醫療保健 IT 中變革管理的最佳實踐 - Prosci變革管理

醫療保健 IT 中變革管理的最佳實踐

醫療保健 IT 中的有效變革管理是實施新技術和系統以改善服務、改善患者治療效果和減少員工工作量的關鍵。但是,面對潛在的變革疲勞和對變革的抵觸,您如何才能成功地引入新的變革呢?

作為變革管理專家,我們瞭解變革的來龍去脈以及如何成功應用它。繼續閱讀以瞭解變革管理在醫療保健 IT 中的重要性、其挑戰以及成功變革計畫的最佳實踐。

什麼是醫療保健 IT 中的變革管理?

醫療保健領域的變革管理IT 用於從當前系統和流程過渡到新系統和流程。確定哪些流程將及早受到影響,使組織能夠為即將到來的技術轉變做好準備。

醫療保健 IT 中變革管理的常見示例包括電子健康記錄 (EHR) 系統、遠端醫療服務和其他 IT 軟體升級。

成功的技術變革需要一種全面的方法,該方法考慮了流程變革、業務目標、風險評估和有效的變革管理實踐。通過協調這些要素並從一開始就讓關鍵利益相關者參與進來,企業可以提高在醫療保健領域成功採用 IT 的可能性。

在實施任何軟體升級或安裝之前,評估對現有工作流程和流程的影響至關重要。識別潛在的中斷並規劃緩解策略將減少對日常運營的影響。

在醫療保健中實施 EHR 時,提供有效的溝通、培訓和指導也可以讓人們為接受變革做好準備,同時使流程更加順暢。

同樣,引入遠端醫療服務需要教育患者和醫療保健提供者瞭解該技術的好處和正確使用。這可能涉及創建教育材料、舉辦網路研討會或提供一對一培訓。

醫療保健 IT 中變革管理的挑戰

在嘗試管理醫療保健 IT 的變革時,會出現一些挑戰。這些包括:

抵制變革

醫療保健 IT 對變革的抵制可能源於當前系統的舒適性。還有對未知的恐懼和對以前失敗的變革倡議的懷疑。這導致了抵制變革的組織文化,使得在醫療保健團隊中難以有效地實施變革計畫。

缺乏高管支持

醫療保健 IT 變革管理中的一個常見挑戰是缺乏高管支持。高管通常需要充分瞭解他們在這些工作中的關鍵作用。這種缺乏理解會導致不一致的溝通和參與,從而削弱整體變革工作,並在實施變革後減少支持。

作為發起人,高管在支持變革方面發揮著至關重要的作用。他們分配必要的資源,消除障礙,並鼓勵員工承諾,這對於是人們能夠採用新技術至關重要。

如果沒有強大的高管支援,組織將更難駕馭這些變革並推動成功。

缺乏溝通

當沒有足夠的溝通來說明為什麼需要變革和變革的重要性時,成功實施變革計畫就會變得更加困難。

為避免混淆和錯位,溝通必須透明、清晰和一致。每個醫療保健組織都有自己的文化細微差別,在溝通時考慮這些將有助於整個組織更好地理解和接受這些變革。

缺乏知識

根據研究,當員工擁有實施計畫時,變革成功率會提高 24%。如果沒有足夠的知識,員工就無法充分參與應用這些變革。在我們的 Prosci ADKAR® 模型中,“知識”階段(如下所述)涉及為個人提供理解變革所需的資訊,並教育他們瞭解變革背後的原因、期望的結果以及他們的角色和責任可能受到的影響。

IT 醫療保健團隊需要對變革管理原則有深入的瞭解,以便利益相關者能夠推動變革。

醫療保健 IT 變革管理的 5 大策略

變革管理策略對於駕馭在醫療保健領域實施技術進步的複雜性非常重要。通過解決變革中的人方面問題,變革管理策略可確保醫護人員能夠充分利用 IT 解決方案。

醫療保健 IT 實施可能會破壞現有的工作流程和流程,並可能因此影響患者護理。

例如,醫療保健專業人員在面對日常工作的變革時經常表現出抵抗行為。成功的變革管理策略通過讓醫護人員為變革做好準備、提供支持和指導、解決阻力的根本原因以及出現的其他問題來解決這種風險。

由於醫療保健行業受到高度監管,因此變革管理還可以確保 IT 實施滿足要求,以避免因不合規而受到處罰。

醫療保健 IT 的有效變革管理策略因機構和變革而異。以下是醫療保健環境中通常部署的五種策略:

1.使用發起

發起人應提供積極且可見的發起,建立發起人聯盟,並直接與員工就變革的重要性進行溝通。在整個變革過程中,定期評估發起人的承諾和參與度至關重要。

發起人的可見承諾加強了變革的重要性,增強了利益相關者的信心,並有助於駕馭組織變革,推動變革朝著預期的結果發展。

主要發起人還為變革提供可信度,授權必要的資源,並參與面向員工的活動。通過將 IT 變革與組織目標和患者護理目標保持一致,確保醫療保健專業人員得到支援並瞭解變革,從而獲得醫療保健領導者的支持。

