大多數 （81%） 的企業領導者認為，投資數位化轉型是企業成功的必要條件。對於其中 43% 的企業來說，轉型的核心是實現內部流程的自動化和現代化。

其中許多流程直接涉及 HR，因此正確管理的 HR 數位化轉型有可能對組織及其人員產生重大影響。

隨著越來越多的公司尋求提升其 HR 流程，HR 領導者和員工必須能夠適應變革。這種持續的變革狀態可能具有挑戰性。數位化轉型變革管理可以幫助緩解焦慮並防止對變革的抵制。

本文介紹了數位化 HR 轉型的關鍵方面、優勢和挑戰。然後，我們看看變革管理如何緩解大部分挑戰並導致成功的轉型。

什麼是 HR 數位化轉型？

HR 數位化轉型是採用最新數位技術重新設計和優化人力資源 （HR） 職能、流程和戰略的過程。它專注於整合高級工具和系統，以自動執行日常任務、改進決策並增強員工體驗。

大多數企業領導者都認為數位化轉型至關重要。在 HR 領域，它將人力資源運營與更廣泛的組織目標（敏捷性、效率和創新）保持一致。數位化 HR 轉型是指重新構想 HR 如何為組織及其員工創造價值。成功的轉型使企業能夠更快地回應員工需求，吸引頂尖人才並保持競爭優勢。

由於大多數 HR 變革都會影響組織的其他部分，因此必須仔細管理這些變革。結構化的變革管理方法可以指導 HR 轉型流程，並提高變革成功的可能性。

變革管理側重于變革的人員方面，以實現預期的結果。對於數位化轉型工作，變革管理提供了一種詳細的方法，可將個人、團隊和組織平穩過渡到現代的技術驅動型 HR 系統。

我們的研究表明，擁有出色變革管理的舉措實現其目標的可能性要高出 7 倍。

變革管理有效性與實現目標的相關性

人力資源數位化轉型的類型

要有效地管理 HR 數位化轉型，需要對每種類型及其獨特挑戰有深入的瞭解。無論是採用數位工具、優化流程、增強員工體驗還是培養適應性，每項轉型計畫都存在獨特的障礙和機遇。要成功駕馭這些目標，需要制定量身定制的變革管理策略，以滿足每種轉型類型的特定需求和動態。

四種最常見的 HR 數位化轉型類型是：

• 採用數位工具 – 實施人力資源管理系統 （HRMS） 和基於雲的解決方案可以徹底改變招聘、入職和工資單等人力資源職能。管理這種轉型包括確保與現有系統的無縫集成，培訓員工使用新工具，同時防止和解決對變革的任何阻力。
• 流程優化 – 自動化重複性任務以消除手動、耗時的流程是簡化作的關鍵。這種轉型提高了效率，使 HR 專業人員能夠專注於戰略計畫。有效的管理需要仔細的流程映射，並在員工過渡到新的工作流程時為他們提供支援。
• 改善員工體驗 – 通過使用者友好的軟體來執行獲取福利和管理排程等任務，從而增強員工體驗，從而提高敬業度。善解人意的方法可幫助您瞭解員工的需求，同時持續的回饋迴圈可以改善用戶體驗。
• 培養適應性 – 隨著企業的發展，必須將 HR 系統數位化以使其更具可擴展性。這支持以最小的干擾進行轉型，並確保 HR 能夠跟上組織變革的步伐。管理這種轉型涉及戰略規劃，以使數字能力與業務增長保持一致。

當您考慮在組織內開展數位化 HR 轉型時，瞭解這些舉措可能帶來的潛在好處至關重要。通過提高效率、增強員工體驗和支持戰略增長，數位化轉型可以顯著影響組織的成功。

HR 數位化轉型的優勢

以正確的變革管理方法和最佳實踐為後盾，執行良好的數位化 HR 轉型計畫可以：

1.提高效率

數位平臺通過自動化優化管理任務和人力資源功能，例如招聘和績效管理。這樣可以節省時間、減少錯誤並提高整體生產力。例如，人工智慧驅動的求職者跟蹤系統 （ATS） 可以快速自動篩選求職者，以找到最佳求職者並加快招聘流程。

2.更好的員工體驗

數位化轉型使 HR 團隊能夠為員工提供易於使用的軟體，以完成日常任務，例如申請休假或訪問學習資源材料。當員工可以獨立處理這些任務時，它會建立自主性並縮短請求的回應時間。

