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變革管理的成本效益分析

合理的邏輯是: 專案和倡議的最終目標是要求個人以不同的方式完成工作。 相關數據很明確 (來自Prosci和其他來源) 顯示: 專案成功的可能性隨著有效的變革管理而增加。 然而,組織似乎仍然不願完全投資並專注於變革管理。許多從業者仍然面臨著組織未做出投入時間、資源和預算在變革管理的決定。

以下是對變革管理進行投資的成本效益分析,包括對在組織中的專案上應用變革管理的五個好處觀點。考慮到當今環境中變革的重要性,採用這些方法進行變革管理確保變革管理在您支持的專案中被視為“必備”而不是“最好有”。

 

| 成本效益分析概述

變革管理的成本收益分析與其他成本收益分析不同的是,您正在嘗試呈現下列兩件事情之間的關係:管理變革時人員方面的成本,以及採用結構化方法支持並鼓勵員工接受改變。 只有當您能證明變革管理的有形效益大於成本時,才能夠“打破僵局”並獲得採用變革管理時所需的認同和資源投入。以下介紹了有關變革管理成本的研究結果,這些研究結果還蠻容易理解的。在討論成本效益分析等式的效益時可能會很棘手。為了加強成本效益分析,五個特定的效益觀點被提出來。我們可以利用它們來進行和回顧變革管理案例:

  • 效益觀點1:三個人員端投資報酬率因素– 分別為,更快的採用變革速度、更高的最終變革利用率和更高的最終變革成果採用熟練度;變革管理主導了專案的投資回報率。
  • 效益觀點2: 規避成本-變革管理不善對專案和組織會產生巨大成本;變革管理是一種避免產生成本的戰術。
  • 效益觀點3: 減輕風險-如果變革管理不善,個人、專案和組織都將面臨風險;變革管理是緩解和降低風險的工具。
  • 效益觀點4: 實現收益的保-考慮專案的最終價值有多少取決於人們採用最終變革結果工作的程度;變革管理保障收益實現。
  • 效益觀點5: 實現目標的機率-數據顯示,實施有效變革管理的專案更有可能在預算內實現目標並按時完成;變革管理提高了達成目標的機率。

| 變革管理的成本

在專案上應用變革管理不是免費的。這需要時間、精力和資源的投入。根據2016年的變革管理最佳實踐,變革管理的主要成本組成包括:

  • 變革管理資源成本
  • 培訓費用
  • 溝通費用
  • 差旅費
  • 時間
  • 變革管理材料成本

 

除了經常出現的主要成本組成部分外,還可以有幾個次要成本:

  • 顧問費用
  • 基本開銷
  • 活動費用(研討會、小組會議、“午餐和學習”活動、路演和員工大會)
  • 鞏固和認可費用

為了“打破僵局”以獲取組織認同並投資在人員端方面的變革管理,變革管理的效益必須超越這些成本要素。

 

 

| 應用變革管理的好處

 

效益觀點1 – 三個人員端的投資報酬率(ROI)因素

變革首先發生在個人層面。Prosci變革管理模型的投資報酬率關注於人員方面的三個因素,這些因素將助於(或限制)變革為組織帶來的價值。您可以藉由以下的問題來評估專案:

  • 採用變革的速度 – 人們採用新流程或新行為的速度有多快?
  • 變革成果的最終利用率 – 有多少受影響的員工進行了改變 (有多少人沒有這樣做)?
  • 最終變革成果的熟練程度 – 員工遵循新流程或行為的效率如何?

這三個因素對於您的變革項目是獨特的,但是普遍都會影響專案的投資報酬率(ROI)。然而不幸的是,許多專案團隊並未將變革的人員端因素納入考量,或對其做出了隱含的假設。例如,支持大型IT實施並為用戶提供新界面的團隊可能會隱含和錯誤地假設所有用戶(100%最終利用率) 將在系統上線之日(極度熟練) 熟練地開始使用該系統 (高採用速度)。將這三個人員端的因素添加到案例和投資報酬率計算後,您就可以看出變革管理的重要性。這三個因素甚至可用於進行敏感度分析,用以產生人員端因素影響投資報酬率的實際數值(例如,採用速度超過六周而不是三週,而15%的用戶沒有採用該系統,則該專案的投資回報率實際上是X而不是Y)。人員端的三個投資回報率因素可以幫助您:

  1. 更清晰地定義員工個人因為專案或舉措啟動所需進行的改變
  2. 計算低採用速度、低最終利用率和低熟練程度所帶來的影響 – 並定位變革管理為具體交付業務成果的工具
  3. 增加在人員端變革方面有關的溝通討論和文件作業

 

效益觀點 2 -規避成本

如果在專案和組織層面上對變革的管理不善,就會招致大量的成本。我們接下來將會需要解決我們當時忽略,所額外延伸出來的人際問題的成本。在進行變革管理之前,組織首先也無法從專案中獲得所需的價值。變革管理是一種可應用於專案的有效的成本規避技術。

如果管理變革不善,將給組織帶來的成本包含:

  • 生產率驟降(持續且深遠)
  • 對客戶的影響
  • 對供應商的影響
  • 失去有價值的員工
  • 士氣下降
  • 工作質量下降
  • 阻力(包含主動和被動阻力)
  • 變革失敗的歷史
  • 壓力、混亂和疲勞
  • 變革飽和度

 

如果變革管理不善,延伸出來的專案成本會有:

  • 專案延誤
  • 錯過里程碑
  • 專案擱置
  • 資源未提供給專案團隊
  • 預算超支
  • 障礙在意料之外出現
  • 專案設計需要重工
  • 專案未能實現目標
  • 專案被完全放棄
  • 因為專案團隊的損失

 

未實施變革的成本

  • 費用未能減少
  • 無法達到預期效率
  • 營收未增加
  • 沒有獲得市場佔有率
  • 廢料沒有完全消除
  • 不符合法規,導致罰款/罰金等。

此外,當專案無法交付結果時,組織就會失去在專案中進行的投資。當變革管理得到有效應用時,可以避免產生這些成本或將其最小化。有些成本很難以被量化,例如士氣下降。但有些是可以非常紮實的被量化的。

 

效益觀點 3-減輕風險

與規避成本的觀點類似,另一種觀點是概述與人員端變革相關的專案和組織的潛在風險。專案風險管理是一門成熟的學科。如果您的組織已經對專案進行了廣泛的風險評估,請嘗試將“人員端風險 (people-side risk)”和其他風險(例如財務風險、技術風險、計劃風險和依賴風險)一起納入考量。 如果一個專案正在計劃,並且具有較高的“人員端風險”,那麼應用於變革管理的結構化方法將是正確的風險緩解技術。

 

效益觀點 4-實​​現收益的保障

對於組織中最重要、最具有策略意義的變革,大部分期望的變革價值與人們的工作方式緊密的綑綁在一起。應用結構化的變革管理方法就像針對專案的目的和目標拿到一個保障,這取決於員工的採用和使用率。用於彰顯變革管理價值與專案正在努力實現的整體價值息息相關。描述在專案章程、業務案例或專案計劃中的專案目標是一個很好的起點。對於每個目標,要問你自己:“想要實現這個目標取決於人們的工作方式不同嗎?”對於某些問題,答案可能是“否”。例如,一項新技術的維護合約成本較低。但是,許多目標將直接與人員端變革聯繫在一起。對於這些目標,您可以接著問以下的問題:“這些效益中有多少百分比是由於人們以變革最終成果的不同工作方式而產生的?”這些是您可以透過採用可靠的變革管理方法來“確保”的收益金額-以及不投資變革管理而使您損失的收益。

 

效益觀點 5-實現專案目標的機率

最後一個效益觀點是達到目標的機率。這與實施有效變革管理能夠提高交付預期結果的數據有著密不可分的關聯。「投入有效變革管理的專案」比「完全沒有採用管理變革的人方面的專案」擁有五到六倍的成功機率。下圖顯示了與達到或超過目標相關於變革管理的有效性。 來自2700多名變革從業人員的數據表明,實施“卓越”變革管理的專案,其實現目標的機率是實施“不良”變革管理專案的六倍-甚至使用“良好”變革管理的專案實現目標的可能性也高五倍。

 

| 總結

在討論變革管理的價值和重要性時,成本效益分析可以是一個強大的框架。這些效益不必按照順序使用。相反的,透過了解您的受眾並選擇效益觀點來討論將是最有效的方式。關注受眾的顧慮,並從上述的效益觀點選擇正確的組合,可以將變革管理為什麼會讓他們成功連結起來。根據您的受眾群體、組織型態和組織文化,您可以選擇最引人注目的效益觀點,並努力讓您的變革盡可能達到。成本效益分析中正確的效益可以“打破僵局”,以便於組織樂於投資變革管理。

 

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