在 Prosci 研究中,積極和可見的發起一直被引用為成功變革計畫的主要貢獻者。相反,缺乏高管支持和發起往往是一個主要障礙。

明確發起人的角色並為他們提供必要的支持和資源,使變革管理過程更加順暢。促進資源配置和利益相關者參與等活動也使醫療保健領域的實施變得更加容易。

2.溝通

溝通不暢會導致醫護人員缺乏方向,並使組織難以對變革持開放態度。

員工更喜歡從高級領導那裡聽到與業務相關的消息,以及從他們的直屬上司那裡聽到關於這些變革將如何影響他們的個性化消息。有效的溝通計畫可確保適當的寄件者傳遞消息以最大限度地發揮其影響。

當受影響的人沒有從變革中看到太多或任何個人利益時,他們可能會遇到採用變革的障礙。

溝通計畫應反映對個人如何體驗變革的理解。專案團隊需要瞭解 Prosci ADKAR 模型,該模型描述了成功變革的構建塊。使用 ADKAR 可幫助您識別過渡中的障礙點並幫助人們度過這些障礙。

我們的 Prosci ADKAR 模型

溝通計畫應解決當前和未來的狀態,以便員工瞭解變革的基本原理和方向。為了使變革溝通有效,它應該針對特定的受眾並解決他們的問題和疑慮。

清晰的溝通計畫使您能夠圍繞變革計畫分享一致的消息。這種一致性有助於提高員工敬業度,因為受影響的人將清楚地瞭解變革、變革對他們意味著什麼,以及他們可以做些什麼來應對變革。

3.與利益相關者互動

僅基於高級知識制定的變革舉措不會考慮到醫護人員日常工作經驗的細微差別。這種知識的缺乏將成為變革實施的障礙,並降低變革管理成功的可能性。

讓利益相關者儘早參與變革過程,以闡明期望、角色和好處。利益干係人可以包括醫療保健專業人員、IT 人員、管理員以及受變革影響的醫療保健一線人員。

根據研究,27% 的員工發現他們的雇主很少或從未要求對 Covid-19 大流行期間實施的變革提供回饋。缺乏與員工的互動使得成功管理變革計畫變得更加困難。

構建變革推動者網路是將利益相關者與變革團隊聯繫起來並促進雙向溝通的有效方式。

評估當前的臨床工作流程以瞭解流程可以在哪些方面進行改進以適應新的變革也很重要。一線工作人員可以很好地提供這方面的意見。與利益相關者協作和共同創建解決方案對於滿足他們的需求和推動參與非常重要。

4.提供培訓

成功實施醫療保健 IT 變革並讓員工參與進來包括全面的培訓和持續的支持。

  • 量身定制的培訓 提供專為受 IT 變革影響的不同角色設計的會話。功能培訓可以積累知識,為醫療保健專業人員在工作中使用該技術做好準備。
  • 持續支援 為服務台、職能經理和超級使用者配備設備,以培養他們所需的技能,説明人們採用新系統並順利過渡。
  • 動手實踐 為醫療保健專業人員創造在模擬環境中使用新 IT 系統的機會。這些互動式會議有助於在系統上線之前識別潛在挑戰,並建立使用該技術的信心。
  • 點對點學習 鼓勵有經驗的員工在過渡期間指導他們的同事。這為分享技巧、最佳實踐和經驗創造了一個支持性空間。
  • 測量和調整 持續衡量培訓的有效性,並根據回饋和績效指標調整計畫。這確保了持續改進和相關性。

通過提供量身定制的培訓、持續支持、動手實踐和同行指導,組織可以確保醫療保健專業人員為新的 IT變革做好充分準備。

5.監控和衡量變革

監控和衡量進度對於任何醫療保健 IT 變革都至關重要。在整個變革生命週期(包括維護)中,我們建議跟蹤採用、利用率和熟練程度。

您可以使用回饋機制(例如調查和焦點小組)來收集見解並確定需要改進的領域。使用此回饋就 IT 系統、支援資源或培訓計畫的更改做出資料驅動的決策。

建立與醫療保健 IT 變革相關的 KPI,例如提高患者滿意度分數、減少文檔錯誤或提高工作流程效率。密切監控這些 KPI 以瞭解變革對流程的影響,並確定需要進一步優化的領域。

跟蹤新 IT 變革的變革採用級別和使用模式。確定變革不起作用的任何區域或異常值,以便您可以主動解決障礙。

慶祝短期勝利和里程碑,以保持勢頭並展示變革的好處。分享成功案例和案例研究,突出變革對患者治療效果、效率或員工滿意度的積極影響。

變革管理如何改進醫療保健 IT

醫療保健 IT 中的有效變革管理支持採用創新解決方案,從而增強患者護理、提高員工效率並遵守不斷變革的法規。我們完善的策略通過解決對變革的抵制和溝通差距等挑戰來促進積極主動的變革文化。

在 Prosci,我們授權發起人支援計畫,同時為團隊提供在持續變革中取得成功的技能。無論您需要培訓、輔導還是實施支援,我們都會隨時為您提供説明。我們靈活、可擴展的解決方案可幫助您在醫療保健 IT 進步方面取得成功,同時幫助您在變革中變得更強大。