Preaload Image

面對模糊不清的變革時,該從何處著手管理變革?

及早因應變革是好事。事實上,Prosci 研究顯示組織越早採用變革管理與專案達到預期結果有高度關聯性。儘管及早開始管理變革會因面對的變革方向、細節不明確或變化仍在醞釀而讓規畫非常挑戰性,但是等待好時機的後果是難以想像的。不要因為這個進退兩難的處境讓自己困住。你可以在初期 (或甚至資訊不完整情況下) 就著手管理變革時附加價值。

太晚開始管理變革會有代價

因為變革資訊極度不明確,多數人的做法是等收集完所需資訊後再行動,認為這樣做可以避免重工、降低成本並讓員工更清楚自己面對的狀況。但等到專案週期後期才實施變革管理行動計畫會延伸出新問題,非但破壞專案成果還會使整體投入變革管理的成效打折扣。

 

幸運的是,Prosci 研究結果提供非常有幫助的指引,讓你能夠在變革資訊不完情況下,仍得以快速應用並推動變革專案計畫進行。

可以採取什麼行動因應變革專案初期存在的資訊不完整 ?

在缺乏可行解決方案和設計時,實際能採取什麼舉措讓變革專案得以推行並讓人員向期望的新方向前進? 2011 年,參與 Prosci 變革管理最佳實踐標竿研究的變革從業人員,分享幾個有幫助的方法。而這些方法至今日仍適用且被認為能應用於任何時代背景。

主要建議的活動計畫包含:

1. 建立溝通計畫以便於描繪出變革願景和期望成果

2. 分析組織氛圍及對變革的反應態度,同時歸納出潛在風險和可能的阻力範圍

透過有系統且可衡量的評估方法來分析組織氛圍以及對變革的反應態度。常見的衡量指標包括衝擊範圍分析、變革準備度分析、組織文化分析以及變革飽和度分析。辨識出組織及該專案常見和過去曾出現過的風險、界定出阻力範圍以及痛點。

3. 辨別出利害關係人並讓他們參與解決方案設計討論

根據受變革計劃影響大小,來完成利害關係人分析,並辨別和分類利害關係人屬性。讓利害關係人和變革的最終用戶參與解決方案設計討論,鼓勵他們參與變革計劃。

4. 發展出一個彈性且高水準的變革管理計畫,內容包含關鍵交付和所需資源

創建高水平變革管理計畫,從變革管理功能、時間點和需求資源識別出交付成果。設計方案應該兼具彈性、容許調整空間的特性,方得隨時依據環境新資訊或新洞見進行必要調整。

5. 協調變革管理和專案管理計畫

在專案初期,就將變革管理行動納入專案管理計畫中,以彰顯變革管理的價值。在一項專案上應用變革管理,並完成關於成功變革管理的有形的利益、投資回報 (ROI)、相關統計資料的建檔。有邏輯地將變革管理活動關聯到專案計畫和專案時程的交付成果。

6. 識別變革贊助人並爭取對變革的支持

在專案初期,識別出變革贊助人,以辨別和彌補領導階層往後可能出現的阻力。建立清楚且連貫的指引方針,協助變革贊助人清楚了解專案最終的目標和時間線。

7. 指派並教育變革管理團隊

指派變革團隊的成員,並根據挑選出的專案進行變革管理方法論教育訓練。變革管理團隊應該建立基礎流程的認識,能夠解釋出利害關係群體在變革中的角色和方法論的步驟。

不確定時期的資訊透明度

在加入 Prosci 之前,我在大型醫療保健組織從事8年領導變革管理實踐。在培訓、輔導和支援過無數非常聰明的變革從業人員後,我深刻體會到在資訊不完全情況下,仍要擬定變革管理計畫的壓力有多大。這些年來,我比其他相關領域的研究者還頻繁地分享這方面的想法。未來將繼續幫助更多的從業人員在變革期間和不確定環境下更好地進行準備和支援。希望這些可以幫助到你。


Lisa Kempton

Lisa Kempton 是 Prosci 高級開發合作夥伴,20 多年來她持續幫助組織卓越地變革。 她與 Tim Creasey 合作建立和改進著名的 Prosci 變革計分卡,Prosci 變革計分卡是一種基於研究的整體性工具,旨在為變革管理流程帶來清晰地、一致地和可信的訊息。 Lisa 曾在醫療保健、保險、IT 和公用事業行業從事資深顧問和變革領導者,領導大規模戰略性轉型、建立變革管理實踐和基礎架構、設計組織有效性的解決方案等。

 

 

翻譯自: HOW TO START MANAGING CHANGE WHEN THE CHANGE IS UNCLEAR