今天的組織正面臨並創造比以往任何時候都更多的變革。變革的頻率、數量、規模和重要性都在不斷增加。高級領導者專注于以有限的資金做出正確的決策和投資。

專案團隊忙於為他們在專案中解決的機會或問題尋找正確的解決方案。經理和主管正在努力保持業務運行，同時對工作完成方式進行變革。然而，不幸的現實是，沒有人密切關注所有正在發生的變革——或者變革的組合。一線員工通常是唯一知道實際發生多少變革的人，因為他們每天都會遇到變革。

為了解決這種常見且有時代價高昂的情況，Prosci 開發了一個管理變革組合的流程。雖然沒有靈丹妙藥，但下面強調的方法可以説明您和您的組織瞭解、評估和管理您面臨的變革組合。

引言和定義

變革組合管理是用於理解、評估和管理變革組合的結構化方法和工具組。它涉及盤點正在進行的變革及其影響。在專案組合管理方面取得了一些進展，但這些努力通常僅限於跟蹤多個專案中專案團隊的時間、範圍和資源需求。變革組合管理是不同的，因為它旨在顯示組合中的變革對整個組織人員的累積和集體影響。

為什麼需要變革專案組合管理

組織需要一種方法來管理正在進行的變革組合，原因有很多。最常見的原因包括：

1. 組織面臨的變革數量不斷增加

組織面臨著更多的外部變革驅動因素，包括競爭格局和領先于客戶不斷變化的需求的需求。同樣，提高效率的內部驅動力也在不斷湧現。總體而言，變革的數量正在上升。

1. 變革飽和的可能性 

當組織中的個人和團體無法處理的變革多時，就會發生變革飽和。組織中的每個個人和團體都有他們可以容忍的變革能力。但是，當變革中斷量超過此變革容量時，就會產生負面影響。個人會變得壓力、困惑和脫離。專案開始受到影響。總體而言，該組織的生產力下降。從投資組合的角度來看，可以洞察潛在的變革飽和度。

1. 變革衝突的後果

如果沒有變革的投資組合視圖，計畫和專案就會開始發生衝突。衝突發生在許多方面，包括變革工作的預算、支援計畫所需的人力資源、相關人員的時間要求以及員工的心智份額。在缺乏專案組合視角的情況下，這些衝突無法評估和緩解，每個專案和計畫都會受到影響。

Prosci 變革投資組合管理流程

Prosci 的變革組合管理流程包括五個不同的階段：1） 識別、2） 調查、3） 分析、4） 採取行動和 5） 監控。該過程為評估、理解和管理變革組合提供了具體、具體的活動。

目標不是為組織可以容忍的舉措數量得出一個單一的數值。相反，變革組合管理的目標是使當前正在進行的變革組合更加清晰和可見。有了更好的視圖和更具體的投資組合資料，高級領導者和組織就可以更好地確定優先順序並減輕變革飽和和變革衝突的後果。

第 1 階段：識別

“識別”階段是關於設置專案組合分析的參數。它包括建立投資組合分析的範圍，可以是整個組織，但也可以是較小的。例如，您可以查看影響特定部門、區域或變革類型/來源的變革，例如由 IT 組發起的變革。識別階段涉及尋找整個組織中發生的專案和非專案變革，從發起許多變革的“常見嫌疑人”開始。通過創建組織組的邏輯示意圖，可以將變革映射到受影響的組。

用於支持“識別”階段的工具包括：

• 範圍聲明
• 變革庫存工作表
• “組清單”工作表

第 2 階段：調查

調查階段涉及收集和生成有關專案組合變革的資料。第一步是收集有關專案組合中每個計畫的通用資訊集，包括預算、時間表和每項變革工作的關鍵參與者。通過一系列評估，您可以衡量專案組合中每個變革的變革管理風險和整體專案運行狀況。最後，使用組影響矩陣進行映射練習，揭示組織中的哪些組受到專案組合中每個變革的影響。此階段的一個主要好處是收集專案組合中所有變革變革的通用資料集。

用於支持調查階段的工具包括：

• 變革記分卡
• 變革特徵評估
• 組織屬性評估
• Prosci PCT評估
• 變革影響的 10 個方面：按組進行評估

第 3 階段：分析

分析階段是您得出有關投資組合的結論的地方。創建熱圖可以直觀地描述變革影響，以及整個組織中各組的變革中斷和飽和度的總體水準。圖表提供了有關投資組合及其當前狀態的多種視角。調查階段的所有資料都使用投資組合儀錶板進行分析和計算，該儀錶板在單個快照中捕獲投資組合的定位和風險。

用於支持“分析”階段的工具包括：

• 變革熱圖
• 組織熱圖
• 投資與戰略重要性圖
• 投資與缺口圖
• 投資與範圍圖
• 戰略重要性/差距/範圍工作表
• 人員風險圖
• 人員風險工作表
• 計畫衝突圖
• 計畫衝突分析工作表
• 投資 vs. 風險 vs. 項目運行狀況圖
• “投資與風險與健康”工作表
• 投資組合儀錶板
• 投資組合儀錶板統計分析

第 4 階段：行動

行動階段從分析到行動。在這裡，確定了專案、組、時間點和整個組織的風險。專案組合將呈現給關鍵業務領導者和組織中需要專案組合視圖的其他人，瞭解正在進行的變革。關於如何調整投資組合的結論和決定是根據該過程提供的資訊做出的。

您應該用於支持法案階段的工具包括：

• “有風險的變革”工作表
• “處於危險中的群體”工作表
• 時間點工作表
• 變革投資組合 SWOT 分析
• 有效展示投資組合的技巧
• 演示範本
• 投資組合行動清單

第 5 階段：監視、管理和控制

最後階段涉及將專案組合視角引入組織如何持續管理變革工作。特別關注變革如何進入和退出專案組合，以及組織可以通過從企業角度吸取哪些經驗教訓。隨著變革的評估和引入，對整個投資組合的影響也得到了評估。當變革退出投資組合時，將對結果和經驗教訓進行分析。

用於支援“監視”、“管理和控制”階段的工具：

• 新建變革工作表
• 變革努力“退出面試”工作表
• 從專案組合的變革中學習

變革投資組合管理

管理變革組合的整體流程並不能神奇地解決變革衝突和變革飽和的問題。但是，遵循此過程提供了專案組合的新視角和視圖，這是大多數組織所缺少的。當變革組合得到更積極的評估和管理時，個人、團體、專案和組織都會受益。