織中的溝通必須針對受眾,來回答他們關注的特定議題。這意味著既要談論變革的當前狀態,也要談論變革的未來狀態。

 

| 變革管理不僅僅只是在溝通

專案團隊是傳遞變革訊息的重要來源,它們將成為您整合變革管理和專案管理活動的重要合作夥伴。了解最常見的變革管理迷思和異議,包括溝通即足夠的迷思,將幫助您與專案負責人和專案團隊成員一起促進更成功的變革。

翻譯自: A COMMUNICATIONS PLAN IS NOT CHANGE MANAGEMENT

 

 

Prosci 變革管理認證培訓

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