在匆忙的決策和日常運營中，很容易只關注實施企業資源規劃 （ERP） 系統的技術方面。儘管這是許多首席財務官的戰略重點，但實施基於雲的ERP系統需要比安裝系統更多的考慮。要從您的投資中獲得全部價值，從最終使用者開始是值得的。

ERP變革管理

我們在 Prosci 的研究表明，技術專案（包括 ERP 軟體實施）的成功同樣取決於主導、採用和使用該技術的人。當然，選擇合適的平臺是必不可少的一步。但是，在選擇 ERP 工具時，在分析業務需求、領導力支持、用戶支持、功能需求和其他典型考慮因素之前，考慮組織變革管理（變革的人員方面）至關重要。

1. 確保圍繞ERP系統變革的原因保持一致

作為首席財務官，在這個過程中，你能採取的最好的第一步是詢問有關業務目標的問題。實施變更的商業原因是什麼？為什麼您首先要考慮ERP系統？你想為你的組織完成什麼？您是否試圖提高效率、提供更大的可見性並揭示分析以做出更好的業務決策？您是否在努力完善流程？您需要準確地瞭解您希望系統為組織帶來的價值，並讓專案團隊對實現這些目標負責。

現在，計算人員對投資回報率的貢獻。ERP項目的投資回報率中有多少百分比取決於人們採用和使用新工具？是70%、80%或者更多？

這種計算經常被忽視，但它與您的業務目標直接相關。為了實現ERP系統的全部投資回報率，人們必須在日常工作中採用和使用該工具。這是 ROI 中與人相關的部分，也是組織變革管理説明您保護的 ROI 部分。

一旦領導團隊瞭解了ERP系統實施的原因，請確保所有相關人員都充分理解並同意。如果你們要有統一的變革語言，這種對齊至關重要。誰應該參與這次對話？人力資源業務合作夥伴 （HRBP）、項目管理、高級領導、財務、精益六西格瑪或流程團隊、戰略團隊或轉型辦公室以及變革管理合作夥伴等關鍵參與者應該參與其中。

您可能還需要考慮組織外部的利益相關者，例如信用卡供應商，他們需要以不同的方式做一些事情。客戶也需要注意，因為他們的發票現在可能不同，或者他們可能有一種新的方式來訪問他們的帳戶並支付帳單。

所有這些都應該在選擇ERP工具或實施合作夥伴之前進行。

2.   瞭解ERP系統變革的總成本

作為首席財務官，您的預算不僅要考慮軟體的成本，還要考慮將該軟體引入組織的成本，以及讓您的組織準備好採用和使用它所需的條件。總前期成本應包括：

定義和記錄流程

您的組織是否明確定義了流程的當前狀態？許多組織沒有。您需要預先投入時間記錄流程，以展示當您引入新的 ERP 技術時，組織和人員將如何改變他們的工作方式。別忘了文檔工作。流程只存在於某人的腦海中，直到他們描述並記錄它們。

優先考慮員工和內部資源的專案時間

ERP系統是一項重大投資，必須為組織提供價值，但我們經常看到人們在支援ERP系統實施的同時必須完成全職工作。為了確保預期的結果和效益，必須優先考慮該專案，人們需要離開當前工作的時間來進行該專案。

與人們互動，為變革做好準備並做好準備

投資于正確的變革管理資源，以説明您的組織從當前狀態轉變為所需的未來狀態。我們的經驗表明，當客戶在組織已經選擇了一個沒有能力有效管理變革人員方面的實施合作夥伴後引入變革管理時，會導致返工和更高的成本。

變革狀態

如果不能讓人們為變革做好準備，就會造成一個坎坷的過渡和“瑞士乳酪”的未來狀態。

 

3.   整合流程和人員

任何重大計畫要想成功，都需要人們一起工作，避免產生孤島和返工，從而降低投資回報率、擴大範圍和延長項目時間表。對於專案經理來說，將溝通和培訓與單獨的工作流相結合是不夠的。為了使變革有效，變革的人方面的所有方面都需要從一開始就與整個戰略和項目計畫相結合，以取得成功。

