Prosci 針對變革管理最佳實踐的研究已逾 25 年。在每一版的《變革管理最佳實踐》報告中，我們都會向研究參與者提出這樣一個問題：

“成功的變革管理項目，其最大的貢獻因素是什麼？”

研究參與者的回饋不僅具有高度的共通性，而且一致地指向了影響變革成效的 七個核心要素。這些正是全球數以千計的變革領導者提供給 Prosci 的變革管理最佳實踐。

互動式研究與數據

從第 12 版開始，Prosci 的《變革管理最佳實踐》研究報告透過互動功能為您提供更深層的洞察。您可以根據行業、組織規模和專案類型自訂數據，從而為您特定的變革專案提供支援。

此外，您還可以閱讀參與者的評論、進行資料交叉引用，並在多個領域自由探索資料。我們的目標是賦予您主動權，助您挖掘出對您及您的組織最為關鍵的變革管理見解。

接下來的討論僅是我們最新研究成果的一小部分範例。

7 大變革管理最佳實踐

• 動員積極且可見的執行發起人 (Mobilize active and visible executive sponsorship)
• 應用結構化的變革管理方法 (Apply a structured change management approach)
• 與第一線員工深度互動 (Engage with front-line employees)
• 進行頻繁且公開的溝通 (Communicate frequently and openly)
• 與專案管理深度整合與協作 (Engage and integrate with project management)
• 投入專門的變革管理資源 (Dedicate change management resources)
• 與職能經理互動並支持他們 (Engage with and support people managers)

確定這些成功變革因素的研究參與者均為經驗豐富的從業人員、專案負責人、主管和顧問。在第 12 版《變革管理最佳實踐》研究中，40% 的參與者擁有超過 9 年的變革管理經驗，而 9% 的參與者應用變革管理的時間少於 1 年。

自 1998 年以來，擁有一位能夠積極引導組織應對變革、並在整個變革生命週期中保持「可見度」的積極領導者，一直被視為成功的第一大貢獻因素。發起人的重要性被提及的頻率遠高於其他任何因素，且參與者一致使用「積極且可見」這個關鍵字來描述它。

「積極且可見」的贊助意味著發起人需要：

• 支持變革： 持續關注變革過程以及對變革管理的需求。
• 擁護變革： 在組織內部透過領導和激勵他人來推動變革。
• 做出決策： 針對變革做出高效率且有影響力的決策，包括協調組織內其他領導者的優先事項。
• 直接溝通： 與專案管理團隊和變革管理團隊保持直接溝通，並在變革期間保持平易近人。
• 影響同僚： 影響同級領導者以維持支持，並參與建構發起人聯盟。

研究中 48% 的參與者表示他們擁有高效或非常有效率的發起人。由於發起人的有效性與實現專案目標的可能性直接相關，這些組織通常擁有極高的變革成功率。

事實上，我們的研究顯示，發起人極其低效的專案實現目標的可能性僅為 27%，而發起人極其高效的專案這一比例則高達 79%——成功率提升了近三倍。

發起人有效性與目標達成率的相關性

一種有意識且明確的變革管理方法能為專案走上正軌提供必要的結構支持。它為具有意義的活動分配了充足的時間，並為在整個專案生命週期中識別和解決差距留出了空間。使用正式的方法還能使流程具備可重複性，從而在組織內的更多專案中一致地應用變革管理。

參與者在描述這最佳實踐時，提出的關鍵字包括：

• 既定的 (Established)
• 可自訂的 (Customizable)
• 可擴展的 (Scalable)
• 清晰且考慮周全的 (Clear and well thought out)
• 易於在多個變革專案中實施 (Easy to implement across multiple changes)
• 易於在專案的每個階段應用 (Easy to apply at every phase of the project)

研究顯示，不同組織使用結構化方法的方式各不相同。 69% 的組織使用變革管理方法論作為一般指導、活動清單、進度監測手段，或上述用途的組合。

研究再次揭示了應用結構化方法對成功的貢獻有多大。在應用了特定方法論的參與者中，59% 達到了良好或優秀的變革管理有效性水準；相較之下，在沒有採用結構化方法的參與者中，僅有 26% 達到了同等水準。

使用方法論對整體變革管理成效的影響

在第 12 版報告中，「與組織一線人員深度互動」上升了一位，成為提及率第三高的最佳實踐，而「頻繁且公開的溝通」則移至第四位。

我們應用變革管理的目的是幫助員工理解變革為何必要以及變革將如何影響他們，並賦予他們成功完成過渡的能力——從而為組織帶來成功的成果。鑑於這一目標，員工的參與和互動被列為成功的核心貢獻因素也就顯而易見了。

提升互動參與的策略包括：

• 強調「這對我有什麼好處？」 (WIIFM)： 明確變革對員工個人的價值。
• 辨識並與受影響群體建立聯繫： 深入了解受變革影響的部門或團隊。
• 確保受影響群體獲得適當程度的訓練： 提供必要的技能支援。
• 邀請員工參與方案設計與未來願景規劃： 讓員工參與解決方案的發展。

