部署新技術平台以支持財報發佈

Microsoft 成立於 1975 年，致力於推動「智能雲與智能邊緣時代的數字化轉型」。其使命是「賦能地球上的每一個人、每一個組織，實現更大成就」。

Microsoft 與 Prosci 的合作關係可追溯至 2014 年，當時 Microsoft 獲得了 Prosci 方法論與工具的使用許可，用於內部與外部專案。從那時起，已有成千上萬的 Microsoft 員工參加過 Prosci 培訓，並將該方法論應用於加速客戶對 Microsoft 產品和服務的採用。Microsoft 內部的許多團隊（如投資者關係團隊 IR）也積極應用該方法論來制定並執行變革管理策略。

Microsoft 投資者關係團隊在組織中扮演著關鍵角色：主要負責管理高層領導與投資者及金融界的溝通。製作併發布季度財報是團隊的首要任務之一，同時也是最為複雜的工作之一。面對極具挑戰性的服務等級協議（SLA），團隊必須謹慎保護未公開的重要財務數據，確保在市場收盤前不會外洩，並在發佈後兩分鐘內對數百萬用戶可見。準確性、安全性與零失誤執行是重中之重，任何差錯都可能對 Microsoft 的聲譽與業務造成負面影響。

在 FY23Q2 財報發佈中，IR 技術團隊計劃上線一套全新的技術解決方案，以取代舊有平台。該基於 Microsoft Azure 技術構建的新型網頁應用，能夠將季度財報快速發佈至 IR 官網。在後台，它可以整合相關數據、提供財報的安全預覽、承載高峰期的網站流量，並有效抵御潛在的安全威脅。

由於對任何可能影響財報發佈的技術變動高度警惕，團隊對新平台進行了嚴謹的審查，包括架構、性能、可擴展性與安全性。同時，高層領導要求必須準備應急預案，以便在上線前或發佈過程中出現問題時能夠快速切換回舊平台。

「我們當時正準備進行一項重大的技術變革，而一旦出現問題，能夠採取補救措施的時間窗口卻極其有限。」

—— Jeff Johnson，首席工程經理

因此，IR 團隊必須設計一套既能在新舊平台間切換、又能完全滿足所有發佈要求的流程。此外，他們還需要解決新舊平台切換對角色分工和相關活動帶來的重大變革。

應用 Prosci 方法論來管理變革

通過 Microsoft 變革管理專案接受過 Prosci 方法論培訓的 IR 團隊很清楚，他們必須思考這樣一個問題：新技術平台的 ROI 有哪一部分取決於人員能否成功適應並採納新的角色與流程？ 將「人員的變革」納入技術轉型，最終成為團隊成功的關鍵因素。

財報發佈日的電話會議是一套高度編排的流程，包含約 50 個步驟，用以精確控制訊息的時間與流向，確保系統的穩定與健康。鑒於發佈標準的嚴格性，團隊必須在兩個平台上完成這一複雜流程，並保證所有步驟與依賴都能在兩分鐘 SLA 內完成。容錯空間為零，因此反復的變革演練與彩排不可或缺。

IR 團隊依據 Prosci 的最佳實踐，使用利害關係人圖譜與影響分析，識別出所有受新平台上線影響的群體，包括公司會計部、IR 業務與工程支持團隊、Microsoft Azure 基礎設施與網絡支援團隊等。

在識別出專案的主要風險及相關利害關係人後，IR 團隊制定了相應的變革管理計劃。首席專案經理 Timm Rulison 表示： 「我們運用 Prosci 工具，為利益相關者、用戶以及合作工程團隊制定了可執行的準備度管理方案。」 他補充道：

這確保了我們能夠在交付穩定、零失誤的財報發佈的同時，實現技術解決方案的 ROI。」

發起

為確保獲得恰當層級的變革發起，IR 團隊從專案一開始就持續向高層領導彙報。當團隊首次與利益相關者討論計劃時，高層領導傳達的主要訊息是：「我們對這項變革始終會保持緊張感。」由於 IR 團隊投入大量時間進行測試和演練，最終他們的專案計劃獲得了領導團隊一致的「GO」批准。

管理者輔導

IR 團隊與管理者合作，為每個平台上的每個角色進行明確界定，並為每個角色指定主責人和替補人員。同時，他們為各個平台上的每個步驟以及跨平台切換建立了明確的時間安排。此外，他們還設定了從一個步驟推進到下一個步驟的判定標準，尤其是平台切換步驟的標準。

培訓

培訓環節重點與管理者合作，以應對與技能相關的風險。另有一位主題專家提供支持，對管理者和員工逐一進行流程環節的培訓。整個團隊針對所有可能場景進行了演練：一次由主責人員執行，一次由替補人員執行。此外，在正式財報發佈之前，團隊共進行了 12 次完整的模擬演練。

阻力管理

由於財報發佈是一個極其關鍵的事件，高層領導團隊對擬議的變革格外緊張。IR 團隊通過在專案早期並持續與其積極互動，及時記錄並回應他們的關切，從而有效化解了高層的擔憂。

溝通

IR 團隊與技術專案團隊緊密對齊，基於一致認可的行動清單開展工作，確保向利益相關者傳遞相關訊息，並向專案團隊提供每周進展更新。平台上線的「go/no go」決策，嚴格依賴於所有行動事項的完成情況。

結果

完美交付財報發佈

在財報發佈日，IR 團隊順利通過新聞稿與電話會議在新平台上無縫完成了財報發佈，會後還提供了點播回放。數以百萬計的受眾，包括投資者、金融分析師、新聞機構及公眾，均如期收到了這份至關重要的財報資訊。

事實上，這次經歷如此引人注目，以至於有財經媒體記者在電話會議中專門提到 Microsoft 財報的快速發佈。而另一位 Microsoft 的業務合作夥伴則意識到，新平台的發佈速度之快，使得她必須在市場收盤後額外等待一分鐘再發佈財報，以確保所有市場交易完全結束。

應用 Prosci 方法論對 IR 團隊而言至關重要，它讓團隊、高層領導及業務合作夥伴對團隊在新舊平台上都能順利支持財報發佈充滿信心。正如 Johnson 所說：「投資者關係團隊因擁有一份正式的變革管理計劃而受益匪淺。這幫助我們揭示了本可能被忽視的依賴關係，從而實現了一次成功的財報發佈。」

Microsoft 與 IR 團隊在遷移到新平台的過程中實現了完整的投資回報率（ROI），原因在於他們聚焦於幫助受變革影響的人理解「為什麼要變」、掌握「如何去做」，並最終交付新技術。財務管理平台合伙人 GPM Kent Rosema 表示：「Prosci 的變革管理工具與技能，促進了新平台的採用，並幫助我們完美交付了財報發佈。這個專案成為了我們領導團隊展示如何成功交付最複雜、最高風險專案的典範。」