統一的價值主張

整合創造了一個統一的價值主張，以實現成功的變革。

4.   發現ERP系統變革的影響

瞭解變革對員工的影響並儘早解決它會導致對組織的信任和對變革的參與，尤其是在您的組織過去經歷過失敗的情況下。ERP系統實施的影響將在整個組織的許多領域感受到，從系統和流程到思維方式和信念。

變革影響的 10 個方面

對變革的抵制會發生，因為這是人們自然而然地對變革做出反應的方式。許多人會表現出某種形式的阻力行為，而那些最掙扎的人將需要幫助來克服他們的障礙。識別和瞭解影響有助於人們為變革做好準備，減輕和解決阻力，並確保在系統上線時做好準備。

許多組織低估了遷移到 ERP 系統所需的思維方式轉變。我們經常看到員工在轉向自助服務模式時遇到困難，尤其是當他們習慣於從他人那裡接收關鍵資訊和報告時。

首席財務官在ERP系統中犯的嚴重錯誤

如前所述，領導者經常犯的錯誤是過於依賴溝通和職能培訓，而沒有考慮在引入大型技術項目（如ERP系統遷移或實施）時對人員和流程的影響。

實施新的ERP系統是一個顛覆性的變化，幾乎就像你正在取代組織的神經系統一樣。它改變了人們的思維方式。它改變了人們處理資訊的方式。它改變了他們完成工作的流程。這通常是組織中發生的眾多變化之一。這不僅僅是技術上的改變。

這就是為什麼在引入實施合作夥伴之前需要考慮變革的人員方面。如果你沒有一個發起人可以全面地看待這些變革，他們很容易將失敗歸咎於培訓。但事實通常是，組織沒有採取必要的措施，在正確的時間為職能經理提供正確的技能，以幫助他們的團隊瞭解將要發生的變革，為新的思維方式做好準備，並支援他們完成過渡。

ERP變革管理的好處

我們對變革管理最佳實踐的相關性研究表明，變革管理出色的專案成功的可能性是變革管理不佳的專案的七倍。

關注變革的人員方面對於與組織中的人員建立信任大有幫助。儘管這是一個非常艱難的過渡，但他們覺得自己得到了支持。他們覺得有人支持他們。他們感到被傾聽和關心。如果你過去經歷過不成功的變革，這一點尤其重要，因為人們會記得。事實上，失敗的變革是阻力的常見根本原因。

與變革管理的溝通和培訓方法不同，我們制定的策略不僅要讓用戶群體做好準備，還要讓發起人、職能經理、專案經理和其他利益相關者做好準備。我們確保您擁有一個由內部資源組成的變革推動者網路，以幫助支持變革。我們不只是發送資訊，告訴人們準備好在某一天接受培訓。我們採用一種非常認真的方法，瞭解我們如何利用您組織中的所有資源，以他們需要的方式為每個人提供他們需要的東西，以便他們在上線時做好準備。

不幸的是，當組織忽視變革管理時，ERP系統專案會遭受後果，包括預算超支、延誤和徹底失敗。一些組織在意識到他們需要的不僅僅是溝通和培訓時，就會把我們帶入這個項目。當我們從這個後期階段開始時，我們通過回溯和衡量差距來減輕後果。然後，我們與內部變革資源或實施合作夥伴或項目團隊合作，真正定義所有受影響人員和團隊的變革之旅，並制定正確的路線圖來説明組織取得成功。

在選擇ERP工具之前考慮變革管理

那麼，如果您計畫遷移或實施ERP系統，您現在應該採取哪些步驟？在選擇ERP軟體或實施合作夥伴之前，儘早開始考慮人員方面的影響和成本，並確定誰是您的變革管理合作夥伴。討論整合以及如何防止孤島的形成，然後加倍努力準備、裝備和支持人們的變革之旅。您的ERP系統的成功（以及實現項目投資回報率）在很大程度上取決於人們有效地利用您的新技術，以及他們對技術將支援的流程變化的理解和接受。