3.實現資料驅動的決策

數位工具收集和分析大量 HR 資料，為員工趨勢、績效指標和員工滿意度提供有價值的見解。這些資料可説明 HR 領導者做出明智的決策，從而推動組織發展。例如，預測分析可以改善人才管理。

4.提高靈活性

數字解決方案是可擴展的。因此，當您的組織發展壯大時，滿足諸如整合遠端團隊或管理國際勞動力等需求會變得更加容易。您還可以擴展基於雲的 HR 平臺和工作流程，而無需大量基礎設施投資。

5.增強合規性和安全性

數位平臺可以自動保存記錄和報告。它們還具有安全功能來保護機密的員工資料。這些功能使遵守最新的勞動法律和法規變得更加容易。

6.增加成本節約

數位 HR 工具減少了文書工作，加快了流程並改善了勞動力管理，從而節省了大量長期成本。他們還節省了與修復多個 HR 職能部門的手動錯誤相關的費用。

7.改善客戶體驗

改善客戶體驗和參與度是 2024 年數位化轉型的首要目標，35% 的公司旨在實現這一目標。滿意和敬業的員工直接影響客戶服務。通過升級 HR 流程，企業可以培養積極進取的員工，提供卓越的客戶體驗。

HR 數位化轉型可提高效率、增強員工能力並實現資料驅動的洞察，同時增強靈活性、合規性和成本管理。通過投資於這些變革，組織可以支援其員工隊伍並產生連鎖反應，從而提升客戶體驗。

數位化 HR 轉型的挑戰

踏上數位化 HR 轉型之旅會帶來一系列挑戰。如果您不通過戰略規劃和有效的變革管理來解決這些障礙，這些障礙可能會限制進展。通過識別這些挑戰並做好準備，您可以降低風險並為成功轉型鋪平道路。

1.與業務目標不一致

HR 數位化轉型戰略缺乏明確的目標會導致工作不一致、資源浪費以及無法取得有意義的成果。人力資源計畫必須以明確的目標、清晰的溝通、細緻的規劃和領導層的積極參與為基礎，以確保與更廣泛的業務目標保持一致。

2.抗拒變革

員工和 HR 專業人員可能會抵制採用新技術。抵制的主要原因是缺乏對變革原因的認識。這通常是由於關於變革細節和員工在其成功中所扮演的角色的溝通不足造成的。

通過主動吸引員工並提供全面的資訊，組織可以防止阻力並為變革營造更具支持性的環境。由於全球只有 23% 的員工感到參與其中，因此溝通、培訓和回饋的變革管理策略對於防止阻力並保持員工的參與度至關重要。

3.技能差距

人力資源團隊在獲得有效利用高級數位工具所需的技術技能方面可能面臨挑戰。為了解決這個問題，組織應該專注於創建支援性的技能提升計畫、聘請專家和實施持續的培訓計畫。這些努力有助於彌合技能差距，並確保技術採用過程順利成功。

4.複雜的整合問題

將新的數位 HR 工具與舊系統整合的複雜性不容低估。轉型團隊必須與 IT 部門密切合作，進行全面的系統審計，選擇相容的工具，並有效地解決相容性和資料流程挑戰。

5.實施成本

HR 技術（軟體、培訓和基礎設施升級）需要大量的前期投資，需要一種戰略方法來確保積極的 ROI（投資回報率）。強大的 ROI 計畫可説明組織平衡新技術的成本與可衡量的投資回報 （ROI） 需求。選擇具有成本效益的選項（例如具有訂閱定價的 SaaS 模型）可以減輕高昂的前期成本和長期承諾的負擔。使用結構化變革框架還可以通過支持採用和轉型的人為因素來降低實施成本。

6.資料安全和隱私

必須保護包含敏感員工資料的數位系統免受資料洩露、未經授權的訪問和不遵守資料保護法規的風險。組織必須實施網路安全措施，例如加密和多因素身份驗證，並定期更新安全協定以防止資料洩露。

7.持續適應

數位化轉型是一個持續的旅程，需要不斷更新以適應不斷發展的技術和業務需求。培養適應性文化、警惕的趨勢監測和戰略改進對於保持進步至關重要。

使用結構化方法應對這些挑戰可以減少數位化 HR 轉型的障礙。組織可以通過將流程分解為可管理的階段來系統地確保更平穩的過渡。

HR 數位化轉型的各個階段

儘管 HR 數位化轉型沒有具體的流程，但組織在實施新工具和系統時通常會經歷六個階段：

1.一切照舊

在這個階段，人力資源團隊嚴重依賴傳統的手動流程，並且很少使用數位工具。他們繼續使用當前的工具，而領導者沒有意識到變革的必要性。即使他們使用數字解決方案，他們也沒有標準化，僅限於基本任務。

