變革管理定義的背景
我們對變革管理定義的背景
“什麼是變革管理？” 這個問題你可能已經從同事或夥伴那裡聽到或正式介紹過了。我們中的許多人直觀地知道變革管理是什麼，但實際上我們很難向他人表達我們的真正意思。
Prosci 對變革管理的定義是：管理人員方面變革的過程、工具和技術以實現所需的業務成果。
在思考如何定義變革管理的同時，另外兩個概念變得很重要的：「變革」和「專案管理」。
而變革管理和專案管理是兩個重要的學科，他們適用於各種類型的組織變革以提高成功和投資回報的可能性。
為何組織要進行變革 ?
雖然有許多方法和工具可以用來改進組織，但他們最終都會對上面列出的組織中的一個或多個部分進行調整。變革 通常是基於內部或外部刺激對組織所面臨的具體問題或機會的反應。雖然“更具競爭力”或“更接近客戶”或“更有效率”等概念可能是變革的動力。但在某個時刻，這些目標必須轉化為對流程、系統、組織結構或工作角色的具體影響 。
變革的目標：通過改變工作的方式來改進組織
當您向組織引進變革時，最終將影響以下一項或多項內容：
- 流程
- 系統
- 組織的結構
- 工作角色
定義變革管理和專案管理
僅僅規範變革就期望能實現變革是行不通的。在組織內部創造變革需要花費一番功夫，必須要能理解實際該做什麼才能產生變革 。首先，我們來看看變革管理和專案管理這兩個讓變革實現的主要學科的正式定義。這是兩個普遍被接受的定義，幫助我們開始思考這兩個截然不同但交織在一起的學科：
專案管理（出自PMBOK®指南，第三版）
專案管理是將知識，技能，工具和技術應用於專案活動中以滿足完成專案的需求。
專案管理是通過應用和整合開動，計畫，執行，監控和結束等專案管理流程來完成的。
變革管理 (根據Prosci 個案研究)
變革管理是管理人員方面變革的過程，工具和技術，以實現其所需的業務成果。
變革管理結合了可用於幫助個人在採納和實現變革時成功實現個人變革的組織工具。
如何定義變革、專案管理和變革管理
時常我們將變革、專案管理和變革管理分開來看待 。但是，這三個組成部分是相互交織的。若能夠有效整合，即可以為組織帶來正面的成果。
分別考慮這三個組成部分可以更容易地定義和幫助他人理解這些不同的要素的差異。將這三個要素分離出來也是對特定專案在進行不順暢時進行故障排除時可靠的第一步 。
變革: 以特定方式改進組織達到預期效應。例如如導入新的ERP系統、改善流程、成立新創新事業。
專案管理: 透過制定具體計畫和行動，在一定時間、資源、成本限制下實現技術面向的 ’’變革’’。
變革管理: 透過系統化方法，建立支持、減少阻力並且讓參與專案的人員接受 ‘’變革‘’，藉由加強人員面向促使 ‘’變革‘’ 得以成功。
若以導入新的 ERP 系統為例，組織的挑戰可能來自於：
- 變革: 釐清問題癥結點、期待的目標、是否組織確認要導入新 ERP 系統？
- 專案系統: 評估使用 ERP 系統的種類、預算審核、時間表、各單位人員如何配置參與專案、專案聯繫人?
- 變革管理: 組織中人員對於為何導入新 ERP 認知程度、工作量變多導致執行效率/出錯率、不習慣改變工作的方式 (不同 ERP 系統)等等…
變革管理和專案管理計畫活動
作為一個例子，考慮兩個團隊在專案計畫階段發生了什麼活動。
專案經理是：
- 確定必須完成的里程碑和活動
- 描述所需的資源以及他們將如何一起工作
- 定義什麼是專案的一部分，什麼不是
變革經理是：
- 制定必須傳達的關鍵資訊
- 與項目發起人合作，建立強大而積極的高層領導聯盟
- 在整個組織內部甚至在解決方案的具體細節已經完成之前，就要對員工說明為什麼需要變革
最有效的項目會將這些活動整合到一個單一的項目計畫中。
如下圖所示，專案管理和變革管理支援組織從當前狀態（今天事情是如何完成的），通過過渡狀態轉移到被變革所定義期望的未來狀態（新的流程，系統，組織結構或工作角色）。
專案管理側重於實現專案需求的任務 。變革管理側重於如何讓受變革影響的人員皆認同且朝組織的共同目標前進。
不論對流程、系統、組織結構和工作角色的變革類型都會有技術方面和人員方面的變革。專案管理和變革管理已經發展成為學科，提供了在技術和人員方面成功管理和實現變革所需的架構和工具。
每個團隊都試圖達到什麼目標
專案團隊描述了定義和規範如何從A點移動到B點的具體活動（通過改變流程，系統，組織結構或工作角色）。變革團隊描述了幫助受變革影響的個人以新的方式完成工作所需的步驟（例如，如下圖所示人們從完成功能A轉變到功能B）。
專案管理的目標是以結構化的方式有效地部署資源，根據需求，對流程、系統、組織結構和工作角色所需要做的事情來開發和實施解決方案。變革管理的目標是根據解決方案的要求説明每個受到變革影響的人員能成功轉變。
正確的變革管理和專案管理數量
你所從事的每個新舉措或專案都需要一定程度的專案管理和變革管理。這兩個學科是用來支持您可能正在進行的各種變革的實施工具。有很少的情況下，你才不會需要這兩個學科。例如，以下五個專案需要專案管理和變革管理：
- 在整個組織中部署ERP解決方案
- 重新設計呼叫中心座席的工作流程和聯絡腳本
- 合併或收購後整合兩個組織及其資訊系統
- 重新設計辦公空間的佈局
- 開發新的銷售管道
變革管理和專案管理是需要獨立於您正在進行的實際變革應用的工具。無論何時您改變流程、系統、組織結構或工作角色，您都需要一種結構化的方法來管理變革的技術方面和人員方面。
項目管理和變革管理對於每個計畫都是一樣的嗎？通常不是的。而適量或至少有一些的項目管理和變革管理的每一個最佳的工具都是針對您所面對的獨特情況進行定制的。您的組織，文化和歷史，以及您正在實施的具體變革都會影響合適的專案管理和變更管理數量。
需要多少專案管理？
專案管理的數量取決於對現有流程，系統，組織結構和工作角色的變革複雜性和程度。
需要多少變革管理？
變革管理的參與程度取決於對個別員工日常工作所造成的影響程度。它還取決於組織的屬性，如文化，價值體系和歷史變遷等。
整合變革管理和專案管理
雖然學習領域是分開的，但在真正的專案上，變革管理和專案管理是一體化的。隨著團隊從現在的狀態轉變到期望的未來狀態， 這些步驟和活動是一致的。
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