專案管理和變革管理是互補專業並具有共同目標：專案或計劃的成功。但是，為了最有效地工作，專案團隊必須在專案生命週期的早期，甚至在啟動階段之前便整合這些方法。

將變革管理應用在專案中

變革管理可以應用於多種類型的業務改進計劃—從業務流程重新設計和組織合併等激進式變革到六標準差和精益（Lean）等漸進式變革。變革管理（有時被專案經理稱為組織變革管理（ OCM ） ）是一個結構化流程和工具的應用，用於處理人員方面的變革，這些流程和工具包括溝通、倡議、輔導、培訓和阻力管理。

當您剛開始時，必須了解變革管理不是一個事件，而是一個在整個專案生命週期內幫助個人理解、內化和支持變革的過程。專案團隊面臨的挑戰是將變革管理與專案管理活動有效的整合在一起—在適當的時機開始對專案的成功至關重要。

整合變革管理的時機

要了解整合的方式，讓我們考慮業務改進流程和變革管理流程。在高層，大多數業務改進變革（ 全面品質管理 – TQM、企業流程再造 – BPR、六個標準差、組織重組等）包含五個階段：

• 專案啟動
• 專案定義和規劃
• 專案實施
• 專案衡量和控制
• 專案結案

雖然變革管理流程將根據您選擇的方法而有所不同，但上述相同的五個領域代表：

Prosci 三阶段流程

 

將變革管理與您的專案管理方法整合在一起時，您的起點會影響您首先要做的事情。如果您在專案起始時便開始變革管理，則可以將變革管理步驟整合到專案步驟中；如果變革管理在專案的晚些時候出現，您將得用不同的方式實施變革管理。

在變革開始時啟動變革管理

研究表明，變革管理在專案或計劃中開始的越早，專案就越有可能達到或超過目標。

在這種情況下，您或您的團隊成員在專案啟動時介紹了變革管理和人員變革的重要性

；或者，您的組織已經承諾建立變革能力，並將變革管理作為每個專案的標準實踐。在任何一種情況下，當變革管理在專案開始時啟動，活動都可以完全地被整合。

您的第一步是根據您特定變革的特點和正在變革的組織屬性制定變革管理策略。變革準備情況評估將幫助您決定您的策略以及如何定制您將要形成的變革管理計畫。

在專案實施期間啟動變革管理

不幸的是，變革管理有時會在專案進行中才被添加到專案中。此時啟動變革管理的誘因通常是來自員工、主管和經理的對變革的抗拒。

在這種情況下，您的專案已經開始遇到困難，包括生產力下降、阻力和可能失去有價值的員工（當您在專案規劃階段便整合變革管理，這些都可以被防止或最小化）。

Prosci研究參與者確定了幾個專案晚期才啟動變革管理的後果。

但在任何時候啟動變革管理都將幫助您使專案走上正軌。您要做的第一件事是了解已經發生了什麼，您必須了解組織，識別阻力的來源，為什麼它已經出現，並有效和快速地管理它。當您控制了已經造成的損害後，您將進入變革管理過程，並為專案的其餘部分制定策略。

對整合變革管理和業務流程的研究

經常在組織實踐變革管理的專案團隊一致認為，應儘早實施變革管理。 Prosci變革管理最佳實踐研究中，我們詢問參與者何時開始對其專案進行變革管理，以及下次將何時開始對專案進行變革管理：

整合變革管理的價值

儘管整合變革管理可以在專案的幾乎任何階段增加價值，但要最大化潛在效益則需要儘早開始。如果你從專案啟動便開始，你可以提高專案的投資回報率，同時避免對組織產生長期影響的許多成本和風險，包括錯過里程碑、預算超支、員工阻力等等。

來源：When to integrate change management with project management (Prosci)