這些努力的目標是幫助員工展現參與變革的意願，並與變革領導者通力合作。

此外，與第一線員工進行鞏固（Reinforcement）和維持（Sustainment）活動是變革管理過程中至關重要的一步。然而，那些變革過於飽和的組織往往忽略這些活動，錯誤地認為變革在「上線（Go-live）」那一刻就已完成。

對鞏固和維持活動處理不當會對變革成果產生負面影響。數據顯示，那些為鞏固活動（包括與受影響員工互動）分配資源的參與者，比那些未分配資源的參與者更有可能實現專案目標。

為鞏固與維持分配資源對目標達成率的影響

變革管理從業人員經常需要應對一種誤解，即認為變革管理「只是溝通」。儘管變革管理的內容遠不止於此，但有效的溝通確實是成功領導變革的關鍵。除了頻率之外，參與者還指出了以下對成功至關重要的因素：

• 節奏 (Cadence)
• 一致性 (Consistency)
• 透明度 (Transparency)
• 多角化的溝通管道 (Multiple communications channels)
• 首選發送者 (Preferred senders)

值得注意的是，58% 的員工希望直接從他們的主管那裡獲知變革對個人的影響。而對於變革的業務理由（背後的商業邏輯），大多數人希望從 CEO 那裡聽取。不過，在第 12 版研究中，也有相當一部分參與者提到其他高階主管、高階經理人和部門主管也是組織層面訊息的首選發送者。

此外，參與者也確定了需要溝通的重要主題，例如：變革發生的原因、期望目標、長期規劃願景、變革將如何影響員工以及核心業務驅動因素。

訊息的首選發送者

Prosci 的研究強調了將變革管理工作與專案管理活動結合這一最佳實踐。這兩門互補的專業在專案的整個生命週期中自然交匯，能夠實現統一的價值主張，並帶來更成功的變革。

在我們的研究中，近四分之三的受訪者在某種程度上整合了專案管理和變革管理工作。整合的維度包括人員、流程、方法論、結果與成效、工具及其他領域，其中人員是最常見的維度，佔比高達 86%。

整合的具體範例包括：

• 將變革管理活動加入專案計畫中
• 與專案團隊進行協作
• 使變革計劃及其時間節點與專案計劃保持一致
• 合併或指派職責與角色
• 為專案團隊提供變革管理培訓

越來越多的組織意識到了整合專案管理與變革管理的價值。研究參與者表明，與未進行整合的組織相比，將這兩門專業結合在一起的組織更有可能達成甚至超越計畫目標。

達成或超越專案目標的受訪者百分比

您的專案需要專門的資源和資金來完成變革管理工作。投入專門的變革管理資源和資金意味著可以獲得：

• 充足的資金和資源
• 擁有變革管理經驗的專職人員
• 由靈活、有抱負、果斷且具備協作精神的成員組成的變革團隊或社群

正如一位研究參與者所言：「如果這不屬於某人的職責，那麼它就不是任何人的職責。」要實現變革管理的效益，必須有人為此負責，並擁有適量的資金支持。

數據揭示了擁有專門資源（專人）與整體變革管理成效之間存在積極且顯著的相關性。擁有專門資源的參與者，其變革管理有效性達到「良好」或「優秀」水準的可能性，明顯高於那些沒有專門資源的參與者。

充足的資源與變革管理成效之間的關係

在變革時期，職能經理人（People Managers）能夠成為變革從業人員最強大的盟友，因為他們最接近受變革影響的員工。研究參與者將此核心貢獻因素解釋為：

• 強調溝通： 專注於溝通變革內容以及職能經理在變革中所扮演的角色。
• 開展互動： 舉行一對一會談、團隊會議和共識對齊會議。
• 專注於認知建立： 包括變革將如何影響他們、變革的商業理由，以及對變革管理的需求。
• 提供支援工具： 提供能幫助職能經理人理解並因應變革的資料、工具和支援。
• 全週期參與： 在變革初期及整個專案生命週期中，吸引並邀請職能經理積極參與。

研究指出，中階管理人員是最容易產生抵觸情緒的群體，43% 的參與者持此觀點。往屆研究表明，透過在變革計畫中充分考慮並解決該群體的需求，大部分抵觸情緒是可以緩解的。

最易產生阻力的群體

《變革管理最佳實踐》互動數據

在過去的 25 年裡，Prosci 已發布了 12 版《變革管理最佳實踐》報告，匯集了來自 101 個國家、38 個行業的 10,800 多名變革管理專業人士的研究回饋。您可以利用 Research Hub 中的最佳實踐和互動數據來：

• 從最核心的概念出發開啟您的變革管理工作。
• 對照匯總數據評估您目前的方法。
• 靈活調整方案： 透過了解特定產業、地區、組織營收規模及人口統計特徵下的有效實務。
• 有意識地將最佳實踐融入您的日常工作中。
• 提升組織的變革管理成熟度。

隨著變革管理作為一門關鍵學科的勢頭日益增強，全球各地的組織都在採用「以人為本」的方法來促進成功的轉型。透過融入這些最佳實踐，您和您的組織可以與這門專業共同進化和成長，從變革中獲得更大的成功。

原文來自：Best Practice in Change Management – Prosci : Tim Creasey

更新日期： 2025/10/30