HR 部門難以應對效率低下和流程緩慢的問題，因此無法快速回應不斷變化的組織需求。這使得留住頂尖人才或獲得競爭優勢變得更加困難。

2.現在和活動

在這個階段，人力資源專業人員開始嘗試使用數字工具和解決方案來改進特定功能。各個團隊可能會試用新技術，但還沒有一個有凝聚力的戰略。

隨著這些分散的實驗產生見解和好處，HR 專業人員和組織領導者開始合作，為重新設計 HR 流程制定共同的願景和目標。

3.正式化

該組織認識到需要一個有凝聚力的戰略來正式集成數字 HR 工具。在執行領導層的支持下，團隊專注于分配資源和預算以擴展數位化計畫。

此階段還包括購買或構建軟體解決方案以替換當前系統，並確定是否需要變革專家的外部支持。

在此階段，該團隊創建框架來標準化新流程並衡量數位採用的影響。

4.戰略

數位化轉型成為 HR 的戰略重點。在此階段，團隊專注於使數位化 HR 轉型與業務目標保持一致。他們使用資料驅動的洞察進行勞動力規劃、人才管理和決策。

組織優先考慮跨職能協作，以確保新技術支援更廣泛的組織需求。人力資源團隊成員現在接受培訓以發展所需的技能，並在需要時招聘新的人才。

5.融合

HR 轉型已完全集成到組織更廣泛的數位化戰略中。專門的數位化轉型團隊或變革團隊負責監督數位化 HR 生態系統，確保與業務發展、組織文化和目標保持一致。

目標是創建一個所有利益相關者都可以輕鬆訪問的 HR 工具的集成生態系統。轉型團隊還收集員工回饋，以評估和改進關鍵領域。

6.創新和適應性

在最後階段，數位化轉型成為組織中的一個持續過程。HR 是一項數位化和敏捷的職能部門，它利用了 AI、機器學習和預測分析等先進技術。

變革團隊專注于創造一種持續改進和創新的文化，以跟上新興技術並保持適應性。

使用統一方法

為了完成 HR 數位化轉型的各個階段，組織需要一種將專案管理和變革管理相結合的統一方法，以努力實現組織成果。

專案管理部門設計並提供技術人力資源解決方案，而變革管理則解決變革中的人員問題，確保員工在過渡期間做好準備、配備和支持。

Prosci 統一價值主張

變革管理如何指導 HR 數位化轉型

要使 HR 數位化轉型有效，您需要為 HR 和其他部門的每位員工做好準備和支援，以便他們能夠採用新的軟體、系統和流程。這就是數位化轉型變革管理的作用。以下是它的説明方式：

1.建立清晰的願景和戰略

人力資源數位化轉型專案需要明確的目標和明確的策略，以便在過渡期間為員工提供方向。您的目標可能是提高招聘效率、提高員工敬業度或支援遠端工作。

要確定目標並創建數位化轉型戰略，您可以從 Prosci 變革三角形 （PCT） 模式l 開始。該模型突出了成功變革的四個相互關聯的要素——成功、領導力/發起、專案管理和變革管理。

Prosci 變革三角形 （PCT） 模型

Success 涵蓋更改的原因、目標以及它為組織提供的好處。作為變革專業人士，您需要與領導者和關鍵利益相關者合作，形成一個共同的成功定義，使變革目標與業務目標保持一致。

您可以使用這個共同的成功定義來創建更具體和可衡量的目標。它也是您的數位化 HR 轉型戰略的基礎。為了支援此策略的執行，您可以制定變革管理計畫來解決溝通、培訓和發起人等關鍵領域。

2.吸引利益相關者和領導者

確定將受到 HR 轉型影響的人員，包括 HR 團隊、員工、領導層和外部供應商。讓這些利益相關者儘早參與過渡，並與他們合作確定變革影響。

通過讓利益相關者參與規劃和決策來與他們互動，並利用他們的回饋來告知您的變革策略。向每個受影響的群體展示轉型成功後他們將享受的好處（“對我有什麼好處？

請記住，積極和可見的發起人對於變革的成功至關重要。變革管理團隊應確定將帶頭和授權該計畫的數位化轉型領導者。該領導者是主要發起人，需要其他發起人（例如業務領導者和經理）的支持，以宣導變革並在過渡期間指導員工。

