Prosci 研究變革管理最佳實踐已經20多年。每一個《變革管理最佳實踐》版本，我們都會詢問參與研究的參與者，

「成功的變革管理計劃的最大貢獻者是什麽？」

超過8,000名參與過變革管理工作的參與者將影響變革舉措成果的因素指向七個貢獻者，也就形成變革管理最佳實踐。

7 個變革管理最佳實踐

1. 動員積極、可見的高階主管
2. 應用結構化變革管理方法
3. 頻繁且公開的溝通
4. 與一線員工互動
5. 專門的變革管理資源
6. 參與並與專案管理整合
7. 與中層管理人員互動並支持他們

研究中反饋這些內容的參與者是業界豐富變革管理經驗的從業人員、項目負責人、高階主管和顧問。在第11版《變革管理最佳實踐》中， 62%的參與者擁有超過4年應用變革管理工作資歷，近25%的參與者更是超過12年資歷。

1.   動員積極、可見的高階主管

整個變革生命周期中，一位積極引領組織進行變革並有可被看見的領導者是成功變革的首要貢獻者。發起人的重要性被引用的頻率是下一個的貢獻者的四倍。參與者一致使用「積極和可見的」(active and visible) 來描述這個最重要的貢獻者。明確的來說，發起人需要：

• 通過持續對變革的關注和强調變革管理必要性來支持變革
• 領導和激勵組織中的人員來表達對變革的支持
• 就變革做出有效和有影響力決策，包括與其他領導者協調項目優先序
• 保持與專案管理和變革管理團隊溝通順暢，維持變革期間的可訪問性
• 維持同仁持續支持並加入發起人聯盟

下圖清晰顯示，有效的發起和實現項目目標可能性之間的關聯性。項目擁有有效性高的發起人，比項目擁有非常無效發起人，項目達到或超過項目目標的可能性是其兩倍多。

如果您不確定如何幫助您的發起人變得積極和可見性，或者您本身是發起人並希望有更多這方面的說明，請閱讀有關發起人角色的文章 。

2.   應用結構化變革管理方法

一個兼具意圖且明確的方法，為管理變革步入正軌提供了架構。執行有意義的活動騰出我們時間和力氣來識別和解決整個項目生命周期中的差距。正式地採用一個方法在往後能重複應用相同的流程，組織內部其他項目更能夠和諧一致地應用變革管理。參與者在最佳實踐使用的關鍵詞包括：

• 確立的
• 可自定義的
• 可擴展的
• 易於在多項變革同時實施
• 易於應用於項目的每個階段

研究中，組織如何來使用結構化方法都不同。76%使用變革管理方法進行一般指導，46%將其作為活動檢查清單，38%用它來監控進度（這題設定多選，因此合計超過100%）。

研究再次揭示應用結構化方法對成功的貢獻有多大。應用結構化方法的參與者相較於完全沒有應用方法的參與者經歷到良好或出色的變革管理有效性的可能性高33%。

 

3.   頻繁且公開的溝通

變革管理從業人員經常有變革管理 「只是在溝通」的錯誤觀念。變革管理遠不止於此，但有效的溝通對於成功領導變革至關重要。除了溝通頻率外，以下是參與者提到對成功變革重要的因素：

• 節奏
• 一致性
• 透明度
• 利用多種溝通渠道
• 首選發送人

此外，參與者還識別了溝通要涵蓋的重要主題，包含變革發生的原因、期望、長期計劃、變革將如何影響員工以及重要的業務驅動因素。

4.   與一線員工互動

我們應用變革管理來幫助員工瞭解變革的必要性以及變革將如何影響他們，培養他們成功轉型的能力—從而為組織帶來成功。也因為這個目標，員工參與度被識別為成功變革的首要因素變得顯而易見。提高員工參與度的策略包括：

• 強調「變革對我有什麽好處？」 (WIIFM, What’s in it for me)
• 識別受影響群體並與他們建立關係
• 確保受影響的群體接受合適的培訓
• 讓員工參與提出解決方案和未來狀態

投入這些努力是為了提高員工參與變革的意願，開啟與領導變革人員合作的機會。

鞏固是變革管理過程中的關鍵步驟。但因為現在大多數的組織已達變革飽和，從業人員同時間又要處理多個變革計劃，導致他們經常忽略這個步驟。鞏固和維持活動處理不充分對變革的總體結果會産生負面影響。有規劃鞏固活動的參與者在實現項目目標的可能性比沒有相關計劃的參與者高出20%。

5.   專門的變革管理資源

您的項目需要專門的資源和資金來完成變革管理工作。專門的變革管理資源和資金意味著：

• 適量的資金和資源
• 具有變革管理經驗的專用資源
• 變革團隊或社群成員屬￿有彈性的、雄心的、果斷的、協作的

一位與會者提出了這個有見地的評論：「如果變革管理不是某個人的工作，那麽它就不會是任何人的工作。」要實現變革管理的收益，必須要有人為之負責並能夠訪問到適量的資金。數據揭示擁有專門資源（人員）與整體變革管理有效性之間存在積極且有意義的關聯性。與沒有專門資源的參與者相比，擁有專用資源的參與者更有可能實現良好或出色的變革管理效果。

6.   參與並與專案管理整合

Prosci 研究強調了將變革管理工作與專案管理活動相結合的趨勢。這些互補的專業自然貫穿於一個舉措的整個生命周期。最新一期研究中，74%的參與者一定程度上整合專案管理工作和變革管理工作。當他們認同它是成功的主要貢獻者後，舉出幾個實現整合的方式：

• 變革管理活動添加到項目計劃
• 與項目團隊協作
• 變革計劃與項目計劃保持一致
• 結合或指派職責和角色
• 項目團隊接受變革管理培訓

越來越多組織意識到整合專案管理和變革管理所帶來的價值。整合這兩項專業的比未整合的參與者達到或超過項目目標的可能性高出17%。

7.    與中層管理人員互動並支持他們

管理人員可以是變革從業人員在變革期間最強大的盟友，因為他們最接近受變革影響的員工。參與者對於這位貢獻者的解釋是：

• 進行更多有關變革以及管理者在變革中的角色的溝通
• 舉行一對一會議、團隊會議和協調會議
• 關注於認知建立，包括變革將如何影響他們、變革的業務原因以及應用變革管理的必要性
• 提供資料、工具和支持，以幫助管理人員理解和駕馭變革
• 在變革的初期階段和整個項目生命周期中與中層管理者交流並讓他們參與

最新一期研究中，中層管理人員被認為是最抗拒變革的群體，42%的參與者認同。參與者認為，透過在變革計劃中徹底解決這個群體的阻力，大部分仍能夠有效被緩解。

這對您意味著什麽

二十年來，Prosci完成了11次《變革管理的最佳實踐》報告，彙編自85個國家的8000多家變革的領導者。您可以使用這些最佳實踐來：

• 開始與您最相關的變革管理工作
• 審視你目前的做法
• 將最佳實踐融入您的日常工作中

 

變革管理專業仍在增長，這些年最佳實踐也在發展和變化。通過考慮和實施此處介紹的最佳實踐，您和您的組織可以繼續與這項專業共同成長和學習。