一些組織只在專案生命週期後期出現挑戰時才關注變革的人員方面，例如重大阻力和用戶採用率低。但是，被動的方法通常會產生一種抱有不切實際期望的“救援”心態。當然，變革從業者不能獨自保存一個項目。然而，在適當的情況下，變革從業者可以支持和裝備擔任核心角色的個人，以採取行動緩解挑戰，並使其組織能夠挽救投資回報率（ROI）。

有關何時開始變革管理的資料

在變革專案的生命週期早期開始變革管理始終是最好的方法。在我們的變革管理最佳實踐研究協議中，97%的參與者表示，他們將在專案管理生命週期的規劃或啟動階段更早地開始下一個專案。

啟動較晚時如何調整變革管理活動

不幸的事實是，應用變革管理較晚的組織並沒有意識到其價值。當他們遇到受影響群體的抵制、採用率和使用率低等問題時，他們會聘請變革從業者，希望他們能為他們拯救項目。

如果你的高級領導有這種心態，你需要教育他們和專案領導，讓他們瞭解使用反應式方法管理變革的現實和局限性。您可能還需要幫助他們確定解決方案本身是否沒有按預期執行。如果是這樣的話，成功的唯一方法就是修改建議的解決方案或實施新的解決方案。

1. 評估變革管理風險和問題

進入項目較晚意味著你對迄今為止發生的事情瞭解不多。可能已經造成了重大損害。可能很少或根本沒有對變革的積極和可見的發起。受影響的群體可能正在抵制這種變革。如果變革沒有得到有效溝通，人們將缺乏對為什麼需要變革的認知。他們也不知道變革對組織的好處，也不知道它對他們有什麼好處。

與關鍵利益相關者（如受影響群體的高級領導和人事經理）合作完成風險評估，將使您能夠定義變革的規模和範圍，確定組織準備變革或抵制變革的程度，並收集有關需要多少損害控制的資訊。

您還需要確定受變革影響的群體以及他們將經歷的影響程度。如果您的變革影響了許多群體，您可能沒有時間滿足每個群體的變革管理需求。您必須優先支持對變革成功最關鍵或風險最大的受影響群體。

一旦您獲得了風險和影響評估的結果，您就可以根據當前的現實情況定制和擴展您的變革管理方法。

2. 啟動發起人和人事經理

變革實踐者通過與他人合作和通過他人解決變革中的人的問題。首先確認誰是變革的主要發起人（即授權變革並負責確保實現組織變革的預期結果的個人）。請務必與您的主要發起者一起審查您的風險評估，並獲得他們對您認為確保成功所需的變革管理方法的支持。

接下來，與您的主要發起人一起，確定需要為每個受影響的群體發起變革的個人。該小組將與主要發起人一起組成發起人聯盟。你的目標是支援主要發起人建立一個強大的發起人聯盟，因為這是變革是否成功的關鍵決定因素。同樣重要的是，要迅速採取行動，開始與發起聯盟成員建立積極的工作關係，並影響他們採取行動支持變革。

請注意，如果你不啟動你的發起人，他們將不理解或欣賞他們角色的重要性，並可能將解決變革中人的問題的責任推給你，即從業者。你不應該承擔這種責任。發起人有權對需要採用和使用變革的受影響群體行使權力，而你沒有。你的責任是建議發起人採取積極和引人注目的行動，建立支持聯盟，並進行有效溝通。但發起人需要承諾自己執行建議的行動。

你的工作也是支持發起人啟動受變革影響的團隊的人事經理。人事經理是否自己支持變革，並理解和接受他們在組織中各自部門領導變革的角色？如果他們不支持變革，或者對自己所扮演的關鍵角色缺乏瞭解，那麼變革很可能會失敗。至關重要的是，你要讓人事經理做好準備，讓他們在領導團隊完成變革中發揮作用。

3. 使用ADKAR藍圖解決最大的變革管理差距

您推薦的定制和擴展方法應該反映這樣一個現實，即您可能沒有時間構建核心和擴展變革管理計畫。ADKAR藍圖是一個更好的選擇，它要求您確定差距最大的ADKAR元素，並建議解決這些差距的行動。在制定ADKAR藍圖時，首先關注支持受影響群體所需的行動，這些行動對變革的成功至關重要或代表著最大的風險。

您發現的一些差距將是由於在項目啟動時沒有開始變革管理的結果。例如，您可能處於追趕場景中，專案團隊已準備好實施變革，但他們遇到了受影響群體成員的抵制，這些成員在認知方面存在很大差距（即，他們不理解為什麼需要變革）。如果這是你的現狀，你需要迅速行動，確定溝通活動，以縮小認知差距，使人們能夠在個人變革中取得進展。

在追趕場景中，變革從業者面臨的一個重大風險是，發起人和人事經理不僅希望你確定所需的溝通活動，而且可能希望你成為有關變革的關鍵資訊的溝通者。您的責任是確定溝通活動並起草溝通。

溝通是發起人和人事管理人員的責任。他們需要在領導變革中發揮積極和可見的作用，首先要傳達變革的需求。這將要求您對主要發起人、發起人聯盟成員、項目經理和人事經理進行需要傳達的關鍵資訊的教育。你還需要教育他們何時以及如何傳達資訊，最重要的是，由誰（即首選寄件者）傳達資訊。

我們的研究參與者報告的增加溝通的常見策略包括更頻繁的員工會議、更多的電話狀態、更頻繁的專案更新、更多的公開討論時間和問答環節。溝通後調查也可用于確保傳達的關鍵資訊得到理解。

4. 整合並協調變革管理和專案管理活動，以實現變革的採用和使用

在制定ADKAR藍圖時，您應該與專案經理合作，以獲得對擬議活動的支持，並將其與項目團隊的剩餘活動相整合。為了實現綜合方法，可能有必要建議延長專案時間表或縮小專案範圍，以確保有效解決變革中的人的問題。如果不願意調整專案時間表或範圍，你將不得不通過縮短或精簡變革管理活動來迎頭趕上。

縮短或精簡變革管理工作的策略包括減少活動數量，消除活動，或將通常在項目生命週期早期完成的活動轉移到實施後。您需要確保您的主要發起人意識到並願意承擔變革所帶來的額外風險和潛在負面後果。

變革管理遲做總比不做好

變革管理活動應在專案啟動階段開始。不幸的是，現實世界中並不總是這樣。一些組織只在出現重大阻力和用戶採用率低等問題時才關注變革管理，通常是在專案順利進行時。Prosci的研究表明，變革管理即使起步較晚，也能對實現變革的預期結果產生積極影響。在這些情況下，有些變革管理總比沒有好。