3.有效溝通

HR 轉型需要透明且一致的溝通，以保持員工的知情和參與度。作為變革專業人士，您必須強調變革對每個員工群體的好處，以建立積極性。

變革管理策略可以幫助您制定和實施涵蓋有效溝通關鍵領域的溝通計畫。這可以幫助您通過來自正確寄件者的最佳管道以理想的頻率向不同的受影響個人群體發送有針對性的消息。

例如，我們的研究強調，大多數員工更喜歡從高管和高級領導那裡接收有關轉型的組織資訊。因此，從業者可以定制他們的溝通策略以匹配這些偏好並更加有效。

消息的首選發送者

您的溝通計畫還必須指導首選寄件者如何回答員工的擔憂，並在整個項目生命週期中不斷強化關鍵資訊。

4.防止對變革的抵制

人力資源團隊成員和經理的抵制是對數位化轉型的自然反應。

人們抵制變革主要是因為他們缺乏對變革背後原因的認識，而管理者之所以抗拒變革，主要是因為文化問題、認知差和缺乏支持。

為了防止阻力而不是解決實施過程中出現的問題，您需要一種主動的阻力預防方法。它更省時，更具成本效益，並增加了項目成功的機會。

Prosci ADKAR^® 模型可以幫助您將阻力預防納入您的變革管理計畫。它由五個要素組成——認知、渴望、知識、能力和鞏固——每個人都必須達到這些要素才能成功採用變革。

Prosci ADKAR 模型

我們的 ADKAR 模型可以使用 ADKAR 評估和 ADKAR 藍圖等工具幫助診斷變革的障礙。它可以幫助您主動解決這些障礙，以便員工能夠順利過渡到新的 HR 技術和政策。

5.培訓和技能發展

ADKAR 評估還可用於在實施之前和實施期間確定技能差距。變革實踐者使用這些資訊以及來自員工群體的調查和回饋來瞭解他們當前的技能水準和發展領域。

為了彌合這一差距，讓員工瞭解在變革期間該做什麼，以及支持過渡所需的技能和行為。這減輕了員工在 HR 轉型期間的擔憂，並為他們獲得必要的技能做好準備。

在 ADKAR 模型中，一旦員工知道如何變革，他們就必須學習如何使用新的 HR 技術和其他相關技能。Ability 元素涵蓋了這一點。

提高能力的策略包括績效監控、動手實踐、輔導和訪問專家資源，例如 Prosci 知識中心。

6.監控和回饋

在應用像 Prosci 方法這樣詳細的變革管理方法時，成功的一個關鍵因素是定期績效跟蹤，以確保變革保持在正軌上。

變革實踐者可以根據啟動前設定的目標定義指標和關鍵績效指標 （KPI）。這些 KPI 還必須從三個績效級別衡量數位化 HR 轉型項目的有效性：

• 組織績效 – 該計畫是否達到了預期？
• 個人績效 – 受影響的個人如何有效地採用和使用變革？
• 變革管理績效 – 我們“做”變革管理的情況如何？

除了跟蹤進度的特定指標外，數位化轉型團隊還可以使用 PCT 評估等工具來衡量整個人力資源變革期間的項目健康狀況。

7.維持變革

當 HR 團隊發展時，團隊成員和領導者傾向于在初始實施後跳到下一個變革。例如，當安裝新軟體以改善工資單時，立即進行項目以提升招聘水準可能很誘人。

但是，在實施後立即繼續前進無法保持從積極結果中獲得的勢頭，甚至可能導致更多的工作來修復錯誤並防止員工恢復到舊的工作習慣。如果變革得不到持續，就無法完全實現轉型的目標。

鞏固對於確保參與 HR 的每個人都長期採用轉型至關重要，這樣新系統的好處才能持續。事實上，我們的研究發現，在計畫加固或維持活動的參與者中，有 81% 達到或超過了專案目標。

鞏固規劃對專案成功的影響

在進行數位化 HR 轉型時，平衡優勢和挑戰非常重要。通過使用結構化的變革管理方法，您可以克服障礙，並在 HR 運營中充分發揮數位解決方案的潛力。

通過變革管理增強您的 HR 數位化轉型戰略

HR 數位化轉型可推動增長、激發創新並提升組織的影響力。它將 HR 重塑為一個敏捷、高效且以人為本的職能部門，為應對未來的挑戰做好充分準備。

所有這些好處的關鍵是變革管理。它解決了人類行為和組織動態的複雜性，以便您可以順利過渡您的 HR 組織。借助行之有效的變革策略，您的團隊可以釋放轉型的全部潛力，將可能性轉化為可衡量的成功。