今天的组织正面临并创造比以往任何时候都更多的变革。变革的频率、数量、规模和重要性都在不断增加。高级领导者专注于以有限的资金做出正确的决策和投资。

项目团队忙于为他们在项目中解决的机会或问题寻找正确的解决方案。经理和主管正在努力保持业务运行，同时对工作完成方式进行变革。然而，不幸的现实是，没有人密切关注所有正在发生的变革——或者变革的组合。一线员工通常是唯一知道实际发生多少变革的人，因为他们每天都会遇到变革。

为了解决这种常见且有时代价高昂的情况，Prosci 开发了一个管理变革组合的流程。虽然没有灵丹妙药，但下面强调的方法可以帮助您和您的组织了解、评估和管理您面临的变革组合。

引言和定义

变革组合管理是用于理解、评估和管理变革组合的结构化方法和工具组。它涉及盘点正在进行的变革及其影响。在项目组合管理方面取得了一些进展，但这些努力通常仅限于跟踪多个项目中项目团队的时间、范围和资源需求。变革组合管理是不同的，因为它旨在显示组合中的变革对整个组织人员的累积和集体影响。

为什么需要变革项目组合管理

组织需要一种方法来管理正在进行的变革组合，原因有很多。最常见的原因包括：

1. 组织面临的变革数量不断增加

组织面临着更多的外部变革驱动因素，包括竞争格局和领先于客户不断变化的需求的需求。同样，提高效率的内部驱动力也在不断涌现。总体而言，变革的数量正在上升。

1. 变革饱和的可能性 

当组织中的个人和团体无法处理的变革多时，就会发生变革饱和。组织中的每个个人和团体都有他们可以容忍的变革能力。但是，当变革中断量超过此变革容量时，就会产生负面影响。个人会变得压力、困惑和脱离。项目开始受到影响。总体而言，该组织的生产力下降。从投资组合的角度来看，可以洞察潜在的变革饱和度。

1. 变革冲突的后果

如果没有变革的投资组合视图，计划和项目就会开始发生冲突。冲突发生在许多方面，包括变革工作的预算、支持计划所需的人力资源、相关人员的时间要求以及员工的心智份额。在缺乏项目组合视角的情况下，这些冲突无法评估和缓解，每个项目和计划都会受到影响。

Prosci 变革投资组合管理流程

Prosci 的变革组合管理流程包括五个不同的阶段：1） 识别、2） 调查、3） 分析、4） 采取行动和 5） 监控。该过程为评估、理解和管理变革组合提供了具体、具体的活动。

目标不是为组织可以容忍的举措数量得出一个单一的数值。相反，变革组合管理的目标是使当前正在进行的变革组合更加清晰和可见。有了更好的视图和更具体的投资组合数据，高级领导者和组织就可以更好地确定优先级并减轻变革饱和和变革冲突的后果。

第 1 阶段：识别

“识别”阶段是关于设置项目组合分析的参数。它包括建立投资组合分析的范围，可以是整个组织，但也可以是较小的。例如，您可以查看影响特定部门、区域或变革类型/来源的变革，例如由 IT 组发起的变革。识别阶段涉及寻找整个组织中发生的项目和非项目变革，从发起许多变革的“常见嫌疑人”开始。通过创建组织组的逻辑示意图，可以将变革映射到受影响的组。

用于支持“识别”阶段的工具包括：

• 范围声明
• 变革库存工作表
• “组清单”工作表

第 2 阶段：调查

调查阶段涉及收集和生成有关项目组合变革的数据。第一步是收集有关项目组合中每个计划的通用信息集，包括预算、时间表和每项变革工作的关键参与者。通过一系列评估，您可以衡量项目组合中每个变革的变革管理风险和整体项目运行状况。最后，使用组影响矩阵进行映射练习，揭示组织中的哪些组受到项目组合中每个变革的影响。此阶段的一个主要好处是收集项目组合中所有变革变革的通用数据集。

用于支持调查阶段的工具包括：

• 变革记分卡
• 变革特征评估
• 组织属性评估
• Prosci PCT评估
• 变革影响的 10 个方面：按组进行评估

第 3 阶段：分析

分析阶段是您得出有关投资组合的结论的地方。创建热图可以直观地描述变革影响，以及整个组织中各组的变革中断和饱和度的总体水平。图表提供了有关投资组合及其当前状态的多种视角。调查阶段的所有数据都使用投资组合仪表板进行分析和计算，该仪表板在单个快照中捕获投资组合的定位和风险。

用于支持“分析”阶段的工具包括：

• 变革热图
• 组织热图
• 投资与战略重要性图
• 投资与缺口图
• 投资与范围图
• 战略重要性/差距/范围工作表
• 人员风险图
• 人员风险工作表
• 计划冲突图
• 计划冲突分析工作表
• 投资 vs. 风险 vs. 项目运行状况图
• “投资与风险与健康”工作表
• 投资组合仪表板
• 投资组合仪表板统计分析

第 4 阶段：行动

行动阶段从分析到行动。在这里，确定了项目、组、时间点和整个组织的风险。项目组合将呈现给关键业务领导者和组织中需要项目组合视图的其他人，了解正在进行的变革。关于如何调整投资组合的结论和决定是根据该过程提供的信息做出的。

您应该用于支持法案阶段的工具包括：

• “有风险的变革”工作表
• “处于危险中的群体”工作表
• 时间点工作表
• 变革投资组合 SWOT 分析
• 有效展示投资组合的技巧
• 演示模板
• 投资组合行动清单

第 5 阶段：监视、管理和控制

最后阶段涉及将项目组合视角引入组织如何持续管理变革工作。特别关注变革如何进入和退出项目组合，以及组织可以通过从企业角度吸取哪些经验教训。随着变革的评估和引入，对整个投资组合的影响也得到了评估。当变革退出投资组合时，将对结果和经验教训进行分析。

用于支持“监视”、“管理和控制”阶段的工具：

• 新建变革工作表
• 变革努力“退出面试”工作表
• 从项目组合的变革中学习

变革投资组合管理

管理变革组合的整体流程并不能神奇地解决变革冲突和变革饱和的问题。但是，遵循此过程提供了项目组合的新视角和视图，这是大多数组织所缺少的。当变革组合得到更积极的评估和管理时，个人、团体、项目和组